员工离职面谈与总结报告模板

员工离职面谈与总结报告模板一、适用场景与发起时机二、操作流程与步骤详解（一）离职信息确认与准备接收离职申请：人力资源部门收到员工提交的《离职申请表》后，确认离职日期（需符合劳动合同约定的提前通知期，通常为提前30天，试用期内提前3天）、岗位名称、在职时长等基本信息。确定面谈参与人：主谈人：通常为员工直属上级，负责沟通工作交接事宜；辅助谈人：人力资源专员，负责解答离职流程、社保公积金转移等疑问；若涉及高层管理人员或核心岗位，可增加部门负责人或分管领导参与。准备面谈资料：收集员工在职期间的工作表现记录、项目参与情况、过往绩效考核结果等，以便面谈中客观反馈；同时准备好《离职面谈记录表》《工作交接清单》等模板文件。（二）面谈沟通实施营造轻松沟通氛围：面谈开始时，先感谢员工的付出，说明面谈目的（知晓离职原因、听取改进建议、协助顺利过渡），避免让员工产生抵触情绪。核心信息沟通：离职原因知晓：开放式提问，如“您选择离职的主要原因是什么？”“是否与工作内容、团队协作或公司管理相关？”等，引导员工真实表达，避免诱导性提问。工作交接确认：明确员工需交接的工作内容、资料、客户资源及对接人，确认交接截止时间（通常为离职前3-5个工作日）。公司反馈与建议：客观告知员工在职期间的表现亮点与待改进之处，同时邀请员工对公司管理、团队建设、企业文化等方面提出建议。解答员工疑问：针对员工提出的离职流程（如薪资结算、社保公积金停缴、离职证明开具等）、竞业限制协议（如适用）等问题，清晰解答，避免模糊表述。（三）信息整理与汇总面谈结束后，参与面谈人员需共同整理《离职面谈记录表》，内容包括：员工基本信息：姓名（某）、工号、部门、岗位、入职日期、离职日期；离职原因分类（如个人职业发展、薪资待遇、工作强度、家庭原因等，可多选）；员工反馈的关键建议（如“希望加强跨部门沟通机制”“建议优化新员工培训流程”等）；工作交接进展及责任人。整理后的记录需由主谈人、辅助谈人及员工本人签字确认，保证信息真实无误。（四）离职总结报告撰写人力资源专员根据《离职面谈记录表》及员工在职表现，撰写《员工离职总结报告》，内容包括：员工基本信息：姓名（某）、部门、岗位、在职时长、离职类型；离职原因分析：结合面谈记录，客观描述离职主因（如“员工表示因家庭搬迁需异地发展，经协商一致解除劳动合同”）；在职表现概述：简述员工主要工作业绩、团队协作情况及突出表现（如“在职期间参与XX项目，负责模块X，完成率达120%”）；改进建议汇总：整理员工提出的合理化建议，标注可落地项（如“针对新员工培训反馈，建议增加实操环节，已纳入下季度培训优化计划”）；后续工作安排：明确工作交接监督人、离职证明开具时间、薪资结算节点等。（五）资料归档与反馈资料归档：将《离职申请表》《离职面谈记录表》《员工离职总结报告》《工作交接清单》等资料整理存档，保存期限不少于2年（符合劳动法相关规定）。反馈与应用：定期（如每季度）汇总离职数据，分析高离职原因及改进建议落地情况，提交至管理层作为人才管理优化的依据。三、模板表格与填写规范（一）离职面谈记录表项目内容员工姓名某所属部门市场营销部岗位高级专员入职日期2021年3月15日离职日期2023年10月15日面谈时间2023年9月28日14:00-15:30面谈地点301会议室参与人员直属上级（张经理）、HR专员（李华）、员工（某）离职原因□个人职业发展□薪资待遇□工作强度□团队关系□管理方式□其他（请注明：家庭搬迁）员工反馈建议1.希望公司优化跨部门项目协作流程，减少重复沟通；2.建议为老员工提供更多外部培训机会。工作交接情况已完成客户资料整理（共3份）、项目进度表更新，对接人为王芳（10月10日前完成全部交接）备注员工在职期间表现优秀，主动承担多项重要任务，团队协作能力突出。签字确认：员工（某）、张经理、李华（二）员工离职总结报告项目内容员工基本信息姓名：某；部门：市场营销部；岗位：高级专员；在职时长：2年6个月离职类型协商解除（因员工家庭搬迁）离职原因分析员工配偶工作调动至异地，为解决家庭分居问题提出离职，经沟通后双方一致解除劳动合同。在职表现概述负责XX区域市场拓展，2年内业绩增长35%；主导“XX品牌推广项目”，获公司年度创新奖；团队协作中主动分享经验，带动新员工成长。改进建议汇总1.跨部门协作：建议建立项目对接群，明确责任人及时间节点，已与运营部沟通试点；2.员工培训：计划每季度组织1次外部技能培训，优先推荐绩优员工。后续工作安排1.工作交接监督人：张经理，截止日期2023年10月10日；2.离职证明开具：2023年10月16日；3.薪资结算：2023年10月30日前发放至工资卡。报告撰写人李华审核人人力资源部经理（王强）日期2023年9月30日四、关键注意事项与风险提示沟通态度中立客观：面谈中避免指责或过度挽留，聚焦于知晓真实原因和收集有效信息，尤其对因不满公司而离职的员工，需耐心倾听，避免激化矛盾。信息记录准确完整：离职原因、员工建议等内容需如实记录，不添加主观判断，保证后续报告分析的数据真实性。保密原则遵守：面谈中涉及的员工个人隐私（如家庭原因、薪资预期等）及公司未公开信息（如组织架构调整计划），需严格保密，避免外泄。法律合规性：解答离职流程时，需明