化妆品自查制度

化妆品自查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《化妆品监督管理条例》等国家法律法规，参照《化妆品行业质量管理规范》《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合集团母公司关于风险管理、合规经营的相关规定，以及公司为防控化妆品生产流通环节专项风险、规范业务流程、提升管理效能的内部需求，制定本制度。本制度旨在明确化妆品自查工作的组织架构、职责分工、重点内容、运行机制、保障措施及附则要求，确保公司化妆品产品全生命周期符合法律法规及行业标准，防范产品安全、质量、合规等风险，维护消费者权益及公司品牌形象。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖化妆品研发、采购、生产、检验、仓储、销售、售后服务等业务场景，以及所有涉及化妆品产品信息的系统操作及管理活动。第三条本制度下列术语含义：（一）“化妆品专项管理”是指公司围绕化妆品产品特性，通过系统性识别、评估、应对和监控风险，确保产品合规性、安全性及质量可控性的全过程管理活动；（二）“化妆品专项风险”是指化妆品生产、流通、销售过程中可能存在的法律合规风险、产品质量风险、安全健康风险、市场准入风险等可能导致公司损失或声誉损害的潜在因素；（三）“化妆品合规”是指公司所有与化妆品相关的业务活动严格遵循国家法律法规、行业标准及内部管理制度，确保产品信息真实准确、生产经营规范、责任主体明确的管理状态。第四条化妆品专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。“全面覆盖”要求专项管理覆盖所有化妆品业务环节及人员，确保无死角；“责任到人”明确各层级、各部门、各岗位的管理责任；“风险导向”以风险防控为核心，优先处理重大或高风险事项；“持续改进”通过动态评估和优化，不断提升专项管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司化妆品专项管理工作负总责，承担第一责任人的责任；分管领导作为直接责任人，负责专项管理工作的组织协调和决策执行，确保制度有效落地。第六条设立化妆品专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司化妆品专项管理工作，制定管理策略和重大决策；（二）协调跨部门协作，解决专项管理中的重大问题；（三）审批专项管理的年度计划、预算及重大风险处置方案；（四）监督评价专项管理工作的成效，提出改进要求。第七条设立化妆品专项管理办公室（以下简称“办公室”），由牵头部门牵头组建，负责领导小组日常事务，具体职责包括：（一）制定和完善化妆品专项管理制度及操作细则；（二）组织开展专项风险识别、评估和预警；（三）监督各部门专项管理工作的执行情况，定期通报；（四）组织专项培训，提升全员合规意识；（五）协调资源，保障专项管理工作的顺利开展。第八条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门职责：1.统筹化妆品专项管理制度建设，协调各部门落实；2.组织开展化妆品专项风险排查，制定风险清单；3.负责专项管理工作的考核与改进，定期提交工作报告；4.监督专项培训及宣贯，确保全员知晓制度要求。（二）专责部门职责：1.负责化妆品业务合规审核，包括产品备案、标签标识、广告宣传等；2.优化业务流程，识别并消除合规风险点；3.参与重大风险处置，提供专业支持；4.跟踪法规变化，推动制度及时更新。（三）业务部门及下属单位职责：1.落实本领域化妆品专项管理要求，开展日常风险防控；2.严格执行供应商管理、生产操作、质量控制等规范；3.及时上报风险事件和违规问题，配合调查处置；4.建立内部自查机制，确保持续符合管理标准。第九条明确基层执行岗的合规操作责任：（一）岗位合规承诺：各岗位员工应签署合规承诺书，明确自身职责和违规后果；（二）风险上报义务：员工发现化妆品专项风险或违规行为，应立即向直属上级或办公室报告；（三）操作规范执行：严格按照制度要求开展业务，不得擅自变更流程或标准。第三章专项管理重点内容与要求第十条供应商管理：业务操作合规标准：建立供应商尽职调查制度，审核其资质、生产条件、质量管理体系及合规记录；采用招标或比选方式选择供应商，签订协议时明确质量责任和违约处罚。禁止性行为：严禁向无资质供应商采购原材料，禁止收受回扣或利益输送；不得强制要求供应商进行不合理测试或认证。重点防控点：监控供应商原材料来源、生产过程及产品检测数据，防范假冒伪劣风险。第十一条产品研发与配方管理：业务操作合规标准：严格遵守《化妆品监督管理条例》关于产品配方设计的规定，不得添加禁用或限用成分；开展安全性评估，确保产品对人体健康无害。禁止性行为：严禁使用非法添加剂，禁止虚假宣传功效；不得模仿禁用产品或未经审批的配方。重点防控点：审核研发报告，确保配方科学合理，防范因配方问题引发的投诉或处罚。第十二条生产过程控制：业务操作合规标准：严格执行GMP（化妆品良好生产规范）要求，规范生产环境、设备清洁、人员操作及物料追溯；建立留样制度，确保产品可追溯。禁止性行为：严禁交叉污染，禁止使用过期原料；不得篡改生产记录或隐瞒质量问题。重点防控点：加强生产环节的巡检，监控关键控制点（如温度、湿度、灭菌效果），防范污染或批次间差异。第十三条产品检验与放行：业务操作合规标准：委托有资质的检验机构开展产品检验，确保检验项目齐全、数据真实；检验合格后方可放行，并记录检验结果。禁止性行为：严禁伪造检验报告，禁止隐瞒检验不合格产品；不得提前放行未检验或检验不合格的产品。重点防控点：审核检验机构资质，监控检验过程，防范检验数据造假或疏漏。第十四条产品标签与说明书管理：业务操作合规标准：标签内容必须符合《化妆品标签管理办法》要求，不得夸大宣传或使用禁用词语；说明书应清晰标注使用方法、禁忌症及不良反应。禁止性行为：严禁虚假宣传功效，禁止使用绝对化用语（如“无效退款”）；不得擅自修改标签内容或说明书。重点防控点：审核标签设计，确保信息准确、完整，防范因标签问题引发的纠纷。第十五条市场营销与广告宣传：业务操作合规标准：广告宣传不得违反《广告法》及《化妆品广告审核管理暂行办法》规定，不得使用医疗术语或宣称疾病治疗功能；线上推广需符合电商平台审核要求。禁止性行为：严禁虚假宣传，禁止夸大产品功效；不得通过直播、短视频等方式误导消费者。重点防控点：审核广告素材，监控营销渠道，防范违规宣传引发的处罚。第十六条产品召回与售后管理：业务操作合规标准：建立产品召回机制，发现产品存在安全隐患或违规时，应立即启动召回程序；妥善处理消费者投诉，确保信息透明。禁止性行为：严禁隐瞒产品问题，禁止拖延召回时限；不得推卸售后责任。重点防控点：监控产品舆情，建立快速响应机制，防范召回事件对公司声誉造成影响。第十七条境外业务管理（如适用）：业务操作合规标准：出口化妆品需符合进口国法规要求，办理相关认证或备案手续；建立境外法规数据库，定期更新。禁止性行为：严禁违规出口未备案产品，禁止隐瞒产品信息；不得忽视进口国特殊监管要求。重点防控点：审核出口产品资质，监控国际法规变化，防范贸易壁垒或召回风险。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）办公室每年至少开展一次专项评估，根据法规变化、业务调整或风险事件，提出制度修订建议；（二）领导小组审议通过修订方案，办公室组织修订并发布更新版本；（三）更新后需开展全员宣贯，确保新规落地。第十九条风险识别预警机制：（一）办公室每季度组织专项风险排查，结合行业案例、监管动态及内部数据，识别潜在风险；（二）专责部门对高风险环节（如新配方、新市场）进行重点监控，发布预警通知；（三）各部门定期自评，将风险信息汇总至办公室，形成风险清单。第二十条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”；（二）专责部门对采购、生产、营销等环节进行合规审核，出具审查意见；（三）办公室对审查结果进行复核，确保无重大遗漏。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，办公室监督；重大风险由领导小组统筹，各部门协同应对；（二）重大风险事件需启动应急预案，明确处置流程、责任分工及上报要求；（三）办公室定期演练，检验应急能力，优化流程。第二十二条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，包括警告、罚款、降级、解聘等；（二）违规问题经查实后，依规追究责任，并联动绩效考核；（三）涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十三条评估改进机制：（一）办公室每年组织专项管理有效性评估，考核指标包括风险控制率、合规达标率等；（二）评估结果向领导小组汇报，提出改进措施；（三）各部门根据评估意见优化流程，办公室汇总形成年度报告。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取专项管理汇报，明确年度重点工作；（二）领导小组定期召开会议，协调解决跨部门问题；（三）各部门负责人对本领域专项管理负直接责任。第二十五条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩；（二）对专项管理表现突出的团队或个人给予奖励；（三）违规问题频发的部门取消评优资格。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层每年接受合规履职培训，学习法律法规及公司制度；（二）一线员工接受操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）制作合规手册，张贴宣传标语，营造合规氛围。第二十七条信息化支撑：（一）开发专项管理信息系统，实现流程自动化、风险实时监控；（二）建立数据共享平台，汇总各部门风险信息，支持决策；（三）系统定期维护，确保数据准确、安全。第二十八条文化建设：（一）发布《化妆品专项合规手册》，明确行为规范；（二）全体员工签署合规承诺书，强化责任意识；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工参与监督。第二十九条报告制度：（一）风险事件需在24小时内上报至办公室，内容包括事件描述、处置措施及改进建议；（二）年度管理情况报告需在次年X月X日前提交领导小组，涵盖风险统计、制度执