纺织公司销售合同规范制度

纺织公司销售合同规范制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国合同法》、《企业内部控制基本规范》及相关行业规范制定，同时参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）等国际公约，旨在规范纺织公司销售合同管理行为，防范经营风险，提升合同履约效率，支撑企业国际化战略实施。当前企业合同管理存在流程分散、风险识别不足、跨部门协同效率低下等痛点，核心目标在于通过制度化管理实现合同全生命周期管控，保障企业资产安全与商业利益。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及销售业务的合同签订、履行、变更、解除及归档管理活动，覆盖销售部、财务部、法务部、仓储部等相关部门及全体员工。具体适用对象包括但不限于销售经理、客户经理、合同管理员、财务审批人员、法务顾问等岗位。外包服务单位及合作单位参与合同执行的行为纳入管理范畴。例外场景包括金额低于人民币500元且无法律风险的小额采购合同，此类合同可由业务部门直接备案，无需履行审批程序，但需报法务部季度汇总审核。重大涉外合同需经总经理办公会审批，审批权限由董事会授予。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保合同条款合法有效；

（2）权责对等原则：明确各岗位职责与权限，责任主体与权力范围相匹配；

（3）风险导向原则：重点关注金额超过人民币500万元的重大合同及涉外合同，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过流程优化与数字化工具提升审批效率，合同签订后3个工作日内完成关键条款审核；

（5）持续改进原则：每年结合业务变化及审计结果修订制度，优化管理标准。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》、《财务审批管理办法》、《法务合规工作指引》等制度形成协同。若存在冲突，以本制度为准，但涉及国际法律适用时，以《联合国国际货物销售合同公约》优先。制度修订需经内控部备案，确保与公司整体治理框架一致。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理遵循“董事会-总经理-业务部门-监督部门”四级管控架构。董事会负责重大合同战略审批；总经理办公会决策金额超过人民币1000万元的合同及涉外合作项目；业务部门负责合同具体执行；内控部、审计部实施过程监督，确保制度落地。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议金额超过人民币5000万元的战略合作合同及重大并购协议；

（2）董事会：审批金额超过人民币1000万元的合同、跨境投资合同及重大担保事项，设立合同管理特别委员会处理复杂条款；

（3）总经理办公会：审批金额介于人民币100万-500万元合同及特殊条款约定，每月召开合同风险分析会。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：主责合同草案拟定、客户信用评估（配合财务部）、履约进度监控；

（2）法务部：主责合同法律审核、风险识别，提供合规意见；

（3）财务部：主责合同金额审批、收款确认及账务处理；

（4）仓储部：主责合同货物交付跟踪，确保物流合规。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入合同审批、履约监控两个关键内控环节，每月抽查合同执行情况；

（2）审计部：每年开展合同专项审计，重点关注金额超过人民币200万元的合同；

（3）合规部：负责涉外合同的地方法规适配，建立国际合同合规数据库。

2.5协调与联动机制

设立“合同管理联席会议”，由法务部牵头，每月召集销售、财务、内控等部门，解决跨部门争议。涉外业务增设属地法务支持机制，通过数字化平台实现信息共享。

第三章【销售合同管理标准】

3.1管理目标与核心指标

（1）合同签订及时性：签订流程平均耗时≤3个工作日；

（2）合同履约率：金额超过人民币100万元的合同履约率≥98%；

（3）违约风险率：年度违约合同占比≤0.5%；

（4）合规差错率：金额超过人民币50万元的合同合规差错率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

（1）合同模板管理：建立标准模板库，涉外合同需标注法律适用条款；

（2）风险点管控：

-高风险点：金额超过人民币500万元的合同（对应措施：法律顾问全程参与条款审核）；

-中风险点：跨境合同（对应措施：属地法务预审）；

-低风险点：金额低于人民币10万元的合同（对应措施：业务部门双签确认）。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，应用ERP系统实现合同电子化流转，CRM系统监控客户信用动态。关键数据通过API接口自动同步至财务系统，确保账实一致。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）合同发起：销售部根据客户需求提交合同草案，同步信用评估报告；

（2）合同审核：法务部审核法律条款，财务部审核金额，内控部抽查审批流程；

（3）合同签订：通过电子签章系统完成签署，留存区块链存证凭证；

（4）合同归档：电子合同归档至OA系统，纸质合同交档案室双备份。

4.2子流程说明

（1）涉外合同特殊审批：除常规流程外，需提交目标国法律合规性分析报告；

（2）合同变更流程：重大变更需三方重新审批，并签订补充协议。

4.3流程关键控制点

（1）信用评估控制：签订前60天完成客户信用评级，高风险客户合同需追加抵押；

（2）条款审核控制：法务部审核时间≤5个工作日，延迟提交视为流程失败；

（3）履约监控控制：每月通过CRM系统更新履约进度，逾期30天触发预警。

4.4流程优化机制

每年结合业务量调整审批节点，例如金额低于人民币20万元的合同可简化审核层级。优化建议需经内控部评估，总经理办公会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“金额+业务类型”划分权限：

（1）销售部：金额≤人民币50万元合同初审权；

（2）法务部：金额≤人民币200万元条款审核权；

（3）总经理：金额超过人民币500万元审批权。

5.2审批权限标准

（1）金额审批路径：≤人民币10万元业务部门双签→财务部备案；

（2）涉外合同路径：销售部提交→法务部+国际业务部联合审批→总经理审批。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年，临时代理需直属上级批准。

5.4异常审批流程

紧急合同可申请加急通道，但需附带风险说明书，审批权限上移至分管副总。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）电子合同要求：使用公司授权电子签章平台，禁止私人邮箱传输合同；

（2）痕迹留存要求：系统自动留存审批日志，纸质合同扫描归档，关键节点需双方电子签名确认。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查合同执行情况，重点关注金额超过人民币300万元的合同；

（2）专项监督：审计部每季度核查合同履行效果，审计报告需提交总经理办公会。

6.3检查与审计

（1）财务审计：重点核查合同金额与收款一致性；

（2）法务审计：重点核查条款合规性，每年至少两次。

6.4执行情况报告

每月由法务部汇总合同执行情况，包含金额、履约率、违约事件等指标，报董事会。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部：合同履约率权重40%，审批效率权重30%；

（2）法务部：合规差错率权重50%，响应时效权重20%。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：通过OA系统数据自动生成；

（2）年度评估：结合审计结果，由内控部出具考核报告。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：责任部门7个工作日内整改；

（2）重大问题：启动专项整改小组，最长30个工作日完成。

7.4持续改进流程

基于考核结果修订制度，例如针对履约率低于95%的业务线，增设合同执行培训。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：重大合同突破、风险防控突出贡献等；

（2）奖励程序：部门推荐→法务部审核→总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同条款轻微瑕疵；

（2）较重违规：未按流程审批金额超过人民币100万元合同；

（3）严重违规：未经授权签署金额超过人民币500万元合同。

8.3处罚标准与程序

（1）警告：适用于一般违规；

（2）降级：适用于较重违规；

（3）解聘：适用于严重违规。

8.4申诉与复议

申诉需通过OA系统提交，由人力资源部组织复议，复议结果报总经理审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）违约预案：立即启动合同履行中止程序，法务部协调法律手段；

（2）支付风险预案：财务部暂停支付，销售部重新评估客户信用。

9.2例外情况处理

例外合同需附带《例外申请表》，由分管副总审批。

9.3危机公关与善后

涉外合同纠纷需配合目标国律师处理，善后方案需经国际业务部评估。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第3.2条；

（2）《财务审批管理办法》第4.1条。

10.3修订与废止程