中小学采购流程制度规范

PAGE中小学采购流程制度规范一、总则（一）目的为了规范中小学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合中小学实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于中小学各类物资、服务及工程项目的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开透明，接受学校师生及社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，保证各供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则采购决策应公正，各方应诚实守信，履行各自义务。5.效益优先原则在保证质量的前提下，追求采购资金的最大使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校应成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人及教师代表等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。采购执行部门应配备专业人员，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订、采购验收等环节。（三）相关部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资、服务或工程项目的规格、数量、质量要求等，并对需求的合理性和准确性负责。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付结算等工作。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。4.纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据学校教学、科研、管理等工作需要，结合学校发展规划和财力状况，会同需求部门编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，确保采购资金的足额安排。（二）预算审批采购预算编制完成后，应报学校采购领导小组审议，经学校领导批准后执行。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，采购执行部门应提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额等情况。2.预算调整申请应报学校采购领导小组审批，经批准后方可调整。四、采购需求管理（一）需求调研1.采购执行部门应会同需求部门对采购项目进行充分的需求调研，了解市场供应情况、产品质量、价格水平等信息。2.需求调研可通过查阅资料、实地考察、咨询专家、征求意见等方式进行，确保采购需求的科学性和合理性。（二）需求论证1.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，应组织相关专家进行需求论证。2.需求论证应重点对采购需求的必要性、可行性、合理性等进行评估，提出论证意见。（三）需求确定采购执行部门应根据需求调研和论证结果，会同需求部门确定采购项目的具体需求，包括物资的规格型号、技术参数、服务的内容要求、工程项目的建设标准和规模等。五、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。六、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和条件。2.采购文件应语言规范、表述清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。3.采购文件应合理设置评标标准，确保评标过程的公平公正。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购执行部门负责人审核，确保采购文件的质量。对于重大采购项目的采购文件，还应报学校采购领导小组审核。七、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，制定供应商资格条件，包括供应商的经营范围、资质等级、业绩情况、信誉状况等。2.供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录。（二）供应商选择程序1.采购执行部门应通过发布公告、邀请推荐、供应商库抽取等方式，广泛征集供应商。2.对征集到的供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。3.向符合资格条件的供应商发出采购文件，邀请其参加投标或谈判等采购活动。4.组织开标、评标、谈判等活动，按照评标标准或谈判结果确定中标供应商或成交供应商。（三）供应商管理1.采购执行部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等。2.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，共同推动采购项目的顺利实施。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应报学校法律顾问或相关部门审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。对于供应商在合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决。2.需求部门应按照合同约定，做好验收准备工作，及时组织对采购物资或服务的验收。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应报学校相关部门备案。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行或部分无法履行的，采购执行部门应及时与供应商协商处理，办理合同终止手续。合同终止后，应按照合同约定进行结算和清理。九、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责对采购物资或服务进行验收。验收小组应由需求部门、采购执行部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与。2.验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的质量标准、技术参数、规格型号等要求进行。2.对于国家有强制性标准或行业标准的采购项目，应按照国家相关标准进行验收。（三）验收程序1.供应商交货后，应向验收小组提交验收申请，并提供相关资料，如产品合格证、质量检验报告、使用说明书等。2.验收小组应按照验收标准对采购物资或服务进行现场检查、测试、试用等，核实其数量、质量、规格等是否符合要求。3.验收小组应填写验收报告，记录验收情况和验收结论。验收报告应由验收小组成员签字确认。（四）验收结果处理1.如验收合格，验收小组应出具验收合格证明，采购执行部门应按照合同约定办理付款手续。2.如验收不合格，验收小组应及时通知供应商，要求其限期整改或退换货物。供应商整改或退换货物后，应重新组织验收。如供应商在规定期限内未能完成整改或退换货物，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。十、采购资金管理（一）资金支付1.采购资金应按照采购合同约定的付款方式和时间进行支付。财务部门应严格审核采购发票、验收报告等相关凭证，确保支付资金的真实性、合法性和准确性。2.对于实行国库集中支付的采购项目，应按照国库集中支付制度的规定办理资金支付手续。（二）财务核算1.财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，准确记录采购项目的资金支出情况。2.采购资金的核算应做到账目清晰、账实相符，定期进行财务审计和检查。十一、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应在采购项目完成后，及时对采购档案进行整理和归档。档案整理应按照档案管理的要求，分类编号，装订成册。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与利用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。十二、监督与检查（一）内部监督1.学校采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动的合法性、真实性和效益性，发现问题及时提出整改意见。3.纪检监察部门应加强对采购活动的监督，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。（二）外部监督1.中小学采购活动应接受教育主管部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查。2.采购活动应主动接受社会监督，对于社会公众的投诉举报，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。十三、责任追究（一）违规责任认定1.在采购活动中，如发现采购执行部门、需求部门、供应商等相关方存在违规行为，应按照本制度规范及国家有关法律法规的规定