合同管理流程及条款审查模板

合同管理流程及条款审查工具模板一、适用业务场景二、标准化操作流程1.合同发起与需求确认步骤1.1：业务部门根据合作需求（如采购、服务、合作等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、核心条款（如价款、履行期限、交付标准等）及预期目标。步骤1.2：法务部门或合同管理部门对立项申请进行初步审核，确认合同必要性与合规性，反馈修改意见（如需调整合作模式或条款）。步骤1.3：业务部门与合作方就核心条款进行前期沟通，达成初步一致，形成《合同需求确认单》，作为起草合同的依据。2.合同起草与内容填充步骤2.1：业务部门或法务部门根据《合同需求确认单》，使用《合同模板》起草合同文本。合同内容需包含以下核心要素：合同主体信息（名称、地址、法定代表人/负责人、联系方式等）；合同标的（货物名称、服务内容、技术规格等）；权利义务条款（双方责任、履行方式、验收标准等）；价款与支付方式（金额、币种、支付节点、账户信息等）；履行期限与地点（起止时间、交付/服务地点等）；违约责任（违约情形、赔偿范围、违约金计算方式等）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构等）；其他特殊约定（如保密、知识产权、不可抗力等）。步骤2.2：起草完成后，业务部门负责人对合同内容进行初审，保证与业务需求一致，无重大遗漏或矛盾。3.条款审查与风险把控步骤3.1：法务部门或专业审查人员对合同条款进行全面审查，重点审查以下内容：主体资格：合作方是否为合法存续的法人/组织，营业执照是否在有效期内，授权代理人是否具有合法授权（需提供《授权委托书》原件）；内容合法性：是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效或可撤销条款；权责对等性：双方权利义务是否明确、平衡，是否存在单方加重己方责任的“霸王条款”；风险点识别：价款支付、违约责任、知识产权归属、争议解决等条款是否存在潜在风险（如支付条件不明确、违约金过高、管辖约定不明等）；文本规范性：合同条款是否清晰、无歧义，关键信息（如金额、日期、名称）是否准确无误。步骤3.2：审查人员填写《合同条款审查意见表》，列出具体问题及修改建议，反馈至业务部门。步骤3.3：业务部门根据审查意见与合作方沟通协商，调整合同文本，直至审查通过。4.内部审批与流程固化步骤4.1：审查通过的合同文本，按企业内部审批流程逐级报批：常规合同：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管领导→总经理；重大合同（如金额超万元、涉及核心业务等）：增加总经理办公会或董事会审议环节。步骤4.2：各审批部门在《合同审批流转表》签署意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及理由。审批流程结束后，形成最终版合同文本。5.合同签署与用印管理步骤5.1：业务部门根据审批结果，与合作方约定签署时间与方式（纸质签署或电子签署）。步骤5.2：签署前，核对合同文本与审批版本是否一致，确认合作方签字/盖章的真实性（如为法人，需核对法定代表人证件号码明；如为授权代理人，需核对授权委托书原件）。步骤5.3：合同签署后，由法务部门或合同管理部门加盖企业合同专用章（严禁使用行政公章或财务章），并填写《合同用印登记表》，记录用印时间、合同编号、份数等信息。6.合同履行与归档管理步骤6.1：业务部门负责合同履行过程中的跟踪管理，按合同约定履行义务，并监督合作方履行情况，及时履行《合同履行跟踪表》。步骤6.2：合同履行完毕或终止后，业务部门收集相关凭证（如验收报告、付款凭证、终止协议等），与合同文本一并移交至档案管理部门。步骤6.3：档案管理部门按合同编号分类归档，建立《合同台账》，记录合同基本信息、履行情况、归档日期等，保证档案完整、可追溯。三、核心工具模板清单模板1：合同立项申请表项目内容填写要求合同名称如“设备采购合同”“项目服务外包合同”合作方信息名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及电话业务部门如“采购部”“市场部”合同标的简述货物/服务名称、规格型号、数量等核心条款摘要价款（含币种）、履行期限、主要权利义务、违约责任等立项依据如“年度采购计划”“项目合作需求”等部门负责人意见签字：__________日期：______法务部门初审意见签字：__________日期：______模板2：合同条款审查意见表审查模块原条款内容存在问题修改建议审查人日期主体资格乙方：科技有限公司未提供乙方最新营业执照复印件，无法确认存续状态要求乙方提供加盖公章的营业执照复印件（需在有效期内）*某2023–违约责任甲方逾期付款，按日支付合同总额的0.5%违约金违约金过高，可能被法院调整（司法实践中一般不超过LPR的4倍）调整为“按日支付LPR的1.5倍违约金”*某2023–争议解决由合同履行地人民法院管辖未明确“合同履行地”，可能导致管辖争议补充“合同履行地为甲方所在地”*某2023–模板3：合同审批流转表审批环节审批人审批意见签字日期业务部门负责人*某同意，按意见修改________2023–法务部门*某同意________2023–财务部门*某同意________2023–分管领导*某同意________2023–总经理*某同意________2023–模板4：合同台账合同编号合同名称签署日期合作方合同金额履行期限履行状态归档日期负责人HT-2023-001采购合同2023–公司万元2023–至2023–已履行完毕2023–*某HT-2023-002服务合同2023–机构万元2023–至2024–履行中-*某四、关键风险提示主体资格风险：合作方为非法人组织或无民事行为能力人时，合同可能无效；需严格审查营业执照、授权委托书等文件，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”核实其经营状态与涉诉信息。条款约定不明风险：价款、履行期限、验收标准等条款模糊易引发争议，需使用量化表述（如“验收合格标准以附件《技术规格书》为准”），避免使用“合理期限”“适当方式”等模糊词汇。用印管理风险：严禁在空白合同或未审批合同上用印；用印前需核对合同文本与审批版本一致性，保证“审批流程未完成，合同不签署”。履行过程风险：合同履行中如遇对方违约或不可抗力，业务部门需及时收集证据（如书面通知、现场照片、第三方证明等），并书面报告法务部门，避免因证据缺失导致维权困难。档案管理风险：合同