食堂档案规范管理制度

PAGE食堂档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂档案管理，确保食堂工作的规范化、科学化，提高服务质量和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂的各类档案管理，包括但不限于食材采购记录、人员管理档案、食品安全检查记录、菜谱制定与调整记录、设备维护档案等。（三）档案管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映食堂工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集与食堂工作相关的各类资料，确保档案资料的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，便于查询和使用。4.保密性原则：对涉及公司机密和个人隐私的档案信息严格保密。5.及时性原则：及时收集、整理和归档各类档案资料，确保档案的时效性。二、档案分类与编号（一）档案分类1.食材采购档案：包括食材供应商信息、采购订单、验收记录、发票等。2.人员管理档案：员工个人信息、考勤记录、培训记录、健康证等。3.食品安全档案：食品安全管理制度、检查记录、整改报告、食品检测报告等。4.菜谱档案：每日菜谱、每周菜谱、季节菜谱、特殊节日菜谱等。5.设备维护档案：设备清单、维修记录、保养计划、更换零部件记录等。6.财务管理档案：食堂收支明细、成本核算报表、费用报销凭证等。7.其他档案：如食堂相关的会议记录、投诉处理记录、活动策划资料等。（二）编号规则采用分类编号法，每类档案给予一个固定的编号。编号由字母和数字组成，字母代表档案类别，数字为顺序号。例如：SC001：食材采购档案第1份RY001：人员管理档案第1份SP001：食品安全档案第1份CP001：菜谱档案第1份SB001：设备维护档案第1份CW001：财务管理档案第1份QT001：其他档案第1份三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位应指定专人负责档案资料的收集工作，确保各类档案及时、完整地收集。2.食材采购档案由采购人员负责收集，包括采购前的市场调研资料、采购过程中的各类凭证等。3.人员管理档案由人力资源部门协助食堂管理人员收集，员工个人信息由员工本人提供，考勤记录、培训记录等由相关部门提供。4.在食品安全管理方面，食品安全检查记录由食品安全管理员负责收集，整改报告由相关责任人提交，食品检测报告由检测机构提供。5.菜谱档案由厨师长负责收集，包括日常菜谱的制定、调整记录以及与菜谱相关的食材用量、成本核算等资料。6.设备维护档案由设备维护人员负责收集，设备清单在设备采购或投入使用时建立，维修记录、保养计划等根据实际工作情况及时记录。7.财务管理档案由财务人员负责收集，食堂收支明细、成本核算报表等按照财务管理制度定期整理归档，费用报销凭证由报销人提交。8.其他档案根据具体内容由相关责任人负责收集，如会议记录由会议组织者整理，投诉处理记录由接待人员收集等。（二）整理要求1.收集到的档案资料应进行分类整理，按照档案编号顺序排列。2.对每份档案进行编号、编目，编目内容包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等。3.去除档案资料中的无关材料，如重复的文件、空白页等，确保档案内容简洁明了。4.对于纸张大小不一致的档案资料，应进行统一裁剪或粘贴，使其规格一致。5.电子档案应按照分类文件夹进行存储，文件夹命名与纸质档案编号对应，电子文件命名应包含档案编号、日期、主题等关键信息，便于查找和识别。四、档案归档与保管(一)归档流程1.档案整理完成后，由档案管理人员进行审核，确保档案资料符合归档要求。2.审核通过的档案按照类别和编号顺序装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号范围。3.建立档案目录索引，详细记录档案的类别、编号、名称、日期等信息，方便查询和检索。4.将档案目录索引电子文档进行备份，同时打印纸质版存放在档案管理室显眼位置。(二)保管要求1.设立专门的档案管理室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。2.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.对不同保管期限的档案进行分类存放，便于管理和查阅。保管期限分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。4.定期对档案进行检查和清点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、资料完整、无损坏丢失。5.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应妥善保管，异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。6.严格限制非档案管理人员进入档案管理室，确需查阅档案的，应办理借阅手续。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅食堂档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围和查阅时间。2.部门负责人有权查阅本部门相关的食堂档案资料。3.涉及食品安全、财务管理等重要事项的档案，需经食堂主管领导批准后方可查阅。4.一般员工因工作需要查阅档案的，需经所在部门负责人同意，并在档案管理人员陪同下查阅。（二）借阅手续1.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄密情况，应及时报告并追究借阅人的责任。六、档案保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密和个人隐私的档案信息予以保密。2.在档案查阅和借阅过程中，严禁无关人员在场，防止档案信息泄露。3.对电子档案应设置访问权限，严格控制能够访问电子档案的人员范围。4.档案管理人员在工作中如需使用档案资料，应在规定的场所进行，使用完毕后及时归还档案管理室。（二）销毁规定1.对于已过保管期限且无留存价值的档案，由档案管理人员提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经食堂主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁档案的名称和数量、销毁方式、执行人员等，记录由档案管理人员保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的食堂档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、借阅和统计分析等功能。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，减少人工操作误差，提升档案管理的准确性和及时性。3.实现档案信息资源的共享，方便公司内部各部门之间的信息交流和协同工作。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够快速准确地录入各类档案信息，包括文字、图片、表格等多种格式。2.检索查询功能：支持按档案编号、名称、日期、类别等多种条件进行灵活检索查询，能够快速定位所需档案信息。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析功能：能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为食堂管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，防止未经授权的访问和数据泄露。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。2.