公司普法档案管理制度

PAGE公司普法档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司普法档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保公司普法工作的有效开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在普法工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司普法工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与普法工作相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案质量。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司普法档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的普法档案收集、整理工作。3.集中统一管理公司普法档案，进行分类、编号、装订、上架等工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全和有效利用。（二）各部门职责1.负责本部门普法工作中各类文件、资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。（三）员工职责1.积极参与公司普法工作，妥善保管个人在工作中形成的与普法相关的文件、资料。2.按照公司要求，及时将应归档的文件、资料移交所在部门或档案管理部门。三、档案收集（一）收集范围1.国家法律法规、政策文件及行业标准等相关资料。2.公司制定的普法工作计划、方案、总结等文件。3.普法培训教材、课件、讲义等资料。4.普法宣传活动的策划方案、宣传资料、活动照片、视频等。5.法律知识竞赛、演讲比赛等活动的组织文件、获奖名单等。6.员工参加普法培训、考试的记录及成绩。7.与外部法律机构合作的协议、合同等文件。8.法律纠纷处理过程中形成的各类文件、资料。9.其他与公司普法工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件、资料的及时收集。2.收集的文件、资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。4.收集的文件、资料应按照时间顺序或类别进行初步整理，便于后续移交。（三）移交程序1.各部门应定期（每季度末）将整理好的普法档案移交档案管理部门。2.移交时，填写《普法档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，如发现问题，及时通知移交部门补充或更正。四、档案整理（一）分类标准1.法律法规类：收集的国家法律法规、政策文件及行业标准等。2.普法工作类：公司制定的普法工作计划、方案、总结等。3.培训资料类：普法培训教材、课件、讲义等。4.宣传活动类：普法宣传活动的策划方案、宣传资料、活动照片、视频等。5.竞赛活动类：法律知识竞赛、演讲比赛等活动的组织文件、获奖名单等。6.员工记录类：员工参加普法培训、考试的记录及成绩。7.合作协议类：与外部法律机构合作的协议、合同等。8.纠纷处理类：法律纠纷处理过程中形成的各类文件、资料。9.其他类：不属于以上分类的其他与公司普法工作相关的文件、资料。（二）编号规则1.档案管理部门对每类档案进行编号，编号应具有唯一性。2.编号采用“类别代码+年份+流水号”的格式，例如：“FL012023001”，其中“FL”表示法律法规类，“01”表示年份，“2023”表示具体年份，“001”表示流水号。3.对于同一类档案中的多个子项，可在流水号后添加后缀进行区分，例如：“FL0120230011”、“FL0120230012”等。（三）装订要求1.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时，去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.采用A4纸张大小，左侧装订，装订边距为15mm。4.对于文件页数较多的，可采用三孔一线装订法或胶装法。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。3.在档案盒封面和脊背上标注档案编号、名称、起止日期等信息，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应存放在档案盒中，并在档案盒上标注档案编号、名称等信息。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量与目录一致。（三）保管期限1.普法档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：公司制定的重要普法工作计划、方案、总结，涉及公司重大法律纠纷处理的文件、资料等。3.长期保管的档案：普法培训教材、课件、讲义，普法宣传活动的策划方案、宣传资料等，保管期限为10年。4.短期保管的档案：员工参加普法培训、考试的记录及成绩，法律知识竞赛、演讲比赛等活动的组织文件、获奖名单等，保管期限为3年。（四）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的价值和历史意义，按照保管期限的规定，对档案进行逐一审核，提出鉴定意见。4.对于失去保存价值的档案，填写《档案销毁清单》，经公司领导批准后进行销毁。六、档案利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅普法档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，查阅申请人需提交书面申请，经公司保密管理部门审核同意后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅公司普法档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，为申请人提供相应的档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅普法档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案借阅登记表》上签字确认。（四）档案统计1.档案管理部门定期对档案的查阅、借阅情况进行统计分析，形成《档案利用情况统计报表》。2.统计报表应包括查阅、借阅档案的类别、数量、人员、时间等信息，为公司普法工作的决策提供参考依据。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。4.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，防止