行政执法案卷归档制度

行政执法案卷归档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国行政处罚法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国行政强制法》等法律法规，参照行业档案管理规范及集团母公司关于行政执法监督与档案管理的相关要求，结合企业内部风险防控与业务流程优化实际需求制定。为规范行政执法案卷归档工作，确保归档资料的完整性、准确性与安全性，预防因案卷管理缺失引发的行政责任风险，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在行政执法活动中的案卷管理行为，涵盖但不限于行政处罚、行政许可、行政强制等执法场景，以及与外部监管机构的信息交互流程。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“行政执法案卷专项管理”指对企业依法作出的行政处罚决定、执行程序及归档材料实行全流程标准化管控，包括立卷、归档、保管、利用及销毁等环节的系统化管理活动。（二）“行政执法风险”指因案卷材料缺失、篡改、保管不当或流程违规等可能导致执法行为效力瑕疵、程序违法或承担行政责任的潜在隐患。（三）“行政执法合规”指执法活动严格遵守法律法规及内部管理制度要求，确保执法依据充分、程序正当、材料齐全的规范状态。第四条行政执法案卷管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。（一）全面覆盖原则：所有行政执法事项必须同步建立案卷，实现档案管理的无死角、全覆盖。（二）责任到人原则：明确案卷管理的各级责任主体，建立责任追溯机制。（三）风险导向原则：重点监控高风险执法环节，强化风险前置审查。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化流程与标准。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对行政执法案卷管理工作负总责，承担统筹决策与资源保障责任；分管领导作为直接责任人，负责日常监督、考核与跨部门协调。第六条设立行政执法案卷管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，法务合规部、业务主管部门及档案管理部门负责人为成员。领导小组职责包括：（一）统筹全公司案卷管理制度的制定与修订；（二）协调重大、复杂案件的案卷审核与归档工作；（三）监督评估各级单位案卷管理成效，提出改进要求。第七条公司法务合规部为案卷管理牵头部门，负责：（一）组织制定、修订并解释本制度及配套细则；（二）开展案卷质量抽查，建立问题清单与整改机制；（三）组织全员案卷管理培训，推广最佳实践。第八条业务主管部门（如市场执法部、质量监督部等）作为专责部门，承担本领域案卷的合规审核职责，包括：（一）制定业务场景的案卷材料清单与操作指引；（二）优化执法文书模板，规范证据收集与固定流程；（三）配合法务部门处置案卷合规风险事件。第九条各下属单位及业务部门为案卷管理的基本单元，具体职责包括：（一）落实本单位案卷管理制度，确保执法行为全程留痕；（二）指定专人负责日常材料收集、整理与移交；（三）配合上级单位开展案卷检查与责任追究。第十条基层执行岗位人员（如一线执法人员）须履行以下合规义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确案卷材料真实性、完整性责任；（二）发现材料缺失或风险隐患时，第一时间向直接上级报告；（三）严格执行文书签署、盖章、归档等程序，不得擅自修改或损毁材料。第三章专项管理重点内容与要求第十一条行政处罚决定书制作环节。执法部门须在作出处罚决定前完成以下核查：（一）证据链完整性：确保违法事实、法律依据、处罚裁量基准等材料齐全；（二）程序合规性：经集体讨论或领导审批的会议记录、审批表等需附卷；（三）文书规范性：处罚决定书需按格式模板填写，并由法定代表人或授权人签字盖章。禁止性行为：严禁未达法定立案标准擅自处罚、对同类违法行为存在明显畸轻畸重情形。重点防控点：审查审批权限是否明确，是否存在“人情案”“关系案”。第十二条行政强制措施执行环节。需重点核查：（一）强制措施种类与法律依据一致性：如查封、扣押需提供法定授权文书；（二）程序时限合规性：制作现场笔录、送达法律文书的时间节点需准确记录；（三）财物处置规范性：强制拆除、拍卖等环节需附评估报告与费用结算单。禁止性行为：严禁超范围采取强制措施、擅自处置查封扣押财物。重点防控点：是否存在未按法定程序解除强制措施即放任财物流失的情形。第十三条案卷材料收集与固定环节。要求：（一）电子证据需通过公证或技术鉴定确保证据链安全；（二）视听资料需附带原始存储介质与完整备份；（三）现场勘验笔录需两名以上执法人员在同步录音录像下制作。禁止性行为：严禁伪造、隐匿关键证据，或调取不实的第三方证明材料。重点防控点：电子数据的提取与保存是否符合技术规范，是否存在篡改风险。第十四条外部送达与反馈环节。需规范以下事项：（一）送达方式选择：优先采用直接送达，特殊情形可委托第三方或公告送达；（二）送达凭证完整：需附当事人签收回执或邮寄挂号单复印件；（三）听证程序完备性：若当事人申请听证，需附听证笔录及决定采纳情况说明。禁止性行为：严禁未经当事人确认即视为送达、对听证请求置之不理。重点防控点：是否存在因送达程序瑕疵导致处罚决定被撤销的情形。第十五条案卷归档时限与保管要求。执行标准：（一）简易程序案卷：执法行为终结后三十日内完成归档；（二）一般程序案卷：结案后六十日内移交档案室；（三）特殊案件（如重大违法案件）需永久保存，电子版同步上传监管系统。禁止性行为：严禁擅自销毁案卷材料、将涉密信息存储在不安全载体。重点防控点：温湿度控制、防火防磁措施的落实情况。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制。法务合规部每年第一季度对照最新法律法规开展制度评估，必要时启动修订程序，经领导小组审批后印发。第十七条风险识别预警机制。建立季度风险排查清单，由业务部门填报本领域执法风险点，法务部组织分级评估：（一）一般风险：如文书格式错误，需发布整改通知；（二）重大风险：如程序违法可能引发行政复议，需立即启动专项整改。第十八条合规审查机制。将案卷审查嵌入以下关键节点：（一）执法前：对立案报告、告知书等材料进行预审；（二）执法中：现场核查证据收集程序；（三）执法后：结案前开展案卷完整性复核，实施“未经审查不得归档”硬约束。第十九条风险应对机制。按风险等级启动不同处置流程：（一）一般风险：由业务部门限期整改，法务部跟踪；（二）重大风险：成立由分管领导牵头的事故调查组，形成处置报告并上报领导小组。第二十条责任追究机制。违规情形及处罚标准：（一）材料缺失或篡改：对直接责任人通报批评，情节严重者取消年度评优资格；（二）程序违法：对分管领导诫勉谈话，并扣减部门年度绩效考核分值；（三）造成行政责任：依法依规追究法律责任，并启动内部问责程序。第二十一条评估改进机制。每年开展案卷管理有效性审计，重点评估：（一）案卷合格率：抽查案卷后计算合规项覆盖率；（二）风险处置时效：统计重大风险事件响应与整改周期；（三）制度适用性：收集各级单位改进建议，修订完善配套流程。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障。明确各层级领导责任清单：（一）公司主要负责人：每季度审阅重大案卷管理报告；（二）分管领导：每月抽查下属单位案卷归档情况；（三）部门负责人：直接承担本领域管理责任，签订年度目标责任书。第二十三条考核激励机制。将案卷管理纳入以下考核体系：（一）部门考核：占年度综合评分的10%，重点评估案卷合规率；（二）个人考核：案卷质量与违规次数作为绩效系数，实行“一票否决”制。第二十四条培训宣传机制。建立分层级培训体系：（一）管理层：每半年开展合规履职培训，强调“一把手”责任；（二）中层：每季度学习最新法律法规与制度要求；（三）基层：新员工岗前培训需包含案卷操作规范模块。第二十五条信息化支撑。通过监管系统实现：（一）电子卷宗自动归档，避免纸质材料丢失风险；（二）风险预警智能推送，对高频问题自动标记；（三）跨部门协作在线协同，提高文书流转效率。第二十六条文化建设。开展以下合规文化建设活动：（一）发布《案卷管理合规手册》，图文并茂展示操作要点；（二）每半年开展“优秀案卷评选”，树立示范标杆；（三）全员签署《行政执法承诺书》，强化责任意识。第二十七条报告制度。建立以下报告机制：（一）风险事件报告：重大风险事件须在二十四小时内提交专项报告；（二）年度管理报告：每年11月30日前报送案卷管理情况，包括：1.案卷总量与质量