珠宝公司赠品管理执行规定

珠宝公司赠品管理执行规定珠宝公司赠品管理执行规定

第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.本规定依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准及行业惯例制定。

2.结合珠宝行业特性及公司国际化经营战略，为规范公司赠品管理行为，防范商业贿赂、知识产权侵权、产品质量安全等风险，提升赠品管理效率与品牌价值，特制定本规定。

3.管理痛点解决：针对当前赠品管理中存在的标准不统一、流程不规范、审批效率低、风险控制弱、国际化适配不足等问题，构建系统性管理框架。

4.核心目标：实现赠品管理标准化、流程化、数字化、合规化，通过价值创造驱动业务增长，通过风险防控保障资产安全，通过效率提升优化资源配置。

1.2适用范围与对象

1.适用范围：本规定适用于公司所有部门及全体员工涉及赠品的设计、采购、仓储、发放、回收、处置等全生命周期管理活动。

2.适用对象：公司正式员工、外包服务人员、合作单位相关人员及所有参与赠品管理业务的人员。

3.关联方管理：针对供应商、经销商、终端客户等外部关联方涉及赠品活动的行为，参照本规定执行并签订相关协议明确责任。

4.例外适用场景：涉及国家安全、外交关系、重大危机公关等特殊事项的赠品活动，可经董事会特别批准适用例外条款。

5.审批权限：金额低于人民币1万元的赠品活动由部门负责人审批；金额1万（含）至10万元的赠品活动需经分管副总审批；金额超过人民币10万元的赠品活动需提交董事会审议。

1.3核心原则

1.合规性原则：所有赠品活动必须符合国家法律法规及国际公约要求，禁止任何形式的商业贿赂行为。

2.权责对等原则：明确各层级管理权限与责任主体，实行谁主管谁负责、谁审批谁担责。

3.风险导向原则：聚焦高价值、高风险赠品活动，实施差异化管控策略。

4.效率优先原则：在保证合规的前提下，优化审批流程，提升管理效率。

5.持续改进原则：定期评估赠品管理效果，及时修订完善相关制度。

6.国际化适配原则：针对不同国家法律法规及市场文化差异，制定差异化管理方案。

1.4制度地位与衔接

1.制度层级：本规定为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合规管理体系建设规定》等制度具有同等效力。

2.关联制度衔接：与《公司采购管理制度》《公司仓储管理制度》《公司财务报销管理制度》《公司合同管理制度》等制度形成管理闭环。

3.冲突处理规则：当本规定与其他制度存在冲突时，以本规定为准；特殊情况需由总经理办公会审议决定。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

1.公司赠品管理实行董事会领导、总经理负责、职能部门执行、业务部门配合的管理体制。

2.董事会负责审批金额超过人民币500万元的重大赠品活动及管理制度修订。

3.总经理办公会负责审批金额10万（含）至500万元的赠品活动及年度赠品预算。

4.内控合规部作为赠品管理的归口监督部门，负责制度执行监督与风险管控。

5.市场部作为赠品管理的业务执行部门，负责赠品设计与市场投放。

6.采购部负责赠品供应商管理及采购活动。

7.仓储部负责赠品仓储保管与物流配送。

8.财务部负责赠品预算管理与费用核算。

2.2决策机构与职责

1.股东会：审议年度赠品预算总额及重大赠品活动方案。

2.董事会：审批重大赠品活动方案、年度赠品预算、管理制度修订及超过500万元金额的赠品活动。

3.总经理办公会：审批金额10万（含）至500万元的赠品活动、季度赠品预算及管理制度补充。

2.3执行机构与职责

1.市场部：负责赠品市场调研、设计方案制定、效果评估及客户沟通。

2.采购部：负责供应商筛选、采购谈判、合同签订及履约管理。

3.仓储部：负责赠品入库验收、分类存储、盘点核对及出库交接。

4.财务部：负责赠品预算编制、费用审核、发票管理及账务处理。

5.IT部：负责赠品管理系统开发维护、数据统计分析及数字化接口建设。

6.各业务部门：负责本部门业务场景的赠品需求提出与发放管理。

2.4监督机构与职责

1.内控合规部：负责赠品管理制度建设、执行监督、风险评估及内控测试。

2.审计部：负责年度赠品管理专项审计及重大项目的独立审计。

3.法务部：负责赠品相关合同的合法性审核及法律风险防控。

2.5协调与联动机制

1.建立月度赠品管理联席会议制度，由内控合规部牵头，市场部、采购部、财务部等相关部门参加。

2.跨部门协同流程：涉及多个部门的赠品活动需填写《跨部门协同申请表》，明确主责部门、配合部门及责任分工。

3.涉外业务协调机制：涉及国际市场的赠品活动需提前一个月向法务部、外事办提交风险评估报告及属地合规方案。

第三章管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

1.管理目标：实现赠品管理全流程可追溯、全环节可监控、全风险可防控。

2.核心KPI：

-赠品设计评审通过率≥95%

-供应商合格率≥98%

-赠品入库准确率≥99%

-赠品发放及时率≥98%

-风险事件发生率≤0.5%

-审批时效≤3个工作日

-成本控制率≥5%

3.统计与核算口径：赠品成本按采购成本+设计费用+物流费用+税费分摊核算，纳入公司整体成本管理范畴。

3.2专业标准与规范

1.赠品分类标准：按价值分为三类

-高价值赠品：单件价值超过人民币10万元

-中价值赠品：单件价值1万元（含）至10万元

-低价值赠品：单件价值低于人民币1万元

2.合规性要求：

-禁止使用赠品进行商业贿赂

-禁止向未成年人、公职人员等敏感群体发放高价值赠品

-禁止在禁止区域（如医院、法院等）发放赠品

3.风险控制点及防控措施：

-高风险点（等级）：供应商管理（★）

-防控措施：建立供应商准入标准、定期评估机制、价格监控体系

-中风险点（★★）：库存管理（★★）

-防控措施：建立ABC分类库存管理制度、定期盘点机制、效期预警系统

-低风险点（★★★）：发放管理（★★★）

-防控措施：建立双重审批制度、电子台账管理、现场核查机制

3.3管理方法与工具

1.管理方法：采用PDCA循环管理、风险矩阵评估、全生命周期管理方法。

2.管理工具：

-ERP系统：用于采购、仓储、财务全流程管理

-OA系统：用于审批流程电子化

-CRM系统：用于客户赠品管理

-赠品管理专用系统：实现全生命周期数字化管理

3.应用场景：

-ERP系统：用于赠品采购订单管理、入库验收、成本核算

-OA系统：用于赠品申请审批、发放审批

-CRM系统：用于客户赠品发放跟踪、效果分析

-赠品管理专用系统：实现赠品全生命周期电子化追溯

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

1.赠品管理主流程：需求提出-方案设计-预算审批-采购执行-入库验收-仓储管理-发放管理-效果评估-处置管理。

2.流程节点说明：

-需求提出：业务部门填写《赠品需求申请表》，附市场分析及预期效果

-方案设计：市场部根据需求制定赠品设计方案，附成本预算

-预算审批：按权限逐级审批，金额超过1万元需附风险评估报告

-采购执行：采购部根据审批方案实施采购，签订采购合同

-入库验收：仓储部根据合同及验收标准进行验收，填写《入库验收单》

-仓储管理：建立ABC分类管理，定期盘点，效期预警

-发放管理：业务部门填写《赠品发放申请单》，经审批后实施

-效果评估：市场部每月对赠品效果进行评估，形成《效果评估报告》

-处置管理：对过期、损坏、回收赠品进行登记处置，填写《处置单》

3.责任主体：每个流程节点明确责任部门及岗位，确保责任到人。

4.时限要求：每个流程节点设定办理时限，超过时限视为流程超期。

4.2子流程说明

1.供应商管理子流程：

-供应商筛选：采购部根据《供应商准入标准》筛选供应商

-供应商评估：定期对供应商进行绩效评估，评估结果作为选择依据

-供应商管理：建立供应商黑名单制度，禁止与不合格供应商合作

2.库存管理子流程：

-入库管理：仓储部根据验收单办理入库手续，系统自动生成库存记录

-盘点管理：建立ABC分类盘点制度，A类每月盘点，B类每季度盘点，C类每半年盘点

-出库管理：业务部门填写出库申请，仓储部审核后办理出库手续

3.发放管理子流程：

-发放申请：业务部门填写发放申请，附客户名单及发放理由

-发放审批：按权限审批，金额超过1万元需附合规性评估报告

-发放实施：配送部按审批单实施发放，现场拍照留存证据

-发放核对：每月核对发放记录与客户签收单，确保一致

4.3流程关键控制点

1.风险控制点：需求合理性评估（★★）、预算审批（★★）、供应商选择（★）

2.管控标准：

-需求合理性：需附市场分析报告及预期效果评估

-预算审批：按权限逐级审批，金额超过10万元需附董事会决议

-供应商选择：采用招标或竞争性谈判方式，签订采购合同

3.核查方式：文件审核、现场核查、系统查询

4.责任主体：内控合规部负责监督，市场部负责执行

5.高风险点防控措施：双重审批制度、合规性评估、电子化留痕

4.4流程优化机制

1.优化发起条件：出现流程超期、投诉举报、审计发现等问题时启动优化

2.评估流程：内控合规部组织相关部门评估优化建议的可行性及必要性

3.审批权限：流程优化方案需经总经理办公会审议

4.跟踪机制：IT部负责优化方案的落地实施，内控合规部负责跟踪效果

5.年度复盘：每年12月对全流程进行复盘，形成《流程优化报告》

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

1.按业务类型+金额+岗位层级设计权限矩阵：

-市场活动赠品：金额≤1万元，部门经理审批；金额1-10万元，分管副总审批；金额>10万元，董事会审批

-产品促销赠品：金额≤5千元，业务主管审批；金额5千-5万元，部门经理审批；金额>5万元，分管副总审批

-客户关系赠品：金额≤2千元，业务员审批；金额2千-2万元，业务主管审批；金额>2万元，部门经理审批

2.权限类型：

-操作权限：查询、统计、报表

-审批权限：需求审批、预算审批、发放审批

-管理权限：供应商管理、库存管理、系统管理

3.权限分配原则：遵循不相容岗位分离原则，禁止越权操作

5.2审批权限标准

1.审批层级：

-部门级：金额≤1万元的常规业务

-分管副总级：金额1-10万元的业务

-总经理办公会：金额10-50万元的业务

-董事会：金额>50万元的业务

2.审批节点：

-需求审批：业务部门提交申请→部门经理审批→分管副总审批（金额>1万元）

-预算审批：市场部提交方案→财务部审核→分管副总审批→董事会审批（金额>10万元）

-发放审批：业务部门提交申请→市场部审核→部门经理审批（金额>1万元）

3.审批时限：常规业务3个工作日，紧急业务1个工作日，特殊情况经批准可延长。

4.越权规定：禁止越权审批，特殊情况需经原审批人书面授权。

5.责任追溯：建立审批责任追溯机制，审批人承担相应责任。

5.3授权与代理机制

1.授权条件：因出差、休假等原因无法履行审批职责时，可书面授权他人代为审批。

2.授权范围：授权必须明确授权事项、权限范围、授权期限及被授权人。

3.授权备案：授权书需报内控合规部备案，备案有效期为6个月。

4.代理期限：临时代理最长不超过15个工作日，结束后及时收回授权书。

5.交接报备：代理结束后需及时交接，并报内控合规部备案。

5.4异常审批流程

1.紧急审批：因突发事件需紧急审批的，可先口头请示，事后补办手续。

2.权限外审批：需权限外审批的，必须提交书面说明及风险评估报告。

3.补批规定：未按规定审批的，需在1个工作日内补办手续，并说明原因。

4.加急通道：金额超过50万元的紧急业务，可开通加急通道，但需附合规性评估报告。

5.审查要求：异常审批需由更高级别人员审查，确保合规性。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

1.操作规范：

-赠品设计：符合公司品牌形象及市场定位

-采购管理：采用招标或竞争性谈判方式

-仓储管理：建立ABC分类管理制度

-发放管理：双人复核制度，电子台账管理

2.表单填报：所有环节需填写相应表单，电子化提交至系统管理。

3.信息录入：所有信息必须真实、准确、完整，电子化录入系统。

4.痕迹留存：

-电子痕迹：系统自动生成操作日志

-纸质痕迹：相关表单按档案管理要求存档

-双备份：电子版与纸质版同时存档

5.执行不到位判定：未按规定流程操作、未填写必要表单、信息不完整、未留存痕迹等。

6.2监督机制设计

1.三位一体监督机制：

-日常监督：内控合规部每周抽查

-专项监督：内控合规部每月开展专项检查

-突击监督：内控合规部不定期开展突击检查

2.监督范围：覆盖所有流程节点、所有业务类型、所有部门岗位。

3.监督方式：文件审核、现场核查、系统查询、访谈了解。

4.监督频率：

-日常监督：每周不少于2次

-专项监督：每月1次

-突击监督：每月不少于1次

5.落地要求：监督发现的问题需及时整改，并形成闭环管理。

6.3检查与审计

1.专项审计：审计部每年至少开展1次赠品管理专项审计。

2.审计内容：制度执行情况、风险控制有效性、费用合理性等。

3.审计方法：文件审核、现场核查、系统测试、访谈了解。

4.审计频次：年度专项审计、季度常规审计、不定期突击审计。

5.审计报告：形成《赠品管理审计报告》，明确问题、原因及整改要求。

6.4执行情况报告

1.报告主体：内控合规部牵头，市场部、采购部、财务部配合。

2.报告周期：月度报告、季度报告、年度报告。

3.报告内容：

-数据统计：业务量、金额、效率等

-风险情况：风险事件、整改情况等

-改进建议：制度优化、流程改进等

4.报告用途：作为绩效考核、决策调整、制度优化的依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

1.考核指标体系：

-常规指标：预算达成率、审批时效、库存准确率、发放及时率

-效果指标：客户满意度、品牌形象提升度、销售转化率

-风险指标：风险事件发生率、投诉举报率

2.权重分配：常规指标40%、效果指标40%、风险指标20%。

3.评分标准：采用百分制，每个指标设定评分区间。

4.考核对象：部门、团队、个人。

5.挂钩机制：与绩效奖金、晋升发展挂钩。

7.2评估周期与方法

1.考核周期：

-月度考核：常规指标

-季度考核：效果指标

-年度考核：所有指标

2.考核方法：

-数据统计：系统自动生成

-现场核查：内控合规部抽查

-访谈了解：业务部门反馈

3.考核重点：

-月度：流程执行情况

-季度：效果评估情况

-年度：综合考核

7.3问题整改机制

1.整改流程：发现-立项-整改-复核-销号。

2.分类管理：

-一般问题：7个工作日内整改

-较重问题：30个工作日内整改

-重大问题：60个工作日内整改

3.责任落实：明确整改责任人、整改措施、整改时限。

4.复核要求：整改完成后由内控合规部复核，确认整改效果。

5.问责机制：未按期整改或整改无效的，追究相关责任。

7.4持续改进流程

1.改进建议来源：考核结果、审计发现、业务需求、客户反馈。

2.评估流程：内控合规部组织相关部门评估改进建议的可行性及必要性。

3.审批权限：改进方案需经总经理办公会审议。

4.跟踪机制：IT部负责改进方案的落地实施，内控合规部负责跟踪效果。

5.评估周期：每半年评估一次改进效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

1.奖励情形：

-优秀管理：制度执行优秀、风险防控有效

-优秀团队：业务量突出、效果显著

-优秀个人：提出合理化建议、防止重大风险

2.奖励类型：

-精神奖励：通报表扬、荣誉称号

-物质奖励：奖金、实物

-晋升奖励：优先晋升、岗位调整

3.奖励标准：

-优秀管理：奖励金额根据节约成本或防止损失金额的10%-20%

-优秀团队：奖励金额根据团队绩效的5%-10%

-优秀个人：奖励金额根据个人贡献的1%-5%

4.申报程序：

-提出申请：内控合规部或相关部门提出申请

-初步审核：内控合规部审核

-最终审批：总经理办公会审批

5.公示要求：奖励结果公示不少于3个工作日。

6.发放程序：经审批后由财务部发放，并纳入个人档案。

8.2违规行为界定

1.分类标准：

-一般违规：违反程序、轻微差错

-较重违规：违反制度、造成一定损失

-严重违规：违反法律法规、造成重大损失

2.具体情形：

-一般违规：未按要求填写表单、流程超期未补办

-较重违规：未经审批发放赠品、使用不当赠品进行营销

-严重违规：利用赠品进行商业贿赂、泄露商业秘密

3.判定标准：根据违规情节、造成损失、主观故意程度判定。

4.风险等级：高价值赠品违规为高风险，普通赠品违规为低风险。

8.3处罚标准与程序

1.处罚类型：

-警告：一般违规

-记过：较重违规

-待岗：严重违规

-解除劳动合同：重大违规

2.处罚标准：

-警告：对事不对人，口头警告或书面警告

-记过：通报批评，取消年度评优资格

-待岗：暂停岗位工作，待岗期间工资减半

-解除劳动合同：严重违规或屡教不改的

3.处罚程序：

-调查取证：内控合规部调查取证

-告知：书面告知当事人违规事实及处罚依据

-审批：部门负责人→分管副总→总经理审批

-执行：人力资源部执行处罚

4.合法合规：处罚必须符合国家法律法规及公司制度。

8.4申诉与复议

1.申诉条件：对处罚不服的，可在收到处罚通知后3个工作日内提出申诉。

2.申诉程序：

-提出申请：书面提出申诉申请及理由

-受理：人力资源部受理申诉

-调查：人力资源部组织调查

-复议：总经理办公会复议

3.复议时限：收到申诉后5个工作日内出具复议结果。

4.结果应用：复议结果作为最终处理依据。

5.留存痕迹：全程保留书面材料及电子记录。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

1.重大风险识别：

-商业贿赂风险：利用赠品进行不当利益输送

-产品安全风险：赠品存在安全隐患

-品牌声誉风险：赠品引发负面舆情

2.应急预案：

-商业贿赂预案：立即停止违规行为，调查取证，严肃处理

-产品安全预案：立即召回问题产品，通知客户，承担赔偿责任

-品牌声誉预案：启动危机公关机制，发布声明，承担责任

3.应急组织机构：成立应急小组，由总经理担任组长，相关部门负责人参加。

4.响应流程：发现-报告-评估-处置-复盘。

5.资源保障：建立应急专项资金，确保应急处置及时有效。

9.2例外情况处理

1.例外场景：

-自然灾害：地震、洪水等不可抗力因素

-重大突发事件：疫情、战争等

-国际关系：涉及外交关系等特殊事项

2.处理流程：

-提出申请：业务部门提出例外申请

-风险评估：内控合规部进行风险评估

-审批：总经理办公会审批

3.审批权限：金额超过10万元的例外申请需经董事会审批。

4.痕迹留存：所有例外处理需留存书面记录及电子痕迹。

5.纳入优化：例外处理情况纳入制度优化范围。

9.3危机公关与善后

1.责任主体：市场部牵头，公关部配合，法务部支持。

2.沟通口径：由法务部制定统一口径，市场部负责发布。

3.发布流程：内部通报