行业技术交流会资料提交规范指南

行业技术交流会资料提交规范指南一、指南适用范围与参与主体本规范适用于各类行业技术交流会（如年度技术峰会、专题研讨会、技术成果分享会等）中，参会单位、演讲嘉宾及组织方之间的资料提交与管理工作。主要涉及三类主体：资料提交方：包括拟进行技术分享的演讲嘉宾、需提交技术成果或案例的单位代表；资料接收方：交流会组织方指定的资料审核与管理人员；资料使用方：参会听众、技术评审专家及后续资料存档部门。通过统一规范，保证资料内容聚焦技术主题、格式符合展示要求、流程高效有序，保障交流会技术交流质量与资料后续价值。二、资料提交全流程操作步骤（一）资料内容准备与确认明确资料类型根据交流会安排及自身需求，确定需提交的资料类型，主要包括：演讲类资料：主题演讲PPT、技术分享视频（可选，时长建议≤20分钟）、演讲摘要（300-500字）；成果展示类资料：技术论文全文（含摘要、关键词、参考文献）、创新案例说明（含背景、方案、效果、启示）；参会信息类资料：参会人员回执表（含单位、姓名、职务、联系方式、dietary需求等）、单位资质证明（可选，如高新技术企业证书复印件）。内容合规性自查保证内容紧扣交流会主题（如“智能制造技术创新”“数字化转型实践”等），无关内容（如商业广告、非技术性宣传）需删除；技术数据、案例结果需真实可溯源，避免虚构或夸大；涉及合作单位或个人的技术成果，需提前获得相关方授权，避免版权纠纷。（二）资料格式规范调整通用格式要求文件类型：PPT优先使用.pptx格式（兼容性佳），视频优先使用MP4格式（H.264编码），论文文档优先使用PDF格式（避免排版错乱）；字体与字号：PPT标题建议用黑体/微软雅黑，字号≥24号；建议用宋体/思源黑体，字号≥18号；图表文字字号≥16号，保证投影清晰；页面设置：PPT统一采用16:9分辨率（如1920×1080），论文页边距上下2.54cm、左右3.17cm，行距1.5倍；图片与图表：图片分辨率≥300dpi，图表需标注数据来源（如“数据来源：*公司2023年技术报告”），避免模糊或无来源图表。特殊格式补充技术论文需包含中英文标题、作者姓名（*工等）、单位名称、摘要、关键词（3-5个）、（引言、方法、结果、讨论等）、参考文献（按GB/T7714-2015规范标注）；视频需添加开场标题（含演讲主题、演讲人、单位）及结尾致谢页，时长严格控制在要求范围内（如演讲视频15-20分钟，案例视频5-8分钟）。（三）文件命名与整理统一命名规则所有文件及文件夹命名需采用“资料类型-提交单位/人-主题名称-版本号-提交日期”格式，例如：演讲PPT：“演讲-*技术有限公司-工业精度优化技术-V1.0-20240515.pptx”；技术论文：“论文-*工-基于的设备故障诊断模型研究-V2.1-20240518.pdf”；参会回执：“回执-*公司-参会人员信息-20240520.xlsx”。文件夹结构整理按资料类型创建文件夹分类存放，例如：*技术交流会资料提交├──演讲资料│├──主题1_PPT│└──主题2_视频├──成果展示│├──论文│└──案例└──参会信息├──回执└──资质证明（四）资料提交与反馈选择提交方式线上提交：通过会议指定管理系统（如[会议管理系统名称]）或加密邮箱（[指定邮箱地址]）提交，需保留提交成功截图；线下提交：提前3个工作日将U（需标注单位名称及资料主题）提交至组织方办公室，同步发送电子版至指定邮箱。提交时间节点演讲类资料：需在会议开始前7个工作日提交，预留审核及修改时间；参会信息类资料：需在会议开始前5个工作日提交，以便安排物料及席位；临时补充资料：需提前2个工作日提交，并标注“紧急”字样。审核与反馈组织方收到资料后2个工作日内完成审核，通过邮件/系统反馈审核结果：审核通过：确认资料接收，告知后续展示安排；审核不通过：明确修改意见（如“图表数据来源未标注”“PPT字体过小”），提交方需在1个工作日内完成修改并重新提交。（五）资料展示与存档现场展示规范演讲嘉宾需提前30分钟到达会场，拷贝PPT至现场设备，测试音视频播放效果；视频资料需提供备用播放版本（如U盘双备份），避免技术故障导致展示中断。资料存档管理会议结束后，组织方将所有合规资料（含修改后最终版）统一存档，用于：行业技术资料库建设（仅限公开分享内容）；参会人员后续学习交流（需经提交方授权）；技术成果转化参考（仅限非涉密内容）。三、常用资料模板与填写说明（一）参会资料信息表（提交方填写）资料类型文件名称提交单位/人联系方式主题/标题版本号提交日期备注（如加密/涉密）演讲PPT演讲-*工-5G基站节能技术-V1.0.pptx*工56785G基站节能技术应用实践V1.02024-05-15无技术论文论文-*公司-区块链数据安全.pdf*技术有限公司010-5678基于区块链的数据安全防护模型研究V2.02024-05-18涉及部分专利数据，需保密（二）技术演讲摘要模板[示例：基于深度学习的设备预测性维护系统研究]作者：工¹，²单位：1.技术有限公司；2.大学人工智能学院摘要：（300-500字，简述研究背景、核心方法、关键成果及应用价值，避免图表及公式）关键词：预测性维护；深度学习；设备健康管理；故障诊断（三）参会回执表模板单位名称参会人员姓名职务/职称联系方式邮箱参会主题（选填）dietary需求（如无过敏可不填）是否需要住宿安排*技术有限公司*工高级工程师1398765gong*.example智能制造技术无是四、提交过程常见问题与规避建议（一）内容与主题偏离问题：部分资料包含过多商业宣传内容，或未紧扣交流会技术主题。建议：提交前仔细阅读交流会通知中的“技术方向指引”，保证内容聚焦技术创新、方法分享或实践案例，删除非技术性表述。（二）格式不规范导致展示异常问题：PPT字体缺失导致排版错乱、视频编码不兼容无法播放、论文页码缺失等。建议：PPT嵌入字体（“文件”-“选项”-“保存”-勾选“将字体嵌入文件”）；视频使用格式工厂等工具转换为MP4（H.264编码）；论文PDF前检查排版完整性，添加页码。（三）文件命名混乱影响管理问题：文件名使用“新建文档1”“资料最终版”等模糊名称，导致组织方难以分类整理。建议：严格按照“资料类型-单位/人-主题-版本号-日期”规则命名，版本号用“V1.0”“V1.1”等标注修改记录。（四）延迟提交影响整体流程问题：资料未在规定时间内提交，导致组织方无法提前审核、印刷手册或安排展示顺序。建议：根据会议时间节点，提前3-5天完成资料准备，预留突发情况处理时间（如网络故障、内容修改等）。（五）版权与保密疏漏问题：未标注引用数据来源，或提交未公开的专利技术资料，引发版权争议。建议：引用他人数据、图表时，务必注明来源（如“数据来源：*行业