2025年建筑施工企业项目部印章管理制度

2025年建筑施工企业项目部印章管理制度一、总则为规范项目部印章的刻制、保管、使用及销毁等全流程管理，明确相关责任，有效防范因印章使用不当引发的法律与经营风险，保障公司合法权益，确保各项业务活动有序、合规开展，依据国家有关印章管理法律法规及公司相关管理规定，结合建筑施工企业项目部的运作特点，制定本制度。本制度适用于公司所属各项目部各类印章的管理活动，包括但不限于项目部公章、财务专用章、合同专用章、技术资料专用章及项目经理签名章等。项目部全体人员均应严格遵守本制度。印章管理遵循“审批从严、保管到人、使用登记、责任到人”的基本原则，确保印章使用的合法性、严肃性与安全性。二、管理职责与分工项目部印章管理实行统一领导、分级负责的管理体制。项目经理对项目部印章管理负总责。综合办公室是项目部印章的归口管理部门，指定专人作为印章管理员，负责印章的日常保管、用印登记等具体工作。各业务部门负责人对本部门申请用印事项的真实性、合规性负责。印章管理员须为公司正式员工，政治可靠，责任心强，原则性强，并接受过专门的印章管理培训。其主要职责包括：安全保管各类印章；严格执行用印审批程序，核对用印审批单的完整性与有效性；详细、准确登记用印信息；监督用印过程，确保用印清晰、规范；定期检查印章状态，及时报告异常情况；负责印章的缴销工作。三、印章的刻制与启用项目部印章的刻制必须履行严格的审批程序。因项目设立需要刻制印章时，由项目部综合办公室根据公司批复的项目成立文件，填写《印章刻制申请单》，经项目经理审核同意后，报公司总部行政管理部门及分管领导审批。未经批准，任何部门和个人不得擅自刻制项目部印章。印章刻制须选择具备公安机关核发特种行业许可证的合法刻章单位进行。印章的规格、样式、材质应符合公司统一标准及国家有关规定。新印章刻制完成后，由印章管理员办理领取手续。印章启用前，应由综合办公室发布正式的印章启用通知，明确印章全称、启用日期、使用范围及保管责任人，并报送公司总部备案。旧印章（如有）自新印章启用之日起即行废止。四、印章的保管与交接项目部印章必须指定专人负责保管，实行“人离柜锁、班后入库”的安全保管原则。印章应存放于专用保险柜或带锁的牢固抽屉中，严禁将印章携带出指定办公区域使用，确因特殊公务需外出用印的，须经项目经理特别批准，并由印章管理员或指定专人全程监护。印章管理员休假、出差或岗位变动时，必须办理严格的印章交接手续。交接时需在项目经理或指定监交人监督下，核对印章数量、状态，填写《印章交接登记表》，明确交接时间、印章状况、交接人及监交人签字。临时交接需明确交接时限，归还时再次核对登记。如发现印章遗失、被盗或毁损，保管责任人须立即向项目经理报告，同时采取必要的应急措施。项目经理应在知悉后第一时间向公司总部及相关部门报告，并依法依规办理登报声明等手续，追究相关人员责任。五、印章的使用与审批所有印章的使用均须事先申请并获批准。用印申请人须填写统一格式的《用印审批单》，清晰载明用印事由、文件名称、用印份数、用印类别、申请人及日期等信息。用印审批实行权限管理：（一）一般性日常行政事务公文、报表等用印，由部门负责人审批。（二）涉及工程分包、材料采购、设备租赁等重要经济活动的合同、协议用印，须经项目部相关业务部门审核、法务人员（或项目法律顾问）复核、项目经理审批。重大合同需报公司总部审批。（三）涉及财务收支、资金调度、银行事务的文件用印，须经项目财务负责人审核、项目经理审批。（四）对外提供重要的技术方案、竣工资料等文件用印，须经项目技术负责人审核、项目经理审批。（五）严禁在空白纸张、空白介绍信、空白格式合同或内容不完整的文件上用印。印章管理员在用印前，必须认真核对《用印审批单》审批手续是否完备、齐全，文件内容与审批单记载是否一致。确认无误后，方可在《用印登记簿》上进行登记，登记内容应包括用印日期、文件名称、用印份数、申请人、审批人、经办人等。用印时应保证印迹清晰、端正，位置适当，骑年压月。六、用印监督与检查印章管理员有权拒绝审批手续不全、内容不合法不合规、超越权限或用印范围不明的用印申请。对不符合规定的用印要求，应说明理由，坚决拒批、拒用。项目部应建立印章使用监督检查机制。项目经理应不定期抽查印章使用情况，每季度至少进行一次全面检查。检查内容包括：《用印登记簿》记录是否完整准确；《用印审批单》是否按规定存档；印章保管是否安全；是否存在违规用印现象等。综合办公室应定期（通常为每月）整理用印记录，形成用印情况统计表，报项目经理审阅，便于掌握印章使用动态。七、印章的停用与销毁项目部因项目竣工、撤销、合并或其他原因需要终止时，应及时办理印章停用手续。印章停用应由综合办公室提出申请，经项目经理批准后，发布印章停用通知，明确停用日期。停用印章应由印章管理员及时清理、收缴，并登记造册。停用印章应在项目经理监督下，由综合办公室负责在规定期限内（通常为停用后一周内）上交至公司总部行政管理部门，办理封存或销毁手续。印章销毁须由公司总部行政管理部门会同监察审计部门共同执行，采用磨毁或切角等方式确保印章不可复用，并制作销毁记录，由监销人员签字确认。任何部门和个人不得私自留存或处理已停用印章。八、违规责任对违反本制度的行为，将视情节轻重、造成后果的严重程度，对相关责任人给予相应处理：（一）未经批准擅自刻制印章的，给予直接责任人记过以上处分，并承担由此产生的一切法律后果和经济损失。（二）因保管不善导致印章遗失、被盗或毁损的，追究保管人的直接责任，视情节给予警告直至开除处分，并承担相应的经济赔偿责任。（三）未履行审批程序或超越权限擅自用印的，或用印内容与审批事项不符的，对用印经办人及印章管理员均予以严肃处理，造成损失的，依法追究其赔偿责任。（四）在空白凭证上用印或私盖印章的，无论是否造成后果，均对责任人予以撤职或开除处分，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。（五）各部门负责人应对本部门用印事