十二师采购制度

十二师采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》等行业法律法规及集团母公司关于规范采购行为的指导性文件制定，结合企业内部风险防控需求与业务流程优化要求，旨在明确采购管理权责边界，规范采购行为，防范采购风险，提升采购效率与质量，确保企业资产安全与利益最大化。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及采购业务的活动，覆盖采购需求提出、供应商选择、招标投标、合同签订、履约验收、付款结算等全流程，包括但不限于物资采购、技术服务、咨询服务等采购场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）采购专项管理：指围绕采购业务开展的全过程风险管理、合规审查、流程控制与绩效评估，通过制度约束与监督机制，实现采购行为规范化、透明化、高效化。（二）采购风险：指在采购活动中因决策失误、操作不规范、供应商管理缺失、合规审查缺位等导致的资产损失、法律纠纷或声誉损害的可能性。（三）采购合规：指采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保采购行为的合法性、合理性、公平性。第四条采购专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：采购管理须覆盖所有采购活动与业务场景，不留管理空白；（二）责任到人：明确各层级、各部门采购管理职责，形成责任闭环；（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处理高风险采购场景；（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化采购管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购专项管理负总责，统筹审批重大采购决策，确保采购管理与企业战略目标一致；分管领导为直接责任人，负责采购管理制度的组织落实与监督考核。第六条设立采购专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、财务部、法务部、审计部及采购业务骨干组成，履行以下职能：（一）统筹采购管理政策的制定与修订；（二）审批年度采购预算与重大采购项目；（三）协调跨部门采购争议，监督制度执行情况。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（采购部）：负责采购管理制度建设、供应商库管理、招标组织、合同评审、风险识别及培训宣贯；（二）专责部门（法务部、财务部）：分别负责采购合同的合规审核、付款审批与财务监督；（三）业务部门/下属单位：负责采购需求的真实性审查、技术参数确认及履约验收。第八条基层执行岗（采购操作员、需求提出人等）须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，承诺熟知并遵守采购制度；（二）及时上报采购过程中的异常情况与潜在风险；（三）配合专项审计与检查，提供完整业务资料。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购前必须对供应商资质、信誉、财务状况、履约能力进行核查，建立合格供应商名录，禁止向无资质或存在重大风险供应商采购。第十条招标投标规范：公开招标项目须严格按照公开、公平、公正原则实施，采用电子招标平台进行，禁止化整为零规避招标。第十一条合同签订管理：采购合同须经法务部审核，明确标的物、价格、交付标准、违约责任等条款，重大合同需双人复核。第十二条履约验收控制：采购物资或服务须由业务部门联合采购部共同验收，出具验收报告，不合格产品禁止入库或结算。第十三条付款结算管理：财务部依据合同约定及验收单据执行付款，大额支付需经分管领导审批，禁止无合同或虚假单据付款。第十四条关联交易管控：涉及关联交易的采购需回避决策人员，价格不得高于非关联交易，并报领导小组备案。第十五条异常采购处置：发现价格异常、供应商串通等情形，须立即暂停采购并上报领导小组，依法依规处理。第十六条数据安全保护：采购需求、供应商信息、招标文件等敏感数据须分级存储，禁止非授权人员访问。第十七条合规审查嵌入机制：采购需求提出、供应商选择、合同签订等关键节点须通过合规审查，未经审查的采购活动一律不得实施。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：采购部每半年对照法规变化、业务需求修订制度，经领导小组批准后发布，旧版制度同步废止。第十九条风险识别预警机制：采购部每季度组织风险排查，对高风险场景（如长周期采购、境外采购）发布预警通知，并制定应对预案。第二十条合规审查嵌入机制：采购流程中设置三道合规审查关卡：需求真实性审查、供应商资质审查、合同条款审查，实行“一关不通过，下一关不启动”。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由采购部牵头整改，重大风险提交领导小组决策；（二）制定应急预案，明确责任部门、处置时限及上报流程；（三）风险事件处置完毕后30日内提交报告，经审计部复核存档。第二十二条责任追究机制：对违规采购行为，根据情节严重程度采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评，责令整改；（二）一般违规：绩效扣减，取消评优资格；（三）重大违规：纪律处分，涉嫌犯罪的移交司法机关。第二十三条评估改进机制：每年12月由领导小组组织对采购管理有效性评估，重点关注流程效率、风险发生率、供应商满意度等指标，形成改进方案。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部须在季度会议上汇报采购管理进展，确保制度执行与资源投入到位。第二十五条考核激励机制：将采购合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩，优秀案例予以通报表彰。第二十六条培训宣传机制：每年开展分层级培训，管理层侧重合规履职，基层员工侧重操作规范，培训后进行考核，考核合格方可上岗。第二十七条信息化支撑：采购系统实现需求在线提报、招标流程自动化、合同电子存档、风险实时监控等功能。第二十八条文化建设：编制《采购合规手册》，要求新员工入职必学；签订全员合规承诺书，营造“人人守规”氛围。第二十九条报告制度：（一）风险事件每月5日前上报至领导小组；（二）年度管理情况需在次年2月前形成分析报告，包括风险趋势、改进措施及预算执行情况。