高校采购档案管理制度汇编

PAGE高校采购档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强高校采购档案管理，规范采购档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保采购档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关法律法规和行业标准，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各级各类采购项目形成的档案管理，包括货物采购、工程采购和服务采购等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：采购档案由学校指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：采购档案应如实反映采购活动的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强采购档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和检索。二、采购档案的收集（一）收集范围1.采购项目的立项审批文件，包括采购申请、预算批复、采购方式审批等。2.采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等。3.投标文件、响应文件，包括供应商的资格证明文件、报价文件、技术方案、售后服务承诺等。4.开标、评标、谈判、询价、单一来源采购等过程记录，如开标记录、评标报告、谈判纪要、询价记录、单一来源采购协商情况记录等。5.采购合同，包括采购合同文本、补充协议、变更协议等。6.验收文件，如验收报告、验收记录、质量检验报告等。7.付款凭证，如发票、付款审批单、银行付款记录等。8.其他与采购项目有关的文件资料，如采购项目的质疑答复、投诉处理决定等。（二）收集要求1.采购项目承办部门应在采购活动结束后及时收集相关档案资料，并按照档案管理的要求进行整理和分类。2.收集的档案资料应齐全、完整、真实、有效，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和存储，确保电子文件的可读性和完整性。（三）收集时间1.采购项目立项审批文件应在项目立项后及时收集。2.采购文件应在发布前收集齐全，并进行审核。3.投标文件、响应文件应在规定的投标截止时间后及时收集。4.开标、评标、谈判、询价、单一来源采购等过程记录应在活动结束后及时整理收集。5.采购合同应在签订后及时收集。6.验收文件应在验收合格后及时收集。7.付款凭证应在付款后及时收集。8.其他与采购项目有关的文件资料应在产生后及时收集。三、采购档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照采购项目的类别、年度、保管期限等进行分类。2.编号：对每一份采购档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，保持档案的整齐美观。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理工作应由专人负责，确保整理工作的质量。2.整理过程中应认真核对档案资料，确保档案内容的准确性和完整性。3.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，便于查阅和利用。四、采购档案的保管（一）保管期限采购档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：采购项目的立项审批文件，涉及学校重大决策、重要资产购置等。采购合同中涉及学校重大权益、长期合作关系等重要条款的合同。采购项目的质疑答复、投诉处理决定等重要文件。2.保管期限为30年的档案：一般采购项目的立项审批文件、采购文件、投标文件、响应文件、开标记录、评标报告、谈判纪要、询价记录、单一来源采购协商情况记录等。采购合同中涉及学校一般权益、常规合作关系等条款的合同。验收文件、付款凭证等。3.保管期限为10年的档案：一般性的采购文件、投标文件、响应文件等。采购项目的一般性过程记录。（二）保管地点采购档案应存放在学校指定的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（三）保管要求1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，保证档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的保管环境。五、采购档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅采购档案。2.审计、纪检监察等部门因工作需要查阅采购档案。3.法律诉讼等需要查阅采购档案作为证据。4.其他经学校批准的查阅利用情况。（二）利用程序1.查阅人应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《采购档案查阅申请表》提交档案管理部门，档案管理部门审核同意后，安排专人负责查阅，并提供必要的协助。3.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用要求1.档案管理部门应建立采购档案利用登记制度，对查阅利用情况进行详细记录。2.严格控制采购档案的查阅范围，确保档案信息的安全。3.对于涉及学校机密的采购档案，应按照保密规定进行管理，严格限制查阅人员范围。六、采购档案的销毁（一）销毁范围采购档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的采购档案进行清理，提出销毁意见，并填写《采购档案销毁申请表》。2.《采购档案销毁申请表》应经档案管理部门负责人审核签字，并报学校分管领导审批。3.经批准销毁的采购档案，应按照规定进行销毁。销毁工作应由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁时间、销毁人员等信息，销毁清册应永久保存。（三）销毁要求1.销毁采购档案应采用安全可靠方式，确保档案信息无法恢复。2.严禁将采购档案出售或转让给其他单位或个人。七、监督与检查（一）监督检查部门学校档案管理部门负责对采购档案管理工作进行监督检查，定期对采购档案的收集、整理、保管、利用和销毁等情况进行检查。（二）监督检查内容1.采购档案管理制度的执行情况。2.采购档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作是否符合规定要求。3.采购档案管理人员的业务水平和