地产档案管理制度公开版

PAGE地产档案管理制度公开版一、总则（一）目的为加强公司地产档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在地产项目开发、销售、运营等活动中形成的各类档案，包括但不限于项目规划文件、土地出让合同、工程建设资料、销售合同、客户资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案管理部门对各类地产档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司地产项目的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、时间、性质等因素进行科学分类，便于检索和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密，对涉及公司机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善档案管理工作细则。2.负责公司地产档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.参与公司重大项目的档案验收工作，确保项目档案符合归档要求。（二）各部门职责1.负责本部门在地产项目活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.明确兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受档案管理部门的业务指导和监督。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整和安全，不得擅自销毁、涂改或转让档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期阶段：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地出让相关文件、规划设计方案、建筑设计图纸等。2.工程建设阶段：涵盖工程招投标文件、施工合同、工程监理资料、施工组织设计、工程变更通知、工程质量验收记录、竣工图等。3.销售与客户服务阶段：销售合同、客户购房资料、客户投诉处理记录、售后服务档案等。4.运营管理阶段：物业管理制度、小区规划资料、设备设施档案、物业维修记录等。（二）收集要求1.各部门应在档案形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.收集的档案应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、项目阶段、类别等进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于检索。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，目录应打印清晰并装订成册。4.对于图纸等特殊档案，应进行折叠、裱糊等处理，使其符合档案保管要求。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，无误后进行归档。（二）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）和短期（5年以下）。具体保管期限划分如下：1.涉及公司重大决策、产权、债权债务等方面的档案，列为永久保管。2.工程建设、销售合同等重要业务档案，列为长期保管。3.一般性的文件资料，列为短期保管。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专用的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。3.对档案库房进行合理规划，按照档案类别和保管期限进行分区存放，便于查找和管理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐份审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，填写档案销毁清单。（二）销毁程序1.档案销毁清单经公司主管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止失密。3.监销人员在档案销毁后，应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。六、档案的利用与查询（一）利用范围公司内部人员因工作需要，可查阅、借阅档案；外部单位因法律法规规定或工作需要，经公司主管领导批准，可查阅相关档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部单位查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅目的和范围，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用要求1.查阅和借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。3.查阅和借阅人员不得擅自将档案带出公司或转借他人，如需带出公司，应另行办理审批手续。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司地产档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、在线查询、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门负责将纸质档案进行数字化扫描录入，确保录入数据的准确无误。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的及时性和完整性。（三）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据在出现故障时能够及时恢复。八、档案管理人员培训与考核（一）培训计划1.档案管理部门制定年度培训计划，定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、信息化技能等。