某轮胎厂 ERP 系统管理细则

某轮胎厂ERP系统管理细则某轮胎厂ERP系统管理细则

一、总则

1.制定目的

本制度是为了规范某轮胎厂ERP系统的使用，确保系统数据准确、操作高效、流程顺畅，提高生产管理效率，降低运营成本。ERP系统是企业管理的重要工具，涉及生产、采购、销售、库存等多个环节，正确使用系统对企业的正常运转至关重要。通过制定本细则，明确系统操作规范，减少人为错误，提升整体管理水平。

2.适用范围

本制度适用于某轮胎厂所有使用ERP系统的员工，包括生产部门、采购部门、销售部门、仓储部门、财务部门等。各部门负责人需确保本部门员工熟悉并遵守本制度，定期组织培训，强化系统使用意识。

3.基本概念说明

-ERP系统：企业资源计划系统，整合企业内部资源，实现信息共享和流程自动化。

-用户权限：根据员工职责分配不同的系统操作权限，确保数据安全。

-数据录入：指在系统中录入生产计划、采购订单、库存信息等数据，必须真实、准确、及时。

-流程审批：指通过系统完成业务申请的审批，如采购申请、生产派工等，需按权限逐级审批。

-系统日志：记录所有系统操作，便于追溯和审计。

二、ERP系统用户权限管理

1.权限分配原则

根据员工岗位职责分配系统权限，遵循“按需授权”原则，避免权限滥用。生产部门需具备生产计划、物料管理权限；采购部门需具备采购订单、供应商管理权限；财务部门需具备成本核算、报表生成权限。

2.权限申请与变更

员工需填写《系统权限申请表》，经部门负责人审核后报IT部门审批。如岗位变动，需及时调整系统权限，确保权限与职责匹配。

3.权限保密责任

员工需妥善保管个人登录账号和密码，不得泄露给他人。如发现账号异常，需立即向IT部门报告。

4.权限回收流程

员工离职或岗位调整时，需及时交还系统账号，并由IT部门取消其权限。

5.权限使用监督

IT部门定期抽查员工权限使用情况，防止越权操作。发现违规行为，将按制度处理。

三、ERP系统数据录入规范

1.生产数据录入

生产计划、物料消耗、完工入库等数据需在当天完成录入，确保数据与实际情况一致。生产部门负责人需每日核对数据，发现问题及时修正。

2.采购数据录入

采购订单、到货信息、发票核对等需在系统中及时录入，确保采购流程透明。采购部门需与供应商确认信息，避免录入错误。

3.库存数据录入

物料入库、出库、盘点等数据需实时更新，确保库存数据准确。仓储部门需定期进行库存盘点，系统数据与实际库存误差不得超过5%。

4.销售数据录入

销售订单、发货信息、客户回款等需及时录入系统，确保销售数据完整。销售部门需与客户核对订单信息，避免录入偏差。

5.数据录入责任

每个数据录入员需对所录入数据负责，如因录入错误导致损失，需承担相应责任。

四、ERP系统流程审批管理

1.采购审批流程

采购申请需在系统中提交，经部门负责人、财务部门、总经理逐级审批。审批通过后，方可进行采购操作。

2.生产派工审批

生产计划需在系统中提交，经生产部门、技术部门审核后，方可下发生产任务。

3.费用报销审批

费用报销需在系统中提交，经部门负责人、财务部门审批后，方可办理报销手续。

4.流程审批时限

各流程审批时限不得超过2个工作日，如遇特殊情况，需在系统中注明原因。

5.审批记录查询

所有审批记录需在系统中保存，便于追溯和审计。

五、ERP系统操作流程说明

1.生产计划操作

-生产部门在系统中填写生产计划，包括产品型号、数量、工期等。

-技术部门审核计划，确认后下发生产任务。

-生产车间按计划执行，完工后录入完工数据。

2.采购订单操作

-采购部门在系统中填写采购申请，包括物料名称、数量、供应商等。

-财务部门审核预算，技术部门确认需求后，生成采购订单。

-供应商发货后，采购部门录入到货信息，财务部门核对发票。

3.库存管理操作

-仓储部门在系统中录入入库、出库信息，确保数据实时更新。

-每月进行库存盘点，系统数据与实际库存误差不得超过5%。

-盘点结果需在系统中记录，并提交财务部门核对。

4.销售订单操作

-销售部门在系统中填写销售订单，包括客户信息、产品型号、数量等。

-客户确认订单后，销售部门生成发货单，并录入系统。

-财务部门跟进回款，系统需实时更新应收账款信息。

5.系统操作表格

-生产计划需填写《生产计划表》；

-采购订单需填写《采购申请表》；

-库存管理需填写《库存盘点表》；

-销售订单需填写《销售订单表》；

-所有表格需在系统中提交，并按流程审批。

六、ERP系统监督检查

1.检查责任部门

IT部门负责系统日常检查，财务部门负责数据审核，生产部门负责生产流程监督。

2.检查频率

IT部门每周检查系统运行情况，每月进行数据抽查；财务部门每月审核数据，生产部门每周核对生产计划。

3.检查内容

-系统操作记录是否完整；

-数据录入是否准确；

-流程审批是否合规；

-权限使用是否合理。

4.检查结果处理

检查发现问题需及时整改，并记录在案。连续两次发现同类问题，将追究相关责任人。

5.员工举报机制

员工可向IT部门举报系统违规操作，经核实后按制度处理。

七、ERP系统奖惩办法

1.奖励措施

-每季度评选“系统使用标兵”，给予奖金和表彰；

-对系统提出合理化建议并产生效益的员工，给予奖励。

2.处罚措施

-未经授权操作系统，罚款500元；

-数据录入错误导致损失，需赔偿部分损失；

-连续两次检查发现问题，取消评优资格。

3.特殊情况处理

如因系统故障导致操作失误，需说明情况并记录，经审核后可免除责任。

4.奖惩记录

所有奖惩记录需在系统中保存，并定期公示。

5.申诉机制

员工对奖惩结果不服，可向IT部门申诉，经复核后做出最终决定。

八、附则

1.解释权

本制度由IT部门负责解释，如有疑问可随时咨询。

2.执行时间

本制度自发布之日起执行，所有员工需严格遵