2026年工业互联网平台建设公司采购订单跟踪与执行管理制度

2026年工业互联网平台建设公司采购订单跟踪与执行管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司工业互联网平台建设相关采购订单的全流程跟踪与执行管理，明确各环节责任主体、操作标准及管控要求，保障采购订单从发起至完成的全生命周期可追溯、可管控，提升采购执行效率与履约质量，降低采购风险，结合公司工业互联网平台建设业务特点及采购管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司工业互联网平台建设所需的硬件设备、软件产品、技术服务、配套耗材等各类采购订单的跟踪、执行、验收、结算及异常处理等环节。公司各部门（包括采购部、项目实施部、技术部、财务部等）涉及采购订单执行相关工作的人员均需遵守本制度。第三条管理原则合规性原则：采购订单跟踪与执行全程遵守国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度，确保采购行为合法合规。全流程管控原则：覆盖采购订单签订、供应商履约、物流跟踪、到货验收、入库结算、售后保障等全环节，做到每个节点可监控、可追溯。权责明确原则：明确各部门及岗位在订单跟踪与执行中的职责，避免推诿扯皮，保障流程高效运转。实用性原则：结合工业互联网平台建设的技术特性与采购需求，制度条款贴合实际业务场景，具备可操作性。第二章组织职责第四条采购部职责负责采购订单的签订，明确订单中产品/服务规格、数量、交付周期、验收标准、付款方式、违约责任等核心条款。作为采购订单跟踪的主责部门，牵头对接供应商，实时跟进订单履约进度，记录履约过程中的关键信息。及时协调解决订单执行过程中出现的供应商履约延迟、产品规格不符等问题，形成问题处理记录。配合财务部完成采购订单的结算审核，提供订单执行的完整资料。第五条项目实施部职责基于工业互联网平台建设项目需求，向采购部提供准确的采购需求清单，明确技术参数、交付时间及使用场景。参与采购订单到货验收工作，依据项目技术要求核验产品/服务是否符合平台建设标准。反馈项目实施过程中采购产品/服务的使用情况，若出现质量问题及时同步至采购部。第六条技术部职责对工业互联网平台建设所需采购的软硬件产品进行技术审核，确保采购标的符合平台技术架构要求。协助验收环节的技术验证工作，出具技术验收意见。针对采购的技术服务类订单，配合供应商完成服务落地，监督服务质量与进度。第七条财务部职责依据采购订单及验收合格证明，审核付款申请，确保付款金额、付款节点符合订单约定。对采购订单执行过程中的费用进行核算，管控采购成本。监督采购资金使用情况，确保资金支出合规。第八条仓储部（如有）职责负责采购物资的入库登记，核对物资数量、规格与订单一致性，建立入库台账。妥善保管入库物资，保障物资完好，配合项目实施部办理出库手续。第三章采购订单跟踪管理第九条订单跟踪启动采购订单签订生效后1个工作日内，采购部指定专人作为订单跟踪负责人，建立《采购订单跟踪台账》，台账需包含以下核心信息：订单编号、采购标的、供应商名称、合同金额、约定交付时间、跟踪人、跟踪记录、异常情况及处理结果等。第十条跟踪频次与内容常规订单：交付周期≤7天的，每2个工作日跟踪1次；交付周期7-30天的，每周跟踪2次；交付周期＞30天的，每周跟踪1次，重点确认供应商生产/备货进度、物流安排等。工业互联网平台核心设备/关键服务订单：在常规跟踪基础上，增加关键节点确认，如生产完成节点、物流发货节点、现场安装调试节点等，每个关键节点需留存供应商书面确认凭证。跟踪内容需详细记录：供应商履约进度是否符合约定、是否存在履约风险、物流运输状态（如有）、需协调的问题等，所有跟踪记录需实时更新至台账。第十一条物流跟踪管理对于涉及实物交付的采购订单，采购部需要求供应商提供物流单号、承运商信息，实时查询物流轨迹，若出现物流延迟、异常等情况，立即与供应商及承运商沟通，查明原因并制定解决方案。物流到货前1个工作日，采购部需通知仓储部（如有）、项目实施部做好收货准备，明确收货地点、验收人员及验收时间。第四章采购订单执行管理第十二条到货验收实物类采购订单到货后，采购部牵头，联合项目实施部、技术部、仓储部（如有）在2个工作日内完成验收：•外观验收：检查物资包装是否完好、有无破损，物资外观是否存在质量缺陷；•数量验收：核对物资数量、规格型号与采购订单是否一致；•技术验收：对于工业互联网平台专用设备、软件等，由技术部进行功能测试、兼容性验证，确保符合平台建设技术要求；•验收完成后，填写《采购订单验收单》，验收人员签字确认，验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的立即启动异常处理流程。服务类采购订单执行验收：按照订单约定的服务标准、交付成果，由项目实施部、技术部在服务完成后3个工作日内进行验收，确认服务内容、服务质量是否达标，出具《服务验收报告》。第十三条入库与出库验收合格的实物物资，仓储部需在验收当天完成入库登记，录入物资名称、规格、数量、订单编号、入库日期等信息，形成入库凭证。项目实施部需凭《项目物资领用单》办理出库手续，仓储部核对领用信息与订单用途一致后，方可放行，确保物资用于指定的工业互联网平台建设项目。第十四条结算付款采购部根据《采购订单验收单》《服务验收报告》等验收凭证，整理结算资料，提交至财务部。财务部审核结算资料的完整性、合规性，核对订单约定的付款条件，确认无误后，按照公司付款流程办理付款手续：•预付款：仅适用于工业互联网平台大额定制化采购订单，需经公司管理层审批，付款金额不超过订单总额的30%；•进度款：根据订单约定的履约进度，凭供应商提供的进度证明及阶段性验收凭证支付；•尾款：订单全部验收合格后，按照约定支付尾款，原则上尾款支付不晚于验收合格后15个工作日。第十五条售后保障跟进对于工业互联网平台建设所需的软硬件采购订单，采购部需跟踪供应商售后保障履约情况，确认质保期、维修响应时间、技术支持等是否符合订单约定。若项目实施过程中出现产品故障、服务中断等问题，采购部需在1个工作日内联系供应商，要求其按照售后约定解决问题，并记录问题处理过程及结果。第五章异常处理第十六条异常类型供应商履约延迟：未按订单约定时间交付物资/完成服务；交付标的不符：物资规格、数量、质量或服务内容与订单约定不一致；物流异常：物资在运输过程中丢失、破损、延迟送达；付款异常：因资料不全、金额不符等导致付款流程受阻；售后违约：供应商未按约定提供售后保障服务。第十七条异常处理流程发现异常后，订单跟踪负责人需在1个工作日内核实异常情况，填写《采购订单异常处理单》，明确异常类型、影响范围、涉及金额等信息。针对不同异常类型采取对应措施：•履约延迟：立即与供应商沟通，要求其说明延迟原因，制定补救计划，若延迟影响平台建设进度，需要求供应商承担相应违约责任；•交付标的不符：对于不合格物资，通知供应商在3个工作日内完成退换货，对于不合格服务，要求供应商重新提供服务直至达标，产生的额外费用由供应商承担；•物流异常：协同供应商与承运商协商赔偿方案，及时补充采购物资，避免影响项目进度；•付款异常：采购部补充完善结算资料，与财务部核对金额，确保付款流程顺畅；•售后违约：向供应商发出书面整改通知，若整改无效，按照订单约定追究其违约责任。重大异常（如异常涉及金额≥50万元、影响核心平台建设项目交付）需上报公司管理层，由管理层协调资源解决。异常处理完成后，需将处理结果、整改措施记录至《采购订单跟踪台账》，形成闭环管理。第六章档案管理第十八条档案内容采购订单跟踪与执行过程中产生的所有资料均需归档，包括但不限于：采购订单原件、跟踪台账、验收单、入库/出库凭证、结算资料、异常处理单、售后记录等。第十九条归档要求采购部在订单全部执行完成后15个工作日内，整理归档资料，按订单编号分类存放，电子档与纸质档同步留存。档案保管期限不少于5年，保管期满后，按照公司档案管理规定处理。档案查阅需履行审批手续，仅限公司内部相关工作人员查阅，严禁泄露供应商信息、采购价格等敏感内容。第七章监督与考核第二十条监督机制公司审计部每季度对采购订单跟踪与执行情况进行抽查，核查台账记录的真实性、验收流程的合规性、付款的准确性等。针对工业互联网平台重点建设项目的采购订单，审计部需进行专项监督，确保订单执行符合项目要求。第二十一条考核要求将采购订单跟踪与执行效率、异常处理及时性纳入采购部及相关岗位的绩效考核指标：•订单按时履约率≥95%；•异常处理响应时间≤1个工作日；•验收资料完整率100%。对于未按制度执行导致订单履约延误、公司