某灯具厂财务部备用金管理细则

某灯具厂财务部备用金管理细则某灯具厂财务部备用金管理细则

第一章总则

1.1制定目的

为了规范公司财务部备用金的管理，确保备用金的合理使用和高效流转，防止资金浪费和挪用，特制定本细则。备用金作为财务部日常工作的辅助资金，主要用于处理小额、紧急的零星支出，提高工作效率，避免因等待审批而延误业务。

1.2适用范围

本细则适用于公司财务部所有员工，包括部门经理、主管及普通职员。凡涉及备用金的申请、使用、报销、盘点等环节，均需严格遵守本细则的规定。

1.3基本概念说明

备用金：指财务部为方便日常零星支出而预借的一定金额的现金，用于支付小额费用，如办公用品购买、快递费、招待费等。备用金并非部门私有资金，而是公司统一管理的流动资金。

备用金申请：指员工因工作需要，向部门主管提出备用金借用申请，经审批后领取现金的过程。

备用金报销：指员工使用备用金完成事务后，向财务部提交报销单据，经审核无误后，财务部将报销金额返还给员工的过程。

备用金盘点：指定期对备用金的使用情况进行核对，确保账实相符，防止资金流失。

第二章备用金申请与审批

2.1申请条件

财务部员工因工作需要，在以下情况下可申请备用金：

-购买少量、紧急的办公用品，如笔、纸、订书机等。

-支付小额快递费，如文件递送、样品寄送等。

-处理紧急的招待费，如客户临时拜访的简单招待。

-其他经部门主管批准的零星支出。

2.2申请流程

第一步：员工需提前填写《备用金申请单》，详细列明支出用途、金额及预计报销时间。申请单需经部门主管签字确认。

第二步：部门主管审核申请单，确认支出合理、必要性后签字。

第三步：将申请单提交至财务部，财务部进行初步审核，无误后批准。

第四步：员工凭批准后的申请单到财务部领取备用金。

2.3审批权限

-金额在1000元及以下的备用金申请，由部门主管直接审批。

-金额超过1000元的备用金申请，需经财务部经理审批。

-特殊情况或大额备用金申请，需报公司管理层审批。

2.4实际应用举例

例1：财务部小李需要购买一批笔和纸，因数量不多且急需，申请备用金200元。小李填写《备用金申请单》，列明购买物品及金额，经部门主管签字后提交财务部。财务部审核无误，批准后小李领取备用金，并在报销时提交购买凭证。

例2：财务部张经理因客户临时拜访，需要支付500元招待费。张经理填写《备用金申请单》，列明招待事由及金额，经部门主管签字后提交财务部。财务部经理审核批准，张经理领取备用金，并在报销时提交招待费凭证。

第三章备用金使用规范

3.1使用范围

备用金主要用于以下方面：

-办公用品的购买，如笔、纸、文件夹、订书机等。

-快递费的支付，如文件递送、样品寄送等。

-紧急的招待费，如客户临时拜访的简单招待。

-其他经部门主管批准的零星支出。

3.2使用要求

-备用金使用需遵循“专款专用”原则，不得挪作他用。

-支出时需索取正规发票或收据，并妥善保管。

-每笔支出需在申请单上注明，确保账实相符。

3.3禁止行为

-严禁使用备用金进行个人消费或与工作无关的支出。

-严禁虚报支出或伪造凭证套取备用金。

-严禁将备用金借给其他部门或个人使用。

3.4实际应用举例

例1：财务部王会计使用备用金购买了一批笔和纸，共花费150元。王会计索取了正规发票，并在《备用金申请单》上注明了购买物品及金额，确保每笔支出都有据可查。

例2：财务部李主管因客户临时拜访，使用备用金支付了300元招待费。李主管索取了招待费凭证，并在《备用金申请单》上注明了招待事由及金额，确保支出合理合规。

第四章备用金报销与结算

4.1报销时间

备用金报销需在支出发生后10个工作日内完成。特殊情况需经财务部批准，可适当延长报销时间。

4.2报销流程

第一步：员工整理好所有支出凭证，填写《备用金报销单》，列明支出项目、金额、日期等信息。

第二步：将报销单及凭证提交至财务部，财务部进行审核。

第三步：审核无误后，财务部将报销金额返还给员工。

4.3报销要求

-报销单需经部门主管签字确认。

-所有凭证需真实、完整、清晰，不得涂改或伪造。

-报销金额需与实际支出相符，不得多报或少报。

4.4实际应用举例

例1：财务部赵会计购买了一批办公用品，共花费200元。赵会计在支出后10个工作日内提交了发票及《备用金报销单》，经部门主管签字确认后，财务部审核无误，将200元返还给赵会计。

例2：财务部孙主管因客户拜访，使用备用金支付了500元招待费。孙主管在支出后15个工作日内提交了招待费凭证及《备用金报销单》，经部门主管签字确认后，财务部审核无误，将500元返还给孙主管。

第五章操作流程说明

5.1备用金申请操作

第一步：员工需提前填写《备用金申请单》，详细列明支出用途、金额及预计报销时间。

第二步：将申请单提交至部门主管，主管审核签字。

第三步：将申请单提交至财务部，财务部审核无误后批准。

第四步：员工凭批准后的申请单到财务部领取备用金。

5.2备用金使用操作

第一步：使用备用金时，需索取正规发票或收据，并妥善保管。

第二步：每笔支出需在《备用金申请单》上注明，确保账实相符。

第三步：使用完毕后，及时整理凭证，准备报销。

5.3备用金报销操作

第一步：填写《备用金报销单》，列明支出项目、金额、日期等信息。

第二步：将报销单及凭证提交至财务部，财务部进行审核。

第三步：审核无误后，财务部将报销金额返还给员工。

5.4备用金盘点操作

第一步：财务部定期（如每月）对备用金的使用情况进行核对，确保账实相符。

第二步：如发现账实不符，需立即查明原因，并进行处理。

第三步：将盘点结果报公司管理层备案。

第六章监督检查

6.1监督部门

备用金的监督检查由公司财务部负责。财务部需定期对备用金的使用情况进行检查，确保符合公司规定。

6.2检查频率

备用金的监督检查每月进行一次。特殊情况需进行专项检查。

6.3检查内容

-备用金申请的合规性，包括申请条件、审批流程等。

-备用金使用的合理性，包括使用范围、使用要求等。

-备用金报销的完整性，包括报销单据、凭证等。

-备用金账目的准确性，确保账实相符。

第七章奖惩办法

7.1奖励措施

-对严格遵守备用金管理细则的员工，财务部将给予口头表扬或书面表扬。

-对在备用金管理方面提出合理化建议并被采纳的员工，公司将给予一定的物质奖励。

7.2处罚措施

-对违反备用金管理细则的员工，公司将视情节轻重给予以下处罚：

-轻微违规，如未按时报销，公司将给予口头警告。

-严重违规，如虚报支出、挪用备用金，公司将给予书面警告，并扣发绩效工资。

-重大违规，如伪造凭证、套取备用金，公司将给予辞退处理，并追究法律责任。

7.3特殊情况处理

-如遇特殊情况，如自然灾害、突发事件等