化工公司下属单位财务制度

化工公司下属单位财务制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业会计准则》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《跨国公司财务通则》等国家法律法规及行业标准制定，同时参照《联合国关于跨国公司和社会责任的行为准则》《欧盟通用数据保护条例》等国际公约，确保制度体系与全球运营环境适配。针对化工公司下属单位普遍存在的财务信息孤岛、内控失效、风险预警滞后等管理痛点，核心目标在于通过制度化建设实现财务流程标准化、风险防控体系化、运营效率数字化。

1.1.2核心目标

（1）价值创造：通过预算协同、成本管控与资产优化，提升资金使用效率，支撑业务国际化扩张；

（2）风险防控：构建全流程风险识别与分级管控机制，重点防范环保合规、供应链中断、汇率波动等化工行业特有风险；

（3）效率提升：以数字化工具重构财务流程，实现业务、财务、内控数据同源同步，缩短财务报告周期至8个工作日。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖化工公司所有下属单位（包括但不限于生产基地、研发中心、贸易子公司），业务范围涵盖生产采购、销售物流、研发投入、资本支出等全价值链，适用于所有参与财务活动的正式员工、第三方合作单位及外包服务商。

1.2.2例外场景

（1）涉及国家安全、商业秘密的重大投资决策，可经董事会特别授权启动简化流程；

（2）境外子公司因属地法律冲突需调整的操作，须提交合规评估报告经总法律顾问审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：财务活动必须符合《反洗钱法》《环境保护法》等法律法规及行业规范，高风险业务需通过属地合规审查；

1.3.2权责对等原则：重大财务事项审批权限与责任主体在制度中逐项明确，禁止越权操作；

1.3.3风险导向原则：高风险业务（如金额超500万元采购、剧毒品使用）必须实施双重复核；

1.3.4效率优先原则：除重大风险环节外，常规审批时限不超过3个工作日，通过OA系统自动流转；

1.3.5持续改进原则：每年结合审计结果调整制度条款，优化占比不低于30%。

1.4制度地位与衔接

本制度为集团基础性财务制度，与《化工公司内部控制手册》《跨国财务报告准则衔接办法》等专项制度形成三级管控体系。冲突条款优先适用本制度，涉及国际业务时以属地法律为准，冲突部分由总法律顾问出具协调函。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司财务管控体系采用“总部统筹-区域协调-单位执行”三层架构。总部财务部统筹全集团合并报表编制、内控标准制定；区域财务中心负责跨国子公司属地化协调；下属单位设立财务科，与生产、采购等部门形成业务协同矩阵。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：年度预算审批（金额超2亿元需股东会审议）、重大资产处置（金额超10亿元）、并购重组方案；

议事规则：重大事项需2/3以上股东出席，决策需同时满足境内股东占权50%+境外股东占权40%的最低比例要求。

2.2.2董事会

决策范围：季度经营预算调整、境外子公司高管薪酬、内控整改方案；

职责：通过审计委员会监督财务制度执行，每月听取内控部专项报告。

2.3执行机构与职责

2.3.1总部财务部

主责：制定财务标准、复核境外子公司合并报表；

岗位职责：

（1）合并报表组：负责欧盟子公司IFRS转换的月度数据校验；

（2）内控组：每年开展3次以上化工行业特有风险测试（如危化品运输合规性）。

2.3.2下属单位财务科

主责：执行预算编制、付款审批、凭证归档；

关键衔接：采购部提交的危化品采购单需经生产部与安全科双重签字，财务科方可审核。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

监督范围：采购合同条款合规性（重点监控环保责任条款）、费用报销双签制度落实情况；

方式：每季度抽查20%付款凭证，使用OCR系统自动识别发票风险特征。

2.4.2审计部

监督范围：境外子公司收入确认政策执行（如东南亚子公司收入归属时区差异）；

方式：结合数据分析（如美国子公司节假日销售额异常波动）开展专项审计。

2.5协调与联动机制

建立“财务-法务-供应链”联席会议制度，每月解决跨国采购中的汇率风险对冲方案。针对东南亚业务，增设“属地财务联络员”岗位，负责协调泰国子公司与区域中心的信息同步。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：研发投入产出比不低于1:15，存货周转率≥8次/年；

KPI：

（1）合同审批时效≤3个工作日（含境外法律顾问意见反馈）；

（2）环保罚款率≤0.5%（年度统计）。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购管理

标准：危化品采购必须符合REACH法规，供应商需通过ISO14001认证；

风险点：

（1）高风险点（金额超100万元采购）：需3级审批（采购部+安全科+财务科）；

（2）中风险点（金额10-100万元）：2级审批，附环境风险评估报告；

防控措施：建立供应商黑名单（含环保处罚记录），动态更新。

3.2.2费用报销

标准：境外差旅费报销需提供当地税务合规证明，美国子公司需附W-9文件；

风险点：

（1）高风险点（非标准报销）：需总经理签字授权；

（2）中风险点（超额招待费）：需附会议议程证明；

防控措施：OA系统自动校验发票合规性（如韩国发票抬头必须为法人）。

3.3管理方法与工具

采用PDCA循环管理研发费用：

（1）Plan：预算阶段通过ERP系统设置分摊规则；

（2）Do：使用CRM模块跟踪专利申请进度；

（3）Check：内控部每季度抽查专利费用归集准确性；

（4）Act：调整日本子公司研发费用资本化标准。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

资金支付流程：采购申请→技术部确认需求→安全科评估风险→财务科复核预算→付款审批→银行执行→凭证归档。

4.2子流程说明

（1）危化品运输审批：需附运输商资质认证、保险保单扫描件，财务科审核时通过API对接中国海事局数据库验证船舶合规性；

（2）出口退税申报：需与海关系统数据自动匹配，差异部分需税务科人工干预。

4.3流程关键控制点

4.3.1合同审批控制

（1）高风险点：金额超2000万元涉外合同需经法律部+财务部双签；

（2）防控措施：使用电子签章系统强制签署保密条款，留存操作日志。

4.3.2付款执行控制

（1）高风险点：紧急采购付款需经财务总监复核；

（2）防控措施：设置付款限额动态调整机制（如美元汇率突破7.2时自动触发预警）。

4.4流程优化机制

每年结合RPA机器人测试结果优化流程，2023年已通过RPA自动处理泰国子公司增值税申报流程，效率提升60%。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）采购权限：

金额≤50万元→采购科经理；

50万元<金额≤200万元→分管副总经理；

金额>200万元→总经理；

（2）境外投资权限：

金额≤500万美元→董事会；

金额>500万美元→股东会。

5.2审批权限标准

常规审批路径：基层单位→区域中心→总部财务部；

特殊路径：重大环保投入→安全科→法务部→财务总监。

5.3授权与代理机制

授权期限最长不超过1年，需在OA系统备案，临时代理需提供授权书扫描件。

5.4异常审批流程

紧急采购（金额超100万元）需附《应急采购评估表》，表内需列明延误损失测算，由总会计师审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

所有电子表单必须使用公司统一制式模板，报销单需嵌入“人脸识别+发票OCR”双重校验模块。

6.2监督机制设计

构建“线上+线下”双轨监督：

（1）线上：财务共享中心通过数据看板监控月度费用超标单位；

（2）线下：内控部每季度抽取10%凭证实施“盲抽”。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年覆盖至少2家境外子公司，重点审计收入确认政策；

（2）日常检查：每月抽查危化品库存账实核对记录。

6.4执行情况报告

季度报告需包含：

（1）数据项：采购合同逾期率（目标≤5%）、费用超标单位排名；

（2）风险项：环保处罚金额环比变化；

（3）改进项：韩国子公司ERP系统升级后的效率提升数据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）财务指标：资金周转天数≤90天（权重40%）；

（2）合规指标：重大风险事件发生次数（权重30%）；

（3）效率指标：ERP系统上线后凭证处理时间（权重30%）。

7.2评估周期与方法

月度评估由财务共享中心完成，季度评估由总部财务部牵头，年度评估需提交董事会审议。

7.3问题整改机制

7.3.1一般问题：按“责任部门→限期整改→内控部复核”路径处理；

7.3.2重大问题：启动“整改专项组”机制，由分管副总裁牵头。

7.4持续改进流程

每年12月通过“制度意见征集系统”收集反馈，由内控部评估后提交总会计师办公会决策。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续6个月预算达成率超105%的部门，奖励金额=超额利润×5%；

（2）程序：财务部每月提交候选名单，由人力资源部公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）严重违规：伪造发票金额超50万元；

（2）较重违规：超额招待费未附会议记录；

（3）一般违规：报销单电子签章错误。

8.3处罚标准与程序

对应处罚：

（1）严重违规→解除劳动合同；

（2）较重违规→降级+罚款不超过当月工资的50%；

（3）一般违规→通报批评+取消季度评优资格。

8.4申诉与复议

申诉材料需在收到处罚决定后5个工作日内提交至纪委办公室，由审计部复核。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）环保事故预案：启动时按“现场隔离→属地监管→总部协调”三级响应；

（2）汇率风险预案：通过远期合约锁定美元兑人民币汇率波动区间（不超过7.0-7.5）。

9.2例外情况处理

例外申请需附《例外业务影响评估表》，列明业务中断时间与潜在损失，由财务总监审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，法务部提供法律支持；

（2）属地适配：泰国子公司需聘请当地公关公司配合媒体沟通。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由集团财务部负责解释，重大修订需提交审计委员会审议。

10.2相关制度索引

（1）《化工公司内部控制手册》（文号2022-HF-001）；

（2）《跨国子公司财务报告准则衔接办法》（文号2022-HF-002）。

10.3修订与废止程序

修订草案需经财务部内部评审（比例≥80%同意