某服装公司跨界合作管理规范

某服装公司跨界合作管理规范第一章总则

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国网络安全法》等国家法律法规，参照《联合国跨国公司行为守则》《OECD国际商务指南》等行业标准及国际公约，结合公司“全球化布局、品牌化发展、数字化转型”战略需求，针对服装公司跨界合作中存在的流程混乱、风险积聚、效率低下等管理痛点，旨在通过规范管理、强化管控、提升协同，实现价值创造、风险防控与效率提升的核心目标。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有涉及跨界合作的业务领域，包括但不限于品牌联名、供应链合作、渠道拓展、技术授权、市场并购等。适用对象包括但不限于战略部、采购部、设计部、市场部、法务部、财务部等相关部门，以及正式员工、外包团队、合作单位（供应商、经销商、第三方机构等）。例外场景包括应急采购、金额低于10万元人民币的零星合作等，需经总经理办公会审批备案。

1.3核心原则

本规范遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及所在地法律法规，确保合作行为合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门职责权限，责任与权力相匹配；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不必要的审批环节，提升响应速度；

（5）持续改进原则：基于业务发展、风险变化动态优化制度；

（6）平等自愿原则：跨界合作需遵循平等、公平、诚信的市场规则。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司专项管理制度，处于基础性制度与业务流程制度之间，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》《公司财务审批管理办法》等制度形成协同。若存在冲突，以本规范为准，重大事项需提交董事会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司跨界合作管理实行“董事会主导、总经理统筹、法务合规监督、业务部门执行”的四级管理架构。董事会负责重大合作战略决策；总经理办公会审议合作方案及预算；法务合规部提供法律支持与风险审核；业务部门负责具体执行与协同。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度合作战略及重大合作项目（金额超过5000万元人民币或涉及股权变动）；

（2）董事会：审批年度合作预算、重大合作协议、境外合作方案；设立合作事项专项委员会，由3名独立董事组成，负责风险评估与决策；

（3）总经理办公会：审批金额低于5000万元人民币的合作项目，协调跨部门资源支持。

2.3执行机构与职责

（1）战略部（主责）：负责合作机会发掘、战略规划、供应商评估；

（2）采购部（主责）：负责供应链合作谈判、协议签订、履约跟踪；

（3）设计部（主责）：负责品牌联名产品开发、知识产权保护；

（4）市场部（主责）：负责渠道合作推广、品牌形象维护；

（5）法务部（配合）：提供法律咨询、合同审核；

（6）财务部（配合）：负责预算控制、支付结算、税务合规。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入采购审批、合同履行、支付控制等3个关键内控环节，定期开展流程测试；

（2）审计部：每年至少开展一次专项审计，重点核查合同履约率、资金回款等指标；

（3）合规部：监督境外合作合规性，适配各国数据保护、劳工等法规。

2.5协调与联动机制

建立“月度联席会议+专项协调会”制度。每月由战略部牵头，召集相关部门讨论合作进展；重大事项由总经理指定牵头部门，协调资源保障。境外业务需增设属地法律顾问参与协调机制。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合作成功率：≥90%；

（2）合同审批时效：≤3个工作日；

（3）履约偏差率：≤5%；

（4）合规差错率：≤1‰；

（5）数字化协同率：≥80%（通过ERP、OA系统完成流程）。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：合作产品需符合ISO9001质量体系要求，境外合作需通过目标国认证；

（2）合规标准：签订《反商业贿赂协议》，明确双方合规责任；

（3）技术标准：跨境数据传输需符合GDPR、CCPA等国际公约；

（4）风险等级划分：高（股权合作、跨国并购）、中（品牌联名、供应链合作）、低（渠道拓展、技术授权）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，风险矩阵评估，全生命周期管控；

（2）管理工具：通过ERP系统实现合同管理、预算控制；OA系统完成审批流转；CRM系统记录合作历史。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）合作发起：业务部门提交合作需求，附市场分析、预算方案；

（2）方案审核：战略部、法务部、业务部门联合评估，高风险项目需经合作委员会审议；

（3）协议签订：法务部主导审核，总经理审批；跨境合作需属地法律顾问参与；

（4）执行监控：采购部、财务部跟踪进度，市场部协调推广；

（5）归档管理：档案室统一归档，电子文件同步上传OA系统。

4.2子流程说明

（1）品牌联名子流程：需通过双方市场部、设计部联合论证，知识产权协议需经公证；

（2）供应链合作子流程：需签订《反垄断承诺书》，定期开展供应商风险评估；

（3）跨境支付子流程：需通过SWIFT系统，明确汇率风险对冲方案。

4.3流程关键控制点

（1）需求评估：高风险合作需经法务部双重审核；

（2）协议签订：跨境协议需经公证认证；

（3）支付控制：大额支付需经财务部现场核查。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头，组织相关部门开展流程复盘，次年3月前完成优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型：品牌联名（高）、供应链合作（中）、渠道拓展（低）；

（2）金额/等级：金额超过1000万元人民币为高，500万元-1000万元为中等，500万元以下为低；

（3）岗位层级：高管审批高价值合作，部门负责人审批中等合作，业务骨干审批低价值合作。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：业务部门提交需求→部门负责人审批→分管副总复核；

（2）特殊审批：金额超过2000万元需董事会审批，紧急项目经总经理特批；

（3）越权禁止：审批人需在权限范围内操作，系统自动拦截越权申请。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年，临时代理需直属上级签字。

5.4异常审批流程

紧急审批需附《应急说明》，经分管副总签字；权限外审批需提交《特殊申请报告》，附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：通过OA系统提交需求，ERP系统管理合同；

（2）表单填报：电子表单需双人复核；

（3）痕迹留存：电子文件与纸质文件同步归档，重要环节需录音录像。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查合同执行情况；

（2）专项监督：审计部每季度开展合作项目审计；

（3）突击检查：合规部每月随机抽取业务部门检查执行率。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少1次，日常检查每月不少于1次；

（2）检查方式：数据比对、现场核查、访谈验证；

（3）审计报告：需形成正式报告，明确整改要求，逾期未改追究责任。

6.4执行情况报告

每月5日前由业务部门提交报告，含合作数量、金额、风险事件、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI指标：合作成功率、合同履约率、合规差错率；

（2）定性指标：创新性合作占比、跨部门协同效率；

（3）权重设置：战略类合作权重50%，运营类30%，合规类20%。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：月度考核、季度评估、年度审计；

（2）评估方法：数据统计、第三方评估、内部打分。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题7个工作日内整改，重大问题30日内整改；

（2）责任追究：逾期未改追究部门负责人责任。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计发现、业务需求，每月更新制度细节。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：创新合作、超额完成目标、风险防控突出；

（2）奖励标准：精神奖励+物质奖励（最高不超过年薪20%）；

（3）程序要求：部门提名→分管副总审核→总经理批准→公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：流程错误、轻微延误；

（2）较重违规：合同漏洞、轻微损失；

（3）严重违规：重大法律风险、重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：警告→降级→解除合同；

（2）程序要求：调查取证→告知→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

（2）复议流程：合规部受理→调查→5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：设立危机处理小组，由总经理担任组长，法务部、公关部、业务部门负责人为成员；

（2）响应流程：发现风险→启动预案→控制损失→发布口径→复盘总结。

9.2例外情况处理

例外申请需经总经理办公会审批，附《例外风险评估报告》。

9.3危机公关与善后

（1）境外危机需通过属地律师协调；

（2）境内危机需通过官方渠道发布，配合媒体沟通。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由公司法务合规部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》第5.3条；

（2）《公司合同管理办法》第3.1条；

（3）《公司财务审批管理办法》第4.2条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件