2026年古籍修复公司资质证书管理与使用办法

2026年古籍修复公司资质证书管理与使用办法第一章总则第一条为规范公司各类资质证书的申领、保管、使用、年检及续期管理，保障资质证书的完整性、有效性和安全性，维护公司合法经营权益，结合古籍修复行业资质管理的特殊性，依据《中华人民共和国行政许可法》《文物保护工程管理办法》《档案法》等相关法律法规及公司内部管理规定，制定本办法。第二条本办法所称资质证书，是指公司及员工在古籍修复经营、技术服务、合规运营过程中取得的各类法定许可、行业认证、专业认定类文件，包括纸质证书、电子证书及相关批复文件，涵盖公司主体资质和人员专业资质两大类。第三条本办法适用于公司行政部、技术研发部、项目运营部等所有涉及资质证书申领、保管、使用的部门及全体员工；外包合作方使用公司资质证书的，参照本办法相关条款执行。第四条资质证书管理遵循“统一归口、分级负责、全程管控、安全保密”的原则，既要保障业务开展对资质证书的合理使用需求，又要严防资质证书丢失、损毁、冒用、泄露等风险，确保符合古籍修复行业资质管理规范。第五条公司行政部是资质证书管理的归口部门，指定专人担任资质管理员，全面负责资质证书的集中保管、台账登记、年检提醒、使用审批等工作；各业务部门配合行政部完成资质证书申领的资料准备、信息核对等工作。第六条资质证书管理实行“谁申领、谁负责，谁使用、谁担责”的责任制，涉及资质证书申领的部门须指定专人对接，使用资质证书的人员须严格遵守本办法规定，违规使用造成损失的，由相关责任人承担相应责任。第二章资质证书分类与归档范围第七条公司资质证书按“主体资质”和“人员资质”分类管理，具体类别及归档范围如下：（一）公司主体资质：指公司开展古籍修复业务所需的法人主体类资质，包括营业执照、文物保护工程施工资质（古籍修复专业）、税务登记证、组织机构代码证、行业协会会员单位证书、非遗传承保护单位认定证书、安全生产许可证（涉及修复车间运营）等；（二）人员专业资质：指公司员工从事古籍修复工作所需的个人专业资质，包括古籍修复技师职业资格证、文物保护工程专业人员岗位证书、非遗传承人证书、档案管理员从业资格证、特种作业操作证（涉及修复设备操作）等。第八条归档范围包含资质证书原件、复印件、电子扫描件、申领/变更批复文件、年检/续期证明、资质评审材料、公示文件等；所有归档资料须确保内容完整、字迹清晰，无涂改、缺页、破损等情况。第九条行政部须按“一类一档”原则建立资质证书管理台账，台账内容包括证书名称、核发单位、证书编号（脱敏登记）、有效期、申领日期、保管状态、使用记录、年检/续期时间等，做到账实相符、动态更新。第三章资质证书申领与变更第十条资质证书申领流程：（一）需求提报：业务部门根据经营或工作需要，填写《资质证书申领申请表》，说明申领事由、证书类型、使用场景，经部门负责人审批后报行政部；（二）资料准备：行政部牵头，相关部门配合准备申领材料，包括公司基本信息文件、场地证明、人员资质证明、古籍修复业绩材料等，确保材料真实、完整、符合核发单位要求；（三）提交申请：资质管理员向核发单位提交申领材料，跟踪审批进度，及时反馈审批过程中的补充材料要求；（四）证书领取：资质证书核发后，资质管理员当场核对证书信息（名称、有效期、核发单位等），确认无误后签收，并在2个工作日内完成台账登记和归档。第十一条资质证书信息变更（如公司名称、地址、法定代表人、人员信息等）流程：（一）变更触发：相关部门发现资质证书信息与实际不符时，须在3个工作日内告知行政部，并提交变更依据文件；（二）资料准备：行政部整理变更申请材料，包括变更申请表、原资质证书、变更批复文件等，报部门负责人审批；（三）提交变更：向核发单位提交变更申请，跟踪变更进度，领取新证后及时收回旧证，按规定办理旧证注销或缴销手续；（四）归档更新：将新资质证书归档，更新管理台账，旧证（无保留价值的）按本办法第二十二条规定处理。第十二条申领或变更资质证书过程中，如发现材料虚假、信息错误等问题，须立即暂停申请流程，核实修正后再行提交；因提交虚假材料导致资质证书被撤销的，追究相关责任人责任。第四章资质证书保管要求第十三条纸质资质证书原件保管要求：（一）存放于行政部专用档案柜，档案柜配备防火、防潮、防虫、防盗设施，实行双人双锁管理，钥匙由资质管理员和行政部负责人分别保管；（二）核心资质证书（如文物保护工程施工资质、营业执照原件）存放于保险柜，每月核对一次保管状态，记录《资质证书保管检查记录表》；（三）保管环境温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45-60%，避免阳光直射、接触腐蚀性物质，防止证书纸张老化、字迹褪色。第十四条电子资质证书保管要求：（一）存储于公司加密服务器，按“分级权限”管理，资质管理员可查看全部电子证书，其他部门仅可查看本部门相关的电子证书；（二）每月对电子证书进行一次全量备份，备份介质标注备份时间、证书类别，存放于安全场所，避免因服务器故障导致证书丢失；（三）禁止将电子证书拷贝至非公司设备，禁止通过非加密渠道传输电子证书，确需对外提供的，按本办法第五章规定办理审批手续。第十五条人员资质证书由行政部统一保管，员工离职时，行政部须收回其个人资质证书（公司出资考取的），并按劳动合同约定处理；非公司出资考取的，经核实后交还员工本人，做好交接记录。第十六条资质管理员每月对资质证书进行一次盘点，每季度开展一次全面检查，发现证书丢失、损毁、过期等情况，须立即向行政部负责人汇报，并按本办法第七章规定处理。第五章资质证书使用规范第十七条资质证书使用场景分为内部使用（如内部合规检查、员工培训）和外部使用（如业务洽谈、投标、客户核验、政府监管检查、媒体宣传），不同场景的使用审批权限如下：（一）内部使用：由使用部门负责人审批，行政部备案；（二）外部使用（常规业务）：由使用部门负责人审核、行政部负责人审批；（三）外部使用（重大项目投标、政府检查）：须经公司管理层审批，行政部备案。第十八条资质证书使用要求：（一）优先使用复印件/电子扫描件，确需使用原件的，须严格按审批流程办理借用手续；（二）复印件须标注“仅限XX用途使用，有效期至XXXX年XX月XX日”，加盖公司公章，禁止无标注、无期限的空白复印件外流；（三）使用过程中须妥善保管，避免证书破损、丢失，禁止涂改、伪造、变造资质证书，禁止出借、出租资质证书给无关单位或个人；（四）涉及古籍修复核心资质（如文物保护工程施工资质）对外使用时，须签订使用授权协议，明确使用范围、期限、责任归属。第十九条资质证书宣传使用规范：在公司官网、宣传册等物料中使用资质证书信息时，须确保证书在有效期内，仅展示证书名称、核发单位等基础信息，隐去证书编号等敏感内容，禁止夸大或虚假宣传资质等级、业务范围。第六章资质证书借用与归还第二十条资质证书原件借用流程：（一）借用申请：使用人填写《资质证书借用申请表》，说明借用事由、使用期限、归还时间，按本办法第十七条规定完成审批；（二）核对交接：资质管理员核对证书原件信息，与使用人确认证书状态（无破损、缺页），双方签字确认后交付；（三）使用期限：常规借用不超过3个工作日，重大项目借用不超过7个工作日，确需延期的，须提前1个工作日申请，经审批后方可延期；（四）归还验收：使用人须在到期当日归还证书，资质管理员核对证书完整性，确认无误后登记归还时间；逾期未归还的，行政部须及时催收，超过5个工作日未归还的，上报公司管理层。第二十一条借用期间，使用人须对资质证书原件的安全负责，因保管不善造成证书丢失、损毁的，须立即上报，并承担补办费用及相应责任。第七章资质证书年检与续期第二十二条资质管理员须建立资质证书年检/续期预警机制，在证书有效期届满前90天（年检类证书提前60天），向相关部门发出《资质证书年检/续期提醒通知单》，明确年检/续期时间、所需材料、责任部门。第二十三条资质证书年检流程：（一）资料准备：行政部牵头整理年检材料，包括证书原件、年度经营报告、古籍修复业务合规证明、人员资质复核材料等；（二）提交年检：向核发单位提交年检材料，跟踪年检进度，及时处理年检反馈问题；（三）归档记录：领取年检合格证明后，及时归档并更新管理台账，年检不合格的，须在规定期限内完成整改，重新提交年检申请。第二十四条资质证书续期流程：（一）评估确认：行政部评估证书续期必要性，结合公司业务需求提出续期建议，报管理层审批；（二）材料准备：按核发单位要求准备续期材料，包括续期申请表、原证书、业绩证明、人员资质证明等；（三）提交续期：完成续期申请提交，领取新证后注销旧证，更新台账；未获批续期的，须及时清理相关宣传物料，停止使用该资质证书。第二十五条有效期届满未续期或被核发单位撤销的资质证书，行政部须及时封存，标注“失效”字样，按公司档案管理规定保管；无保留价值的，经管理层审批后统一销毁，做好销毁记录。第八章监督检查与责任追究第二十六条行政部每季度对资质证书管理情况开展一次检查，重点核查台账更新、保管状态、使用审批、年检/续期预警等执行情况，检查结果纳入部门绩效考核。第二十七条员工有下列行为之一的，公司视情节轻重给予批评教育、经济处罚、岗位调整等处理，造成经济损失的，追究赔偿责任，涉嫌违法的移交司法机关：（一）未按规定办理审批手续，擅自使用、借用、复制资质证书的；（二）保管不善导致资质证书丢失、损毁、被盗的；（三）涂改、伪造、变造资质证书，或出借、出租资质证书给第三方牟利的；（四）未及时办理资质证书年检/续期，导致证书失效影响公司经营的；（五）泄露资质证书敏感信息，或违规传播电子资质证书的。第二十八条资质管理员未履行台账更新、年检提醒、定期检查等职责，导致资质证书管理混乱的，给予批评教