某量具厂文件归档管理细则

某量具厂文件归档管理细则某量具厂文件归档管理细则

一、总则

为规范公司文件归档管理，确保文件资料安全、完整、有序，便于查阅利用，提高工作效率，特制定本细则。

本细则适用于某量具厂所有部门及员工，涉及公司经营管理、生产技术、人事行政等各类文件的管理。

本细则中“文件”指公司形成、接收或处理的各种纸质、电子及其他形式的资料，包括但不限于合同、报告、会议纪要、技术图纸、质量记录等。

二、组织架构与职责分工

公司设立文件归档管理部门，由综合办公室负责文件归档的具体工作。

综合办公室负责制定文件归档管理制度，组织各部门落实文件收集、整理、归档工作。

各部门负责人为本部门文件归档工作的第一责任人，需监督本部门文件的形成和收集，确保文件质量符合要求。

公司指定专人担任文件管理员，负责文件归档的日常管理，包括文件分类、编号、入库、借阅等。

三、文件收集与整理

各部门应按月度收集本部门形成的文件，确保文件内容完整、字迹清晰、格式规范。

文件收集时需检查文件是否缺漏，对破损或模糊的文件进行修复或复印，确保可查阅性。

电子文件需定期备份，备份文件与纸质文件同步归档，防止数据丢失。

四、文件分类与编号

文件按性质分为永久、长期、短期三类，永久文件指需永久保存的重要文件，长期文件指保存5至10年，短期文件指保存1至5年。

文件编号采用“部门代码—年份—序号”格式，如综合办公室2023年1号文件编号为“ZG202301”。

文件编号需在文件首页和电子版元数据中标注，确保编号唯一且连续。

五、文件归档与入库

文件整理完毕后，需在规定时间内移交文件管理员，并由管理员核对后入库。

纸质文件入库前需消毒杀菌，存放于恒温恒湿的档案柜中，避免阳光直射和潮湿环境。

电子文件需存储在专用服务器上，设置访问权限，防止未授权人员修改或删除。

六、文件借阅与利用

文件借阅需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后，由文件管理员办理借阅手续。

借阅文件需在规定时间内归还，不得转借他人，如需延长借阅期需重新审批。

电子文件借阅需通过系统登记，借阅人需在规定时间内提交查阅反馈。

七、文件保管与保密

永久文件需定期检查，对破损或老化文件进行修复或数字化处理。

涉密文件需加锁保管，借阅需经公司保密委员会批准，并记录借阅人信息。

文件管理员需定期清理过期文件，按公司规定进行销毁或转移。

八、监督检查

综合办公室每季度对各部门文件归档工作进行抽查，检查内容包括文件收集、整理、归档等环节。

抽查发现问题的部门需限期整改，整改情况需向综合办公室汇报。

公司每年开展一次文件归档工作考核，考核结果纳入部门绩效考核。

九、奖惩办法

对文件归档工作表现突出的部门或个人，公司给予通报表扬或物质奖励。

未按规定归档文件，造成资料丢失或泄密的，需追究相关责任人责任，情节严重的按公司规定处罚。

特殊情况需临时借阅或销毁文件，需经公司主管领导批准，并记录审批过程。

十、权利与义务

文件管理员有权监督各部门文件归档工作，对不符合要求的文件可要求整改。

各部门员工有义务配合文件收集和归档工作，确保文件内容真实、准确、完整。

公司为文件管理员提供必要培训，提升其文件管理能力，保障其工作权益。

十一、运行操作说明

文件形成时需按规范填写，包括标题、日期、责任人等信息，确保可追溯。

文件整理时需按类别排序，纸质文件按编号顺序排列，电子文件按创建时间排序。

文件归档时需填写《文件归档登记表》，注明文件名称、编号、数量、保管期限等。

十二、档案保管要求

纸质文件需存放在带锁的档案柜中，档案柜定期检查，确保无虫蛀、霉变等问题。

电子文件需定期进行数据备份，备份文件存储在异地服务器，防止火灾或水灾等意外损失。

涉密文件需设置双重密码保护，访问日志需定期审查，确保无异常操作。

十三、运行流程

文件形成后3个工作日内，部门负责人检查文件质量，确保符合归档要求。

文件管理员收到文件后，核对文件完整性，对破损文件进行修复或复印。

文件编号和元数据录入完成后，纸质文件入库，电子文件上传至服务器。

十四、借阅流程

员工需填写《文件借阅申请表》，部门负责人签字后提交文件管理员。

文件管理员审核申请表，符合条件的文件办理借阅手续，并记录借阅时间。

借阅文件需在规定时间内归还，逾期未还的需支付滞纳金，并追究责任人。

十五、销毁流程

文件保管期限届满，需填写《文件销毁申请表》，经公司主管领导批准后销毁。

纸质文件需在指定地点销毁，销毁过程需两人监督，并记录销毁时间、数量等。

电子文件需通过系统删除，并记录删除操作人和时间，确保不可恢复。

十六、监督检查

综合办公室每月对文件借阅情况检查，核实借阅文件是否按时归还。

每年开展一次档案保管检查，包括纸质文件和电子文件的完整性、安全性。

发现问题的部门需制定整改方案，并提交综合办公室备案，整改完成后再次检查。

十七、奖惩办法

对文件归档工作优秀的部门，公司给予年度评优，并在年终大会通报表扬。

未按规定归档文件，造成资料丢失或泄密的，追究部门负责人和责任人责任，并扣除绩效奖金。

特殊情况需临时借阅或销毁文件，未按规定审批的，对责任人进行通报批评，并要求重新办理手续。

十八、权利与义务

文件管理员有权拒绝不符合规范的文件归档，并要求部门重新整理。

各部门员工有义务保护公司文件资料，不得擅