某家具公司供应商管控方案（规则）

某家具公司供应商管控方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照《ISO9001质量管理体系标准》《OECD国际采购指南》等行业标准及国际公约，结合《某家具公司供应商管控管理办法》内部战略要求制定。针对当前供应商管理中存在的质量波动、交付延迟、价格虚高、合规风险等痛点，核心目标在于通过规范流程、强化风险防控、提升采购效率，构建价值创造与高效运营的平衡体系，支撑公司国际化经营战略实施。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及供应商选择、评估、合同签订、履约监控、绩效管理等业务活动，覆盖采购部、质量部、财务部、技术部、法务部等相关部门及全体正式员工。外包服务单位、合作单位等关联方均需参照执行。例外场景包括战略级核心供应商的特别约定，需经总经理办公会审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守法律法规及行业规范，禁止任何违法违规采购行为。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位职责，责任与权力相匹配。

1.3.3风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控策略。

1.3.4效率优先原则：优化流程节点，减少冗余审批，提升响应速度。

1.3.5持续改进原则：定期复盘，动态调整，确保制度适应性。

1.3.6平等自愿原则：所有合同签订须遵循平等、公平、诚信原则。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性制度，处于公司制度体系二级层级，与《公司采购管理办法》《财务审批制度》《内控手册》《供应商分级管理办法》等制度形成互补。制度冲突时，以本制度为准，重大事项需报董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司供应商管控体系分为决策层、执行层、监督层三层。决策层由董事会采购委员会负责重大供应商战略决策；执行层由采购部牵头，质量部、技术部等部门协同实施；监督层由内控部、审计部实施内部监督，合规部负责涉外业务合规性审查。各层级通过例会、专项报告及信息共享机制实现联动。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会采购委员会：负责制定供应商战略规划、审批年度采购预算、授权重大合同金额（≥500万元人民币）。

2.2.2总经理办公会：审批年度供应商分级目录、处理重大供应商纠纷、授权特殊采购事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：主责供应商全生命周期管理，包括寻源、评估、合同执行、绩效分析。

2.3.2质量部：负责供应商质量体系审核，产品入厂检验标准制定与监督。

2.3.3技术部：负责技术参数评审，主导供应商技术能力评估。

2.3.4财务部：负责价格谈判、付款审核，监控资金使用合规性。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责供应商管控内控节点设计，如合同审批时效监控、履约率分析。

2.4.2审计部：每年开展至少一次专项审计，重点核查合同履行、回款合规性。

2.4.3合规部：针对跨国供应商实施属地合规审查，包括劳工、环保等。

2.5协调与联动机制

建立“月度供应商联席会议”制度，采购部牵头，每月首周召开。涉外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外机构、合规部、采购部组成，确保符合当地法律法规。

第三章供应商专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1年度目标：供应商合格率≥95%、合同履约率≥98%、价格降本率≥2%。

3.1.2核心KPI：合同审批时效≤3个工作日、供应商回访频次≥每季度一次、重大质量投诉率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1质量标准：依据ISO9001及公司《产品检验规范》制定，高风险供应商（如核心木料供应商）需通过第三方认证。

3.2.2合规标准：涉及欧盟市场的供应商需符合GDPR要求，标注中风险（环保认证）。

3.2.3技术标准：定制类供应商需提供3D建模文件，标注高风险（技术保密）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环管理，全生命周期划分为“引入-发展-成熟-淘汰”四阶段。

3.3.2管理工具：通过ERP系统实现供应商信息电子化，OA系统支撑合同审批，CRM系统记录绩效评估。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

供应商管理主流程分为“寻源-评估-签约-履约-评价”五环节。寻源阶段由采购部通过公开征集或定向邀请发起，质量部、技术部同步参与技术评审；评估阶段需完成ISO9001认证审查（中风险）；签约阶段由财务部核对价格条款（高风险）；履约阶段通过ERP系统监控交付进度；评价阶段由采购部汇总形成年度报告。

4.2子流程说明

4.2.1紧急采购子流程：适用于断供应急场景，采购部直接发起，绕过技术评估环节，但需3日内补充评估报告，标注高风险。

4.2.2跨国采购子流程：需经合规部属地合规审查，增加法律翻译环节（中风险）。

4.3流程关键控制点

4.3.1寻源控制点：采购部需通过至少3家供应商比价（中风险）。

4.3.2评估控制点：技术部需出具书面技术评估意见（高风险）。

4.3.3履约控制点：质量部每月抽查入库产品比例不低于5%（中风险）。

4.4流程优化机制

每年第四季度由内控部牵头开展全流程测评，评估指标包括流程节点数量、平均耗时、异常率等，优化方案需经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按“金额+层级”划分：采购部经理审批金额≤50万元（常规权限）；分管副总审批50-200万元（特殊权限）；总经理审批≥200万元（重大权限）。技术评估权限由技术总监统一授权。

5.2审批权限标准

常规采购合同按“采购部审核-财务部价格复核-总经理审批”路径执行；金额≥200万元的合同需经董事会采购委员会审议。禁止越权审批，审批超期自动转入督办流程。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年。临时代理需提供授权书扫描件，代理期限最长15个工作日，结束后3个工作日内撤销。

5.4异常审批流程

紧急采购需加急通道，由采购部提交《紧急采购申请表》，附风险评估报告，经分管副总审批后执行。所有异常审批需纳入《异常采购台账》，审计部定期核查。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

所有供应商信息需录入ERP系统，包括营业执照（电子版）、ISO认证（扫描件）、价格协议（附件）。纸质文件需归档至档案室，电子文件与纸质文件同步保存。

6.2监督机制设计

内控部通过“系统数据抽查+现场核查”方式实施监督，每月抽查30家供应商的合同执行情况，嵌入三个关键内控环节：合同条款合规性审核、付款节点监控、履约率统计。

6.3检查与审计

日常检查由内控部每月开展，专项审计由审计部每年实施，重点核查：供应商资质有效性、价格异常波动、环保合规性。审计结果需形成《审计报告》，明确整改时限。

6.4执行情况报告

采购部每月向总经理办公会提交《供应商管控执行报告》，内容含：新增供应商数量、合同执行偏差率、重大投诉事件、优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

采购部考核指标包括：供应商合格率（权重40%）、采购周期（权重20%）、价格降本（权重30%）、合规事故（权重10%）。技术部考核供应商技术支持响应时效。

7.2评估周期与方法

月度评估由内控部汇总数据，季度评估由采购委员会召开评审会，年度评估纳入公司全面预算管理。

7.3问题整改机制

整改流程为“问题登记-责任部门提交方案-审批-执行-复核”。一般问题整改时限≤7个工作日，重大问题≤30个工作日，逾期未整改的由审计部发起问责。

7.4持续改进流程

基于考核、审计、业务变化建立《制度优化建议池》，由合规部每季度评估，重大建议提交董事会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：供应商连续三年质量零投诉、重大技术突破、价格显著优于市场。奖励标准：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金）、晋升机会。程序为：采购部申报-法务部审核-总经理审批-人力资源部公示。

8.2违规行为界定

按违规程度分为：一般违规（如未及时更新供应商信息）、较重违规（如未执行技术评估）、严重违规（如泄露商业秘密）。

8.3处罚标准与程序

一般违规通报批评，较重违规扣减年度绩效分，严重违规解除劳动合同并追究法律责任。程序为：调查取证-告知当事人-审批处罚-申诉期（3个工作日）。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3个工作日内提交书面申请，由人力资源部受理，15个工作日内作出复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对断供风险制定《供应商中断应急预案》，明确：1）启动条件（核心供应商断供）、2）应急组织（采购部牵头，技术部、供应链部协同）、3）替代方案（3日内启动备选供应商）、4）资源保障（启动备用信贷额度）。

9.2例外情况处理

例外场景包括：突发自然灾害影响、政府强制干预。需提交《例外采购申请表》，附风险评估报告，经总经理审批。

9.3危机公关与善后

重大合规事件由法务部牵头，制定《危机公关方案》，明确：1）责任主体（合规部）、2）沟通口径（法务部制定）、3）发布流程（经董事会审批后对外发布）、4）善后措施（支付违约金、索赔）。跨国场景需适配当地法律，如欧盟GDPR要求需向监管机构报告。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司合规部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

-《公司采购管理办法》文号：ZGFW-2023-005

-《财务审批制度》文号：ZGFW-2022-012

条款对应关系：3.2.1条款对应《ISO9001质量管理体系标准》4.2.1条款对应《紧急采购应急预案》。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会或总经理办公会审议，修订后通过公司官网发布，发布前开展全员培训。废止制度需公告，同时归档至档案室。

10.4生效与实施日期

本制度自2023年10月1日起生效，设置30天过渡期