化工公司财务内控优化办法

化工公司财务内控优化办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本《化工公司财务内控优化办法》依据以下法律法规、行业标准及国际公约制定：

（1）中华人民共和国《公司法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》等国内法律法规；

（2）中国证监会、财政部、国资委等监管机构关于化工行业财务内控的专项要求；

（3）ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等行业通用标准；

（4）联合国《关于化学品管理国际公约》（如《斯德哥尔摩公约》）、REACH法规等国际合规要求；

（5）公司《企业内部控制手册》《国际化经营合规管理纲要》等内部战略文件。

1.1.2目的与痛点

为解决化工行业财务内控中存在的流程冗余、风险暴露、跨境合规不足等痛点，本制度旨在通过“价值创造、风险防控、效率提升”三维目标，实现“制度-流程-表单-责任”四维闭环管理，具体目标包括：

（1）规范化工业务全生命周期财务管控标准，降低操作风险；

（2）优化审批效率，适配跨国业务敏捷决策需求；

（3）强化合规管理，覆盖环保、安全等专项风险；

（4）构建数字化内控体系，支持智能化风险预警。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有化工业务板块（包括原料采购、生产制造、产品销售、研发投入、环保投入等），延伸至所有关联方（供应商、客户、合作单位、外包团队等）。

1.2.2适用对象

（1）决策层：股东会、董事会、总经理及专项决策委员会；

（2）执行层：财务部、内控部、采购部、生产部、销售部等业务部门及所有岗位员工；

（3）监督层：审计部、合规部、纪检监察部；

（4）例外场景：经批准的境外子公司独立核算业务、战略级并购重组等可申请豁免审批，但需经财务总监专项核准。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有财务内控活动须符合《证券法》《环境保护法》《安全生产法》等法律法规及化工行业特殊监管要求。

1.3.2权责对等原则

财务授权与业务责任严格匹配，每项管控措施对应具体责任主体（部门+岗位）。

1.3.3风险导向原则

重点管控环保处罚、安全生产、汇率波动等化工行业高风险领域，实施差异化管理。

1.3.4效率优先原则

优化审批层级，推行电子化审批，审批时限原则上不超过3个工作日。

1.3.5持续改进原则

每季度评估内控有效性，结合行业监管动态、业务变化调整制度。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性制度，属于公司内部控制三级文件，与《财务报销管理办法》《采购合同管理办法》《全面风险管理手册》等制度形成矩阵式管控体系。若条款冲突，以本制度为准，重大事项需经总法律顾问会审。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司内控管理架构分为决策层、执行层、监督层三层：

（1）决策层通过董事会下设“财务内控委员会”统筹管控策略，制定重大政策；

（2）执行层由财务部、内控部等职能部门落实具体标准，业务部门负责流程执行；

（3）监督层通过审计部、合规部实施独立检查，纪检监察部开展专项监察。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最高审批权，包括年度预算（金额超5000万元）、重大资产处置（金额超1亿元）、境外投资等事项。

2.2.2董事会

负责审批财务内控战略，监督内控委员会工作，重大风险事件需及时审议。

2.2.3总经理办公会

审批季度预算、年度预算执行调整，决策金额1000万元-5000万元区间事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1财务部

（1）主责：预算编制与执行监控、财务报表编制、资金支付审批；

（2）配合：配合内控部开展财务专项审计，提供风险点清单。

2.3.2内控部

（1）主责：建立内控评价体系，实施季度自查；

（2）配合：参与跨部门流程优化，提供数字化工具建议。

2.3.3业务部门

（1）主责：执行预算执行、合同审批、成本核算等操作标准；

（2）配合：每月向财务部提交业务合规报告。

2.4监督机构与职责

2.4.1审计部

（1）主责：每年开展1次专项审计，重点覆盖环保投入、安全生产费用；

（2）配合：审计结果提交董事会审议。

2.4.2合规部

（1）主责：建立化工行业专项合规库，实施境外业务合规审查；

（2）配合：向内控部提供监管动态更新。

2.5协调与联动机制

设立“内控月度联席会”，由财务部、内控部、审计部轮值主持，解决跨部门争议。境外业务需增加“属地合规联络员”，负责传递当地环保、安全法规要求。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标设定

（1）预算偏差率≤5%；

（2）环保罚款率0；

（3）合同违约率≤1%；

（4）ERP系统数据准确率≥99%。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）付款周期≤5个工作日；

（3）采购价格波动率≤8%；

（4）库存周转率≥8次/年。

3.2专业标准与规范

3.2.1化工行业特殊标准

（1）高风险点：

①环保投入需按税法规定足额列支，年度审计时必须提供专项验收报告（高风险）；

②高危化学品采购需双人验收，留存影像资料（中风险）；

③境外环保合规需同步获取当地认证（中风险）。

（2）防控措施：

①环保费用建立专项台账，与供应商签订环保合规协议；

②采购环节嵌入“供应商环境风险评估矩阵”；

③属地合规部定期开展“法规差异比对”。

3.2.2管理工具与方法

（1）管理方法：

①成本核算采用作业成本法，化工分项成本占比需单独披露；

②风险管控使用风险矩阵（R=风险可能性×影响程度），R≥7需升级管控。

（2）管理工具：

①ERP系统需对接环保数据库，自动校验排污许可有效性；

②OA系统嵌入电子签章，实现跨国合同双方法定代表人电子签名。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

化工业务财务流程按“申请-审批-执行-归档”四步闭环设计：

（1）申请环节：业务部门填写《化工专项业务申请表》，需附环保部、安全部的前置审核意见（如化工产品生产需附安全生产评估报告）；

（2）审批环节：财务部根据金额/风险等级分三级审批（部门经理→总监→财务总监），特殊事项需经内控部技术核查；

（3）执行环节：资金支付需ERP系统自动校验供应商资质（有效期、环保认证）；

（4）归档环节：电子化审批流自动生成电子档案，纸质档案由档案室双备份保存。

4.2子流程说明

4.2.1化工环保投入流程

（1）特殊控制点：年度预算前需取得环保部门“年度排污许可”；

（2）操作细则：财务部每月比对环保支出与台账数据，差异超5%需追溯责任。

4.2.2境外采购审批流程

（1）特殊控制点：需同时满足国内《安全生产法》及进口国REACH法规要求；

（2）表单要求：附第三方检测机构出具的“化学品安全评估报告”。

4.3流程关键控制点

（1）环保投入审批点：环保部出具“合规证明”；

（2）危险化学品采购点：安全部提供“操作风险评估表”；

（3）跨国支付点：合规部提交“外汇合规证明”。

4.4流程优化机制

每年6月开展全流程复盘，优先优化高频风险点：

（1）优化方向：电子发票自动验真、ERP与财务系统自动对账；

（2）跟踪要求：内控部每月出具《流程优化执行报告》。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额等级+岗位层级”三维分配权限：

（1）采购权限：

①常规采购（金额≤50万元）由采购部经理审批；

②环保采购（金额≥100万元）需财务总监联合合规部审批；

③境外采购（金额≥200万元）需总经理办公会审议。

（2）支付权限：

①日常费用（金额≤10万元）由财务部主管审批；

②大额支付（金额≥500万元）需财务总监双人复核。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：

①金额≤20万元：部门经理审批；

②金额20万元-500万元：财务总监审批；

③金额≥500万元：总经理审批。

（2）审批时限：紧急事项加急通道，但需在1个工作日内完成风险评估。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需填写《财务授权书》，明确授权期限（最长1年）；

（2）临时代理：最长15个工作日，需直属上级签字确认。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需提交《紧急事项说明》，附风险评估报告；

（2）权限外审批：需补办审批流程，原审批人需签署《越权说明》。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：所有申请表需附“风险自查栏”，未勾选的需注明原因；

（2）痕迹留存：ERP系统自动生成电子痕迹，关键节点需手工补录操作日志。

6.2监督机制设计

（1）三位一体监督：

①日常监督：内控部每月抽查10%业务单据；

②专项监督：审计部每季度覆盖1个化工板块；

③突击检查：合规部对境外子公司每年不少于2次。

（2）嵌入关键环节：环保费用审批需同步核查“环保检测报告”，跨国支付需验证“外汇备案函”。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

①专项审计：每年1次（覆盖环保投入）；

②日常检查：每月≥3项业务流程。

（2）审计程序：审计部需提前一周发布审计计划，被审计单位需提交《自查报告》。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告、季度分析、年度总结；

（2）报告内容：含“风险事件发生数、金额、整改完成率、制度优化建议”。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：财务合规率40%、流程效率30%、风险控制30%；

（2）考核对象：部门年度考核、个人季度考核，与绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核+季度复盘+年度审计；

（2）评估方法：数据统计占60%，现场核查占40%。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

①一般问题：7个工作日内整改；

②重大问题：30个工作日内整改；

③紧急问题：3个工作日内整改。

（2）问责要求：整改不力需通报批评，主管领导承担管理责任。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统设立“制度优化建议箱”；

（2）评估标准：需经内控部技术评估，董事会审议通过后方可实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

①连续6个月零环保处罚；

②发现重大风险并阻止损失超100万元；

③制度优化效果显著（如审批时效缩短50%）。

（2）奖励程序：部门提名→合规部审核→总经理审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程操作（如未填写风险自查栏）；

（2）较重违规：导致小额损失（≤10万元）；

（3）严重违规：造成重大损失（≥100万元）或环保处罚。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚对应：

①一般违规：书面警告；

②较重违规：降级或调岗；

③严重违规：解除劳动合同。

（2）程序要求：需提前3天告知被处罚人，保留书面陈述记录。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出；

（2）复议流程：合规部组织听证，5个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）环保事件预案：

①分级响应：轻度污染启动内部应急预案，重度污染立即上报生态环境部；

②责任分工：环保部牵头，财务部负责应急资金保障。

（2）安全生产预案：

①启动条件：发生人员伤亡或重大设备损坏；

②处置流程：现场隔离→医疗救助→损失评估→舆情管控。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：突发战争、自然灾害、监管政策紧急调整；

（2）处理要求：需提交《例外情况申请表》，附风险评估，经财务总监核准。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：危机公关组由总法律顾问牵头，成员来自合规部、市场部；

（2）境外适配：需聘请当地律师出具“合规合规证明”，避免双重处罚。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司财务内控委员会负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《财务会计制度》（文号：财会〔2020〕10号）；

（2）《化工行业安全生产管理细则》（文号：安监〔2019〕3号）；

（3）《跨国经营合规管