为防止财务资料外泄或丢失制定严格的资料查阅和备份制度

为防止财务资料外泄或丢失，制定严格的资料查阅和备份制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引第22号——内部信息传递》等相关国家法律法规、行业准则及集团母公司关于企业内控建设的指导意见，结合公司当前财务管理的实际需求，为有效防控财务资料外泄或丢失风险，规范财务资料查阅与备份管理流程，保障公司资产安全与信息保密，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位以及全体员工。凡涉及公司财务预算、成本核算、资金支付、会计报告、税务信息、审计档案、财务分析报告等财务资料的产生、传递、查阅、使用、存储、备份及销毁等全流程管理，均须严格遵守本制度规定。业务场景包括但不限于财务日常核算、专项审计、内部管理决策、外部报送监管机构等情形。第三条本制度中下列核心术语定义如下：（一）财务资料专项管理：指公司为确保财务信息在收集、处理、存储、传输等环节的安全可控，防止资料非正常外泄或丢失，所建立的一整套制度体系、操作流程、技术防护及监督机制的综合管理活动。（二）财务资料外泄风险：指因管理不善、操作违规或技术漏洞等原因，导致公司核心财务信息（如会计凭证、账簿、报表、银行对账单、纳税申报表等）未经授权被泄露给外部无关第三方或竞争对手，可能引发商业秘密泄露、法律责任追究或声誉损害等潜在损失的可能性。（三）财务资料丢失风险：指因人为疏忽、设备故障、自然灾害或安全措施不足等因素，造成公司财务资料物理载体损坏、电子数据删除或不可访问，导致财务信息完整性、连续性受到破坏，影响正常经营决策、审计监督或合规要求的风险。（四）合规查阅与备份要求：指在遵循财务资料管理权限规定的前提下，授权人员需按业务需求查阅相关资料，并必须执行规定的备份程序，确保查阅行为可追溯、备份结果可验证，同时符合信息安全与档案管理双重标准。第四条公司财务资料专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有类型财务资料及涉密信息点均纳入管理范围，不留监管空白，实现全过程、全要素覆盖。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在资料查阅与备份环节的职责权限，建立清晰的追溯链条，确保每项操作均有明确责任主体。（三）风险导向原则：聚焦财务资料外泄与丢失的核心风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险，动态调整管控策略。（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，结合内外部环境变化及时优化制度流程、技术手段及管理方法，构建动态完善的管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对财务资料专项管理负总责，承担最终管理责任，负责审定重大管理决策与资源投入。分管财务工作的负责人作为直接责任人，具体负责组织协调、制度落实与监督考核工作。第六条公司设立财务资料专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为统筹协调机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管财务、IT、内审等相关部门负责人担任成员，负责审议重大管理事项、协调跨部门协作、审批关键资源分配及监督评估管理成效。领导小组主要履行以下职能：（一）审议公司财务资料专项管理总体战略与重大制度；（二）统筹协调各部门、下属单位在资料查阅与备份管理中的职责分工；（三）决策处理重大财务资料安全事件与争议事项；（四）定期听取专项管理工作报告，评估管理成效并提出改进要求。第七条设立财务资料专项管理办公室（暂由财务部牵头），作为领导小组日常办事机构与制度执行监督部门。主要职责包括：（一）牵头制定、修订和完善财务资料查阅与备份管理制度及操作细则；（二）组织开展财务资料外泄与丢失风险的识别、评估与预警工作；（三）监督指导各部门、下属单位落实专项管理要求，审核查阅申请与备份操作；（四）组织开展全员专项管理培训与宣传，提升合规意识与操作技能；（五）建立管理台账，记录查阅审批、备份检查等关键环节信息；（六）牵头处置一般风险事件，协调重大事件上报与处置。第八条各部门、下属单位负责人为本单位财务资料专项管理的第一责任人，负责本单位管理要求的传达落实、组织培训及日常监督检查。各部门业务骨干需明确专人担任本领域专责管理员，协助落实具体管理任务。第九条财务部作为专项管理牵头部门，承担以下核心职责：（一）统筹规划财务资料查阅与备份管理框架，建设完善相关流程与标准；（二）主导开展财务领域专项风险评估，识别关键风险点并制定防控措施；（三）负责核心财务资料（如总账、明细账、凭证、报表等）的查阅权限审核与备份监督；（四）优化财务信息系统功能，嵌入查阅记录与备份验证机制；（五）配合内审、监察等部门开展专项检查，持续改进管理质量。第十条IT部作为专项管理的重要支撑部门，需履行以下专责职责：（一）负责财务信息系统、数据存储设备及网络安全系统的建设与维护；（二）落实数据加密、访问控制、日志审计等技术防护措施，保障数据安全；（三）提供电子财务资料的备份、恢复与容灾支持，确保数据可恢复性；（四）配合安全事件调查，提供技术鉴定与溯源支持；（五）根据管理需求升级技术系统，提升自动化监控与预警能力。第十一条各业务部门及下属单位作为专项管理的主要执行单位，应落实以下业务部门/下属单位职责：（一）按照管理权限规定，规范使用财务资料，严禁超范围查阅或传播；（二）执行财务资料的分类归档与定期备份操作，确保数据完整可用；（三）配合牵头部门与专责部门的监督检查，提供真实完整的管理记录；（四）建立内部资料查阅台账，明确记录查阅人、时间、内容与目的；（五）落实本领域财务资料的物理安全与电子安全防护措施。第十二条基层执行岗位（如会计、出纳、财务分析师、档案管理员等）作为具体操作者，必须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确知晓并遵守本制度各项规定；（二）严格按照授权范围查阅财务资料，不得擅自扩大权限或违规传播；（三）规范执行备份操作，确保备份介质安全、数据可读，并按规定存档备份记录；（四）发现任何疑似资料外泄或丢失迹象时，必须第一时间向直接上级及专项管理办公室报告；（五）妥善保管含有财务信息的文件、介质及设备，下班离岗时按规定锁定或归档。第三章专项管理重点内容与要求第十三条财务资料查阅管理要求。建立分级授权的查阅机制，明确不同类型财务资料的查阅层级、审批流程与时效要求。（一）查阅业务操作合规标准：查阅财务资料必须取得书面或电子审批，审批人需核实查阅目的的正当性及必要性；涉及核心财务信息（如银行流水、成本构成、纳税数据）的查阅，需经部门负责人及分管领导审批；查阅行为应在财务信息系统或专用日志中留痕记录，确保可追溯。（二）禁止性行为：严禁无审批或超授权查阅财务资料；严禁以复制、拍照、扫描、录音录像等方式非法复制、传播核心财务信息；严禁将财务资料带离办公区域或上传至非授权网络平台；严禁泄露因查阅工作知悉的财务敏感信息。（三）专项风险重点防控：重点关注查阅审批流程执行不到位、系统日志被篡改、员工离职带走资料等风险；要求审批环节严格把关，系统自动记录查阅轨迹，离职人员需完成资料清退与权限回收。第十四条财务资料电子备份管理要求。建立制度化、规范化的电子财务资料备份机制，确保数据安全与可恢复。（一）业务操作合规标准：建立财务电子资料清单，明确备份范围、备份频率、备份介质与存储位置；采用可靠的数据备份技术（如增量备份、差异备份结合全量备份），确保备份数据的完整性与一致性；定期（至少每季度一次）对备份数据进行恢复验证，确认可用性；核心财务数据需实现异地备份或灾备，提升抗风险能力。（二）禁止性行为：严禁使用不可靠的移动存储介质（如U盘）进行关键财务数据备份；严禁将同一份数据同时备份在多个非安全环境下；严禁擅自删除或覆盖已有备份数据；严禁对备份介质疏于管理，导致物理丢失或损坏。（三）专项风险重点防控：重点关注备份操作执行不规范、备份数据被篡改、存储介质丢失或被盗、恢复流程不畅等风险；要求制定详细的备份操作规程，加强备份介质管理，建立应急预案并进行演练，确保备份数据真实有效。第十五条财务资料物理管理要求。规范财务资料的归档、保管、调阅与销毁流程，防止物理载体丢失或泄密。（一）业务操作合规标准：建立财务档案分类体系，明确归档范围、保管期限与保管要求；重要财务档案（如凭证、账簿、报表）需使用防盗、防火、防潮档案柜存放；调阅纸质档案需履行登记手续，调阅人不得涂改或损毁档案；达到保管期限的档案需按规定程序销毁，销毁过程需双人监督并记录。（二）禁止性行为：严禁擅自销毁或转移财务档案；严禁将涉密档案存放于不具备安全条件的场所；严禁在非工作场所或非工作时间接触重要财务档案；严禁将纸质档案扫描后传播涉密信息未做脱敏处理。（三）专项风险重点防控：重点关注档案保管条件不达标、调阅审批流于形式、销毁过程监管缺失等风险；要求优化档案室环境，规范调阅流程，严格执行销毁制度，提升物理安全管理水平。第十六条财务信息系统安全要求。强化财务系统的访问控制、操作监控与数据防护，防止未授权访问与数据泄露。（一）业务操作合规标准：落实账户权限管理，遵循“按需授权、职责分离”原则，定期（至少每半年）审核账户权限；启用强密码策略并定期更换；对关键操作（如凭证录入、账簿调整、报表生成）进行自动日志记录，并设置日志保留期限；对核心数据字段实施加密存储或脱敏处理。（二）禁止性行为：严禁使用共享账户或密码登录财务系统；严禁非授权人员接触系统服务器或核心代码；严禁在系统上执行与工作无关的操作；严禁将系统账号或密码告知他人或写入非安全载体。（三）专项风险重点防控：重点关注系统漏洞被利用、权限管理失控、日志被篡改或未完整保留、数据传输过程不安全等风险；要求IT部加强系统安全防护，定期进行漏洞扫描与补丁更新，加密传输敏感数据，确保系统安全可靠。第十七条财务资料传输与共享管理要求。规范财务资料对外传输及内部跨部门共享的行为，防止信息泄露。（一）业务操作合规标准：建立财务资料传输审批流程，明确传输范围、方式与接收方资质审核要求；对外传输敏感财务资料必须使用加密通道或安全载体；内部共享需经资料所有部门审核，明确共享范围与使用期限；传输或共享完成后需及时销毁临时介质或撤销访问权限。（二）禁止性行为：严禁通过公共邮箱、即时通讯工具传输核心财务资料；严禁未经批准向第三方提供财务数据；严禁在共享资料中包含超出必要范围的信息；严禁将共享资料用于非批准用途。（三）专项风险重点防控：重点关注传输过程被窃听、接收方安全措施不足、共享范围失控、传输后监管缺失等风险；要求建立安全的传输渠道，加强接收方管理，明确共享责任，建立传输共享台账，确保传输共享行为合规可控。第十八条财务资料安全审计要求。定期开展财务资料专项审计，评估管理有效性并推动持续改进。（一）业务操作合规标准：每年至少开展一次全面财务资料专项审计；审计内容覆盖查阅审批、备份操作、物理保管、系统安全等全流程；审计方式包括文档审查、系统日志分析、人员访谈、模拟测试等；审计结果需形成报告，明确存在问题与改进建议。（二）禁止性行为：严禁为应付审计而临时整改，忽视日常管理；严禁隐匿审计证据或提供虚假信息；严禁干扰审计工作的正常开展。（三）专项风险重点防控：重点关注审计流于形式、发现问题未整改、管理漏洞未被发现等风险；要求审计部门独立、客观开展审计，建立问题整改闭环管理机制，确保审计质量与效果。第十九条财务资料应急响应要求。制定突发事件应急预案，及时处置资料外泄或丢失事件。（一）业务操作合规标准：建立财务资料安全事件应急预案，明确事件分类、响应流程、处置措施与责任部门；定期组织应急演练，检验预案有效性与团队协作能力；事件发生后需立即启动响应，控制影响范围，保护现场证据，并根据事件等级逐级上报。（二）禁止性行为：严禁在事件发生后迟报、漏报或瞒报；严禁擅自处置重大事件；严禁干扰应急响应工作的正常进行。（三）专项风险重点防控：重点关注应急机制不健全、响应流程不清晰、处置能力不足等风险；要求完善应急预案，加强应急培训与演练，提升快速响应与有效处置能力。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制。财务资料专项管理制度应根据内外部环境变化进行动态调整与完善。（一）更新触发条件：国家法律法规或监管要求发生重大变化；公司组织架构、业务流程或信息系统发生重大调整；专项风险评估发现原有制度存在严重缺陷；出现重大财务资料安全事件，暴露管理漏洞。（二）更新流程：由财务资料专项管理办公室根据触发条件提出修订建议，经领导小组审议通过后，由牵头部门组织修订，按程序报公司主要负责人批准后发布实施。（三）更新要求：修订内容需进行充分论证，确保与公司整体战略及管理需求相匹配；更新后的制度需及时传达至所有相关方，确保有效执行。第十三条风险识别预警机制。建立常态化财务资料外泄与丢失风险识别与预警体系，提前防范潜在风险。（一）风险识别流程：每年由财务资料专项管理办公室牵头，组织各部门、下属单位开展风险排查，结合历史事件、行业案例及管理漏洞，识别关键风险点；采用风险矩阵等方法对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险预警发布：对识别出的较高等级风险，专项管理办公室需编写风险预警通知，明确风险描述、可能影响、管控建议，下发至相关单位；预警通知需根据风险变化及时更新或撤销。（三）风险应对准备：相关单位收到预警通知后，需根据风险等级制定应对预案，落实管控措施，并按要求向专项管理办公室报告应对情况。第十四条合规审查机制。将财务资料专项管理要求嵌入业务流程关键节点，实施事前、事中、事后全过程审查。（一）审查范围：覆盖财务资料查阅申请、备份操作、系统访问、资料传输、档案调阅、销毁处置等所有关键环节。（二）审查方式：结合日常监督、专项检查、系统自动监控等多种方式；对于查阅申请，需重点审查审批流程的合规性；对于备份操作，需重点审查执行时效与结果有效性；对于系统访问，需重点审查权限设置的合理性。（三）审查要求：坚持“未经合规审查不得实施”原则；审查结果需形成记录，作为绩效考核、责任追究及持续改进的依据；对于审查发现的不合规问题，需建立整改台账，限期整改并复核。第十五条风险应对机制。分级分类处置财务资料安全事件，确保快速响应与有效控制。（一）一般风险事件处置：由事发部门立即采取措施控制影响范围（如暂停相关操作、追踪泄密途径），评估事件等级，并上报专项管理办公室；专项管理办公室协调相关部门制定处置方案，落实整改措施，并跟踪验证。（二）重大风险事件处置：由公司主要负责人决定启动应急响应，成立由分管领导牵头、相关部门参与的事件处置组；处置组需迅速查明事件原因与影响范围，采取果断措施止损，保护证据，并根据法律法规及公司规定进行处置；同时需按规定向外部监管机构报告。（三）责任协同与上报：事件处置需各相关部门协同配合，明确分工与责任；处置过程需详细记录，作为后续责任追究与经验教训总结的依据；所有风险事件处置情况需按要求逐级上报。第十六条责任追究机制。明确违规行为界定与处罚标准，实施严肃问责，强化合规意识。（一）违规情形界定：包括但不限于违反查阅审批规定、擅自复制传播财务资料、备份操作不规范导致数据丢失、未落实物理安全措施造成资料损坏、泄露财务敏感信息等。（二）处罚标准：根据违规情节的严重程度、造成的影响范围、责任人的主观故意等因素，采取警告、通报批评、经济处罚、降职降级、解除劳动合同等相应处罚；对于涉嫌违法行为的，需移交司法机关处理。（三）联动机制：将责任追究与绩效考核、纪律处分制度相结合；处罚结果需在一定范围内通报，形成警示教育作用；建立违规行为案例库，供全员学习借鉴。第十七条评估改进机制。定期对财务资料专项管理体系的有效性进行评估，持续优化管理质量。（一）评估周期：每年至少开展一次全面评估，由领导小组组织，财务资料专项管理办公室具体实施。（二）评估内容：包括制度健全性、流程合理性、执行有效性、技术支撑能力、人员合规意识等五个维度；采用问卷调查、深度访谈、标杆对比、事件分析等方法收集评估数据。（三）改进措施：评估结果需形成评估报告，明确管理优势与待改进领域；针对评估发现的问题，需制定专项改进计划，明确责任部门、完成时限与预期效果；持续跟踪改进措施的落实情况，确保管理体系不断完善。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障。明确各层级领导在财务资料专项管理中的推进责任，确保管理要求有效落实。（一）公司主要负责人需亲自部署专项管理工作，协调解决重大问题，营造重视安全的组织氛围。（二）分管领导需具体抓落实，督促各部门、下属单位履行职责，定期听取工作汇报，推动管理落地。（三）各部门、下属单位负责人需承担主体责任，亲自参与管理方案的制定与执行，投入必要资源支持管理活动。第十九条考核激励机制。将财务资料专项管理情况纳入绩效考核体系，建立正向激励与反向约束机制。（一）将部门年度考核与专项管理绩效挂钩，考核指标包括制度执行率、风险防控成效、事件处置情况、培训覆盖率等；考核结果与部门评优、资源分配等直接关联。（二）将个人年度评优与岗位合规表现挂钩，对于在专项管理中表现突出的员工给予表彰奖励；对于违反制度造成严重后果的员工，实行一票否决，取消评优资格。（三）建立专项奖励机制，鼓励员工主动发现并报告潜在风险、提出管理改进建议，对有突出贡献的员工给予物质或荣誉奖励。第二十条培训宣传机制。分层级开展财务资料专项管理培训与宣传，提升全员合规意识与操作能力。（一）管理层培训：每年至少组织一次针对部门负责人、分管领导的培训，重点内容包括管理职责、风险意识、法规要求、决策责任等；通过培训强化其合规履职能力与风险管控意识。（二）专责人员培训：每年至少组织两次针对专项管理办公室成员、各部门专责管理员的培训，重点内容包括制度细则、操作技能、风险识别、应急处置等；通过培训提升其专业管理能力。（三）全员普及培训：每年至少组织一次面向全体员工的普及培训，重点内容包括基本合规要求、禁止性行为、报告义务等；通过培训提升全员合规意识，营造“人人重合规”的文化氛围。（四）宣传方式：采用制度手册、宣传栏、内部网站、邮件通知、警示案例等多种形式开展宣传；定期发布合规提醒，巩固培训效果。第二十一条信息化支撑。充分利用信息技术手段，提升财务资料专项管理的自动化、智能化水平。（一）建设或完善财务信息管理系统，嵌入查阅记录、备份验证、权限控制、自动审计等功能模块；实现关键操作全程留痕，提升管理效率与安全水平。（二）应用数据加密、访问控制、安全审计等技术，保障财务数据在存储、传输、使用过程中的安全；利用大数据分析技术，对异常访问行为进行实时监测与预警。（三）探索应用电子档案管理系统，实现财务资料的电子化存储、检索与共享，提升管理便捷性与安全性；建立灾备系统，确保极