2026年光建一体化科技公司办公会议管理制度

2026年光建一体化科技公司办公会议管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司各类办公会议的组织、召开、执行及归档管理工作，提高会议决策效率和执行效果，保障光建一体化业务（分布式光伏+建筑一体化、集中式光储建一体化）相关决策及时落地，明确会议管理流程、职责及要求，依据公司经营管理实际，结合行业业务特点（项目推进节奏快、跨部门协作频繁、政企对接会议多），特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司内部所有办公会议的全流程管理，涵盖的会议类型包括：总经理办公会（公司经营决策、重大事项审议）、部门例会（各部门日常工作沟通、进度同步）、项目专项会（光建一体化项目立项、推进、复盘、问题协调）、跨部门协调会（业务衔接、资源调配、问题解决）、技术评审会（施工方案、设备选型、技术难题研讨）、临时会议（应急事项处理、政企对接沟通等）；公司对外合作签约会、行业交流研讨会等专项会议管理参照《对外沟通管理办法》执行，不纳入本制度管理范围。第三条管理原则（一）精简高效原则：会议召开需以解决实际问题、推动业务进展为核心，严控会议数量、时长及参会人数，避免无实质内容的低效会议，光建项目专项会需聚焦项目节点目标，确保会议成果可落地；（二）权责明确原则：明确会议组织方、召集人、参会人、记录人等角色职责，总经理办公会由行政人事部组织，项目专项会由对应项目负责人组织，确保会议各环节责任到人；（三）议程前置原则：所有会议需提前拟定并下发会议议程，明确讨论议题、时间分配、预期成果，参会人员需提前准备相关材料，提高会议讨论效率；（四）决议落地原则：会议形成的决议需明确执行责任人、执行时限及验收标准，建立决议跟踪机制，确保会议决策及时落地，尤其针对光建项目推进会的决议，需同步纳入项目进度台账；（五）保密合规原则：涉及公司经营策略、项目报价、技术方案等涉密内容的会议，需严格执行保密规定，参会人员对会议涉密信息承担保密责任。第四条管理职责划分（一）行政人事部：作为会议管理的归口部门，负责制定会议管理细则、统筹公司级重要会议组织工作、规范会议记录及归档标准、监督会议决议执行情况；负责会议场地、设备、会务等基础保障；（二）会议召集部门/召集人：负责提报会议需求、拟定会议议程、通知参会人员、准备会议材料、明确会议讨论重点；项目专项会召集人需提前梳理项目推进中的核心问题，确保会议聚焦关键事项；（三）参会人员：按要求准时参会，提前熟悉会议议题及相关材料，积极参与讨论并发表专业意见，对涉及本部门/本项目的事项明确表态，会后按要求落实会议决议；（四）会议记录人：由召集部门指定专人担任，负责完整、准确记录会议内容，重点记录讨论过程、形成的决议、待办事项及责任人、时限，会后及时整理会议纪要；（五）决议执行责任人：按会议决议要求完成相关工作，及时向召集人反馈执行进度，遇执行障碍需第一时间上报，确保决议落地无遗漏。第二章会议组织与筹备第五条会议发起与审批（一）常规会议（总经理办公会、部门例会）按固定周期召开，无需单独发起审批，由组织部门按既定流程筹备；（二）项目专项会、跨部门协调会、技术评审会等非常规会议，由召集人填写《会议申请单》，注明会议名称、议题、参会部门/人员、预计时长、召开时间及地点，经部门负责人审核后，报分管领导审批（公司级重大会议需报总经理审批）；（三）临时会议（应急事项、政企对接）可简化审批流程，召集人先口头向审批人报备，会后1个工作日内补齐《会议申请单》，确保会议管理闭环。第六条会议筹备要求（一）会议通知：审批通过后，召集人需提前至少1个工作日（临时会议至少提前2小时）下发会议通知，明确会议时间、地点（线上/线下）、议题、参会人、需准备的材料，光建项目专项会需同步附项目最新进度表、待解决问题清单；（二）材料准备：召集人需提前整理会议相关材料（如项目方案、数据报表、问题分析报告等），并提前半天发送给参会人员，确保参会人有充足时间研读；（三）场地与设备保障：线下会议由行政人事部提前布置会场、调试音响、投影等设备；线上会议由召集人提前测试会议系统，确保网络及设备正常，光建项目现场召开的会议，需提前确认场地通讯、供电等基础条件；（四）参会确认：召集人需确认参会人员是否可按时参会，无法参会的需提前反馈，由召集人判断是否调整会议时间或安排授权代表参会，授权代表需具备对应决策权限。第三章会议召开与管理第七条会议召开规范（一）会议签到：参会人员需提前5分钟到场签到，线下会议填写纸质签到表，线上会议完成系统签到，迟到人员需向会议召集人说明原因，无正当理由迟到的纳入考勤管理；（二）会议主持：会议由召集人或指定人员主持，主持人需严格按议程把控会议节奏，引导参会人员围绕议题讨论，避免偏离主题、冗长讨论，单个议题讨论时长原则上不超过既定时间的1.5倍；（三）发言要求：参会人员发言需简洁明了、聚焦议题，针对光建项目相关讨论，需结合项目实际情况提出具体意见，避免空泛表态，不同意见需理性沟通、充分论证；（四）纪律要求：会议期间参会人员需将通讯设备调至静音/震动状态，严禁随意离场、交头接耳，涉密会议严禁录音、录像、拍照（经批准的除外），严禁泄露会议未公开信息。第八条会议记录要求（一）记录内容：完整记录会议时间、地点、参会人、缺席人及原因、议题、讨论过程、形成的决议、待办事项（含责任人、完成时限、验收标准），光建项目专项会需额外记录项目关键节点调整、资源调配安排等内容；（二）记录规范：会议记录需语言准确、条理清晰，避免模糊表述，决议事项需明确具体，可量化、可追溯，严禁遗漏核心决策内容；（三）记录核对：会议结束前，记录人需将关键决议及待办事项向参会人员宣读核对，确保记录内容与会议实际讨论结果一致，参会人员有异议的需当场提出并修正。第四章会议纪要与决议执行第九条会议纪要编制与下发（一）纪要编制：会议结束后1个工作日内，记录人需完成会议纪要编制，总经理办公会、重大项目专项会纪要需经召集人、分管领导审核，普通会议纪要经召集人审核即可；（二）纪要下发：审核通过的会议纪要需及时下发至所有参会人员及决议执行相关人员，光建项目专项会纪要需同步抄送项目监理、合作方（非涉密部分），确保相关方知晓决议内容；（三）纪要存档：行政人事部需将所有会议纪要按年度、按会议类型分类存档，电子档备份至公司指定存储设备，纸质档装订成册保管，保管期限不少于3年，涉及重大项目的会议纪要长期保管。第十条决议跟踪与督办（一）台账建立：行政人事部建立《会议决议执行台账》，详细记录决议内容、执行责任人、执行时限、当前进度、验收结果，光建项目专项会决议需同步纳入项目管理系统；（二）进度跟踪：决议执行责任人需按时限推进工作，每周向召集人反馈进度，行政人事部每月抽查决议执行情况，重点核查光建项目推进会决议的落地进度；（三）逾期督办：对逾期未完成的决议事项，行政人事部需向执行责任人及所在部门负责人下发督办通知，明确整改时限，多次督办仍未完成的，上报公司管理层处理；（四）验收闭环：决议执行完成后，由召集人组织验收，验收通过的在台账中标记“完成”，验收未通过的需明确整改要求，重新设定执行时限。第五章监督管理与责任第十一条会议效果评估（一）行政人事部每季度对公司会议管理情况进行评估，重点分析会议数量、时长、决议落地率等指标，识别低效会议类型及原因，提出优化建议；（二）针对光建项目专项会，项目结束后需同步评估会议对项目推进的支撑作用，总结会议组织及决议执行中的经验与不足，优化后续项目会议管理；（三）评估结果需向公司管理层汇报，作为优化会议管理制度、调整会议组织方式的依据。第十二条违规处理（一）对于无正当理由拒不参会、迟到早退、扰乱会议秩序的参会人员，给予警告处分，多次违规的扣减绩效；（二）对于未按要求准备会议材料、在会议中发表无关言论导致会议低效的人员，由召集人约谈提醒，情节严重的通报批评；（三）对于会议记录不完整、纪要编制逾期、决议台账更新不及时的相关责任人，给予警告处分，造成决策落地延误的承担相应责任；（四）对于未按要求执行会议决议、虚报执行进度的责任人，视情节轻重给予记过、降职等处分，造成公司经济损失的承担赔偿责任；（五）对于泄露会议涉密信息的人员，按公司保密制度处理，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关。第六章附则第十三条制度修订本制度根据公司业务发展、会议管理需求变化适时修订，修订方案由行政