合同的保全制度

合同的保全制度第一章总则第一条为全面贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，切实防范合同管理过程中的专项风险，规范公司合同签订、履行及档案管理的业务流程，维护公司合法权益，结合公司内部管理实际，特制定本制度。本制度的制定旨在加强合同保全管理，提升合同风险防控能力，促进公司依法合规经营，推动管理效能持续优化。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营活动中各类合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除及归档等全过程管理，确保合同管理行为的合法性与规范性。第三条本制度中下列术语的含义界定如下：（一）“合同保全专项管理”是指公司为确保合同在签订、履行及变更过程中符合法律法规及内部管理要求，通过风险识别、合规审查、动态监控、应急处置等手段，实现合同全生命周期风险防控的管理活动。（二）“合同专项风险”是指合同在管理过程中可能存在的法律纠纷、经济损失、合规瑕疵等潜在风险，包括但不限于合同条款缺失、权利义务不对等、履行障碍、违约责任不明确等情形。（三）“合同合规管理”是指公司依据法律法规及内部制度，对合同管理各环节进行合法性、合理性审查，确保合同行为符合监管要求及公司管理规范。第四条合同保全专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”要求合同保全管理覆盖公司所有业务领域及合同类型，不留管理盲区。（二）“责任到人”要求明确各层级、各部门在合同保全管理中的职责，确保责任主体清晰可追溯。（三）“风险导向”要求聚焦合同管理中的重点风险领域，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”要求定期评估合同保全管理有效性，优化管理流程与机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司合同保全专项管理工作负总责，承担领导责任；分管领导对公司合同保全专项管理工作负直接责任，负责统筹部署、监督考核及重大风险处置。第六条设立公司合同保全专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司合同保全专项管理工作，制定管理策略与实施方案。（二）审议重大合同的风险评估报告及处置方案，作出决策审批。（三）定期听取工作汇报，监督评估各部门合同保全管理成效，提出改进要求。第七条公司指定【法律合规部】为合同保全专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）负责合同保全专项管理制度的建设、修订及解释工作。（二）组织开展合同专项风险评估，识别管理漏洞，提出优化建议。（三）监督各部门合同保全管理执行情况，组织开展考核评估。（四）牵头实施合同保全管理培训及宣贯工作，提升全员合规意识。第八条公司【风险管理部】为合同保全专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）负责合同条款的合规审核，确保合同内容符合法律法规及公司要求。（二）参与重大合同的风险评估，提出风险防范措施。（三）优化合同管理流程，推动标准化、自动化工具应用。（四）牵头处置合同履行中的风险事件，协调资源解决履约障碍。第九条各业务部门及下属单位为合同保全专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）落实本领域合同保全管理要求，开展日常风险防控。（二）组织合同评审，确保合同内容完整、合规。（三）建立合同台账，动态跟踪合同履行情况。（四）及时上报合同风险事件，配合处置流程。第十条公司全体员工为合同保全专项管理的基层执行岗，主要职责包括：（一）在岗位工作中遵守合同保全管理流程，履行合规操作义务。（二）发现合同风险隐患及时上报，配合调查处置。（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第十一条基层执行岗员工应履行以下合规操作责任：（一）严格依照授权范围开展合同相关工作，不得越权操作。（二）在合同签订、履行过程中主动识别并规避风险。（三）对合同关键条款进行确认，确保内容清晰、准确。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同起草环节应明确业务需求，确保合同主体资格合法、授权有效，条款内容完整。业务操作合规标准包括：（一）合同类型需符合业务场景，避免使用非标格式合同。（二）合同名称与实际内容一致，避免出现歧义表述。（三）权利义务约定清晰，不得存在排他性限制或无效条款。禁止性行为包括：（一）严禁未经授权代签合同。（二）严禁合同内容与审批意见不符。（三）严禁以空白合同或模糊条款进行签约。专项风险重点防控点包括：（一）合同主体资质审核，防止合作方信用风险。（二）合同条款完整性审查，避免关键内容遗漏。第十三条合同审核环节应实施分级审查机制，确保合同条款合规性。业务操作合规标准包括：（一）初审由业务部门负责人完成，重点审查业务逻辑及需求完整性。（二）复审由【法律合规部】或【风险管理部】完成，重点审查法律合规性及风险点。（三）重大合同需经公司合同保全专项管理领导小组审议。禁止性行为包括：（一）严禁未经合规部门审核直接签订合同。（二）严禁篡改已审核合同内容。（三）严禁以“紧急”为由绕过审核流程。专项风险重点防控点包括：（一）合同违约责任条款审查，确保违约情形、责任承担明确。（二）合同附则条款审查，防止出现争议解决条款缺失。第十四条合同签订环节应规范签署程序，确保签署主体适格、手续完备。业务操作合规标准包括：（一）法定代表人或授权代表签署，并提供授权文件复印件。（二）电子合同需符合电子签名法要求，确保签署行为有效。（三）合同签署后及时归档，建立可追溯的管理记录。禁止性行为包括：（一）严禁伪造或变造合同签署手续。（二）严禁未取得必要许可签订保密协议类合同。（三）严禁以印章空白状态签订合同。专项风险重点防控点包括：（一）签署主体资格验证，防止代理权限争议。（二）合同原件保管风险，确保原件不遗失、不损毁。第十五条合同履行环节应建立动态监控机制，确保合同按约定执行。业务操作合规标准包括：（一）按合同约定分阶段履行义务，重大节点需经审批确认。（二）定期跟踪履约进度，及时记录变更情况。（三）发生争议时主动协商，必要时启动争议解决程序。禁止性行为包括：（一）严禁单方面变更合同内容而不履行告知义务。（二）严禁未按约定履行义务导致违约。（三）严禁隐匿合同履行问题不报告。专项风险重点防控点包括：（一）履约资源保障风险，确保资金、人员等支持到位。（二）第三方履约风险，加强合作方履约行为监控。第十六条合同变更环节应严格履行审批程序，确保变更合法有效。业务操作合规标准包括：（一）变更需求需书面提出，说明变更原因及影响。（二）变更内容需经原审核部门重新审核。（三）变更后及时更新合同台账及履行计划。禁止性行为包括：（一）严禁未经对方同意擅自变更合同。（二）严禁变更内容与原合同核心条款冲突。（三）严禁通过变更规避原合同约束。专项风险重点防控点包括：（一）变更条款的合规性审查，防止出现无效变更。（二）变更后的履约风险评估，确保变更不引入新风险。第十七条合同解除环节应严格审查解除条件，确保解除合法合理。业务操作合规标准包括：（一）解除条件需符合合同约定或法律规定。（二）解除程序需书面通知对方，并提供依据。（三）解除后及时清算债权债务，避免遗留纠纷。禁止性行为包括：（一）严禁无理由解除合同。（二）严禁未履行清算程序直接解除合同。（三）严禁因个人情绪解除合同。专项风险重点防控点包括：（一）解除条件的审查，防止因误解条款导致违约。（二）解除后的法律后果评估，确保不引发次生风险。第十八条合同归档环节应规范档案管理，确保档案完整可查。业务操作合规标准包括：（一）合同原件及附件分类归档，建立电子及纸质双重档案。（二）归档目录需清晰标注合同编号、签订日期等关键信息。（三）档案保管符合保密要求，定期检查保管条件。禁止性行为包括：（一）严禁擅自销毁合同档案。（二）严禁归档内容与实际合同不符。（三）严禁将合同档案用于非工作用途。专项风险重点防控点包括：（一）档案保管的安全性审查，防止泄密风险。（二）电子档案的存储安全，定期备份重要数据。第十九条合同争议解决环节应选择合规途径，确保争议得到妥善处理。业务操作合规标准包括：（一）优先采用协商解决，保留协商记录。（二）协商不成时，依法选择仲裁或诉讼途径。（三）争议解决过程中注意证据保全。禁止性行为包括：（一）严禁恶意拖延争议解决。（二）严禁提供虚假证据。（三）严禁报复争议对方。专项风险重点防控点包括：（一）争议解决时效管理，避免因拖延导致不利后果。（二）争议解决方案的法律风险评估，确保方案可行性。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制（一）每年由牵头部门牵头，组织各部门对制度执行情况进行评估，提出修订建议。（二）当国家法律法规或监管政策发生重大变化时，及时启动制度修订程序。（三）修订后的制度需经公司管理层审议通过，并发布正式通知。第二十一条风险识别预警机制（一）每年由牵头部门牵头，组织专责部门及业务部门开展合同风险排查。（二）风险排查应覆盖所有业务领域，重点关注高发风险点。（三）风险排查结果需分级评估，发布预警通知并制定防控措施。第二十二条合规审查机制（一）合同签订前必须经合规审查，未经审查不得实施。（二）合规审查应嵌入业务流程，形成“审查-反馈-整改”闭环管理。（三）重大合同需经第三方专业机构审查确认。第二十三条风险应对机制（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组协调处置。（二）制定风险应急预案，明确处置流程、责任分工及上报时限。（三）处置过程需全程记录，处置结果需经专责部门审核确认。第二十四条责任追究机制（一）明确违规情形及处罚标准，包括但不限于经济处罚、绩效扣减、纪律处分。（二）违规行为需经调查核实，按程序追究相关责任人责任。（三）处罚结果与绩效考核挂钩，形成正向约束。第二十五条评估改进机制（一）每年由牵头部门牵头，组织评估小组对制度有效性进行全面评估。（二）评估内容包括制度执行情况、风险防控成效、流程优化需求等。（三）评估结果需提交管理层审议，优化完善制度体系。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障（一）各层级领导需履行合同保全专项管理领导责任，定期研究解决重大问题。（二）牵头部门及专责部门需配备专职人员，保障工作力量。（三）业务部门需明确合同管理联系人，负责日常协调。第二十七条考核激励机制（一）将合同保全管理情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩。（二）设立专项合规奖项，对表现突出的部门及个人给予表彰。（三）将违规行为纳入个人诚信档案，实施连带考核。第二十八条培训宣传机制（一）分层级开展合同保全管理培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训。（二）每年至少组织两次全员合规宣贯，提升全员合规意识。（三）制作培训手册及视频资料，便于员工自学。第二十九条信息化支撑（一）引入合同管理信息系统，实现合同全流程线上管理。（二）通过系统工具实现风险实时监控、流程自动化审批。（三）定期对系统数据进行分析，优化管理决策。第三十条文化建设（一）发布公司合同保全合规手册，明确行为规范及标准。（二）组织签署合规承诺书，强化全员责任意识。（三）开展合规文化活动月，营造全员合规氛围。第三十一条报告制度（一）风险事件