为档案质量控制工作提供了坚实制度

为档案质量控制工作提供了坚实制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等相关法律法规，参照行业档案管理标准及集团母公司档案管理规范，结合公司档案管理实际需求，为防控档案管理风险、规范档案管理流程、提升档案管理质量而制定。同时，针对档案管理过程中可能存在的失密、泄密、损毁、丢失等专项风险，明确管控要求，确保档案资产安全、完整、有效，为公司经营决策、风险防控、合规运营提供坚实保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等全生命周期管理场景，以及涉及档案管理的各类业务活动。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“档案专项管理”指公司针对档案管理活动制定的全流程管控体系，包括制度建设、风险识别、流程优化、监督考核、应急处置等环节，旨在确保档案管理合规性、安全性与有效性。（二）“档案管理风险”指档案在管理过程中可能出现的失密、泄密、损毁、丢失、篡改等风险，可能导致公司经济损失、声誉损害或法律责任的潜在威胁。（三）“档案合规”指档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，确保档案管理合法合规、权责清晰、流程规范。第四条档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：档案管理范围涵盖公司所有档案类别及业务场景，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各级管理人员及业务人员的档案管理职责，确保责任落实到位。（三）风险导向：聚焦档案管理中的重点风险，实施分级管控，优先防范重大风险。（四）持续改进：定期评估档案管理效果，优化管理流程，提升管理能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，领导公司档案管理工作，审定重大档案管理决策，确保档案管理符合国家法律法规及公司战略要求。分管领导为档案专项管理的直接责任人，负责组织实施档案专项管理制度，监督各部门档案管理工作的落实情况。第六条设立公司档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人及下属单位主要负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，审批档案管理重大事项，监督档案管理制度的执行情况。第七条档案专项管理领导小组主要职责包括：（一）统筹公司档案专项管理工作，制定档案管理战略规划。（二）协调各部门、下属单位之间的档案管理合作，解决跨部门档案管理问题。（三）审批档案专项管理制度及重大档案管理事项，确保档案管理合规性。（四）监督档案管理制度的执行情况，评估档案管理效果，提出改进要求。第八条档案专项管理工作由公司档案管理部门牵头负责，主要职责包括：（一）统筹档案专项管理制度建设，制定和完善档案管理规范。（二）组织开展档案管理风险识别，评估档案管理风险等级，制定风险防控措施。（三）监督各部门、下属单位的档案管理工作，开展档案管理考核，提出改进建议。（四）组织档案管理培训，提升员工档案管理意识和能力。第九条各部门及下属单位负责落实本单位的档案专项管理工作，主要职责包括：（一）制定本单位档案管理制度，明确档案管理职责分工。（二）组织开展本单位档案管理风险排查，实施风险防控措施。（三）加强本单位档案管理人员的培训，提升档案管理水平。（四）配合公司档案管理部门开展档案管理检查，及时整改发现的问题。第十条档案管理基层执行岗员工应严格遵守档案管理制度，履行以下职责：（一）按照档案管理规范进行档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。（二）及时报告档案管理中的异常情况，协助处理档案管理风险事件。（三）签订岗位合规承诺书，确保档案管理行为合法合规。（四）参与档案管理培训，提升档案管理技能和意识。第十一条公司纪检监察部门负责对档案专项管理工作进行监督，主要职责包括：（一）监督档案专项管理制度的执行情况，查处违规行为。（二）对档案管理风险事件进行调查，提出处理建议。（三）定期评估档案专项管理效果，推动档案管理水平提升。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集管理应遵循“完整准确、及时规范”的原则，确保档案收集全面、系统、完整。（一）业务部门应根据档案管理制度，及时收集与业务活动相关的各类文件材料，确保档案内容真实、准确、完整。（二）禁止随意丢弃、损毁档案材料，所有档案材料必须按照规定进行收集、整理、归档。（三）档案收集过程中应重点关注以下风险：档案材料遗漏、档案内容失实、档案收集不及时等，采取相应措施防范风险。第十三条档案整理管理应遵循“分类清晰、排序合理”的原则，确保档案整理科学、规范。（一）档案管理部门应制定档案分类方案，明确档案分类标准，确保档案分类科学、合理。（二）业务部门应根据档案分类方案，对档案进行系统整理，确保档案排序清晰、编号准确。（三）禁止随意更改档案分类方案，所有档案整理工作必须按照规定流程进行。（四）档案整理过程中应重点关注以下风险：档案分类错误、档案排序混乱、档案编号不准确等，采取相应措施防范风险。第十四条档案鉴定管理应遵循“科学合理、动态调整”的原则，确保档案鉴定准确、及时。（一）档案管理部门应制定档案鉴定标准，明确档案鉴定程序，确保档案鉴定科学、合理。（二）业务部门应根据档案鉴定标准，对档案进行定期鉴定，确保档案价值得到有效利用。（三）禁止擅自销毁档案，所有档案鉴定工作必须按照规定流程进行。（四）档案鉴定过程中应重点关注以下风险：档案鉴定标准不科学、档案鉴定不及时、档案销毁不当等，采取相应措施防范风险。第十五条档案保管管理应遵循“安全保密、防潮防火”的原则，确保档案保管安全、完整。（一）档案管理部门应配置符合档案保管要求的库房，确保档案保管环境安全、保密。（二）业务部门应定期检查档案保管情况，确保档案防潮、防火、防盗。（三）禁止在档案库房内进行与档案保管无关的活动，所有档案保管工作必须按照规定流程进行。（四）档案保管过程中应重点关注以下风险：档案库房不符合要求、档案保管不当、档案失密泄密等，采取相应措施防范风险。第十六条档案利用管理应遵循“合法合规、权限控制”的原则，确保档案利用安全、高效。（一）业务部门应根据档案利用需求，制定档案利用审批流程，确保档案利用合法合规。（二）档案管理部门应建立档案利用台账，记录档案利用情况，确保档案利用可追溯。（三）禁止未经批准擅自利用档案，所有档案利用工作必须按照规定流程进行。（四）档案利用过程中应重点关注以下风险：档案利用审批不规范、档案利用记录不完整、档案泄露等，采取相应措施防范风险。第十七条档案销毁管理应遵循“严格审批、规范处置”的原则，确保档案销毁安全、彻底。（一）档案管理部门应制定档案销毁标准，明确档案销毁程序，确保档案销毁规范、彻底。（二）业务部门应根据档案销毁标准，对档案进行定期销毁，确保档案不再需要时及时销毁。（三）禁止擅自销毁档案，所有档案销毁工作必须按照规定流程进行。（四）档案销毁过程中应重点关注以下风险：档案销毁标准不科学、档案销毁不及时、档案销毁记录不完整等，采取相应措施防范风险。第四章专项管理运行机制第十八条公司档案专项管理制度应根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化，定期进行动态更新，确保档案管理制度始终符合实际需求。档案管理部门负责档案管理制度的修订工作，各部门、下属单位应积极配合档案管理部门开展制度修订工作。第十九条公司档案专项管理领导小组应定期组织开展档案管理风险排查，评估档案管理风险等级，发布风险预警通知，确保档案管理风险得到有效防控。档案管理部门负责组织风险排查工作，各部门、下属单位应积极配合档案管理部门开展风险排查工作。第二十条公司应将档案管理审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实施“未经审查不得实施”的原则，确保档案管理合规性。档案管理部门负责制定档案管理审查标准，各部门、下属单位应严格执行档案管理审查标准。第二十一条公司应建立档案管理风险应对机制，对一般风险和重大风险实施分级处置，明确应急流程、责任协同及上报要求，确保档案管理风险得到及时有效处置。档案管理部门负责制定风险应对预案，各部门、下属单位应按照风险应对预案开展风险处置工作。第二十二条公司应建立档案管理责任追究机制，对违反档案管理制度的行为进行严肃处理，明确违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分，确保档案管理制度得到有效执行。公司纪检监察部门负责对违规行为进行调查处理，档案管理部门负责对违规行为进行监督考核。第二十三条公司应建立档案管理评估改进机制，定期对档案专项管理体系的有效性进行评估，优化流程漏洞，提升档案管理水平。档案管理部门负责组织档案管理评估工作，各部门、下属单位应积极配合档案管理部门开展评估工作。第五章专项管理保障措施第二十四条公司各层级领导应切实履行档案专项管理推进责任，确保档案专项管理工作得到有效落实。公司主要负责人对公司档案专项管理工作负总责，分管领导为直接责任人，各部门负责人及下属单位主要负责人为具体责任人。第二十五条公司应将档案专项合规情况纳入部门及个人的年度考核，与绩效、评优挂钩，激励员工积极参与档案专项管理工作。公司人力资源部门负责制定档案专项管理考核标准，各部门、下属单位应按照考核标准开展考核工作。第二十六条公司应分层级开展档案专项管理培训，对管理层进行合规履职培训，对一线员工进行操作规范培训，提升员工档案管理意识和能力。档案管理部门负责制定培训计划，各部门、下属单位应积极配合档案管理部门开展培训工作。第二十七条公司应通过信息化系统实现档案管理流程自动化、风险实时监控，提升档案管理效率。档案管理部门负责信息化系统的建设与维护，各部门、下属单位应积极配合档案管理部门开展信息化系统建设工作。第二十八条公司应加强档案管理文化建设，发布档案合规手册，签订合规承诺书，营造全员合规氛围。公司宣传部门负责档案管理文化建设的宣传推广，各部门、下属单位应积极配合宣传部门开展文化建设