人事科管理档案制度

人事科管理档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家法律法规，参照行业档案管理先进标准及集团母公司档案管理规范，结合公司业务发展实际与档案管理现状，为规范企业内部档案管理行为、防控档案管理风险、提升档案资源利用效率制定。本制度旨在明确档案管理的组织架构、职责分工、操作流程、风险防控及保障措施，确保档案资产安全完整、规范有序、高效利用，满足公司合规运营与可持续发展需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理、人力资源、财务管理、技术研发、项目建设等业务场景中形成的各类文件、记录、数据、实物等档案资料的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等全生命周期管理活动。第三条本制度中下列术语定义：（一）“XX专项管理”指公司对档案全生命周期实施系统性、规范化的管理活动，包括档案形成前的制度设计、形成中的流程控制、形成后的分类整理、保管利用中的安全保障及终结后的鉴定销毁等环节的统筹管控。（二）“XX风险”指因档案管理不规范可能导致的档案遗失、损毁、泄密、利用受阻或不符合合规要求而引发的经营、法律、声誉等损失。（三）“XX合规”指档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保档案管理行为合法、规范、有效。第四条档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：档案管理范围覆盖公司所有业务领域及档案类型，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的档案管理职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向：聚焦档案管理中的关键风险点，实施分级分类管控。（四）持续改进：定期评估档案管理效果，优化管理流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，统筹推进档案管理工作，确保档案管理纳入公司年度经营计划。分管档案管理的领导为公司档案专项管理第一责任人，负责档案管理制度的制定、修订、监督执行及重大事项决策。其他分管领导在分管领域内承担档案管理领导责任。第六条设立公司档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门、下属单位负责人及档案管理专（兼）职人员为成员。领导小组负责统筹协调公司档案管理工作，审议档案管理重大事项，监督考核各部门档案管理成效。领导小组办公室设在XX部门，承担日常事务性工作。第七条档案专项管理职责划分如下：（一）牵头部门职责：1.负责档案管理制度的顶层设计、体系建设与动态修订；2.组织开展档案管理风险识别与评估，制定风险防控方案；3.监督检查各部门档案管理执行情况，组织开展考核评价；4.负责档案管理培训宣贯，提升全员档案意识；5.指导下属单位档案管理工作，推动标准化建设。（二）专责部门职责：1.负责档案管理流程的合规审核，优化业务档案管理规范；2.参与重大档案风险事件的处置，提供专业支持；3.推进档案管理信息化建设，提升管理效率；4.负责档案鉴定、销毁的合规性审查。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实公司档案管理制度，开展本领域档案日常管理；2.保障业务文件及时归档，确保档案真实、完整、准确；3.定期开展档案自查，发现并上报问题隐患；4.配合完成档案利用、鉴定、销毁等工作。（四）基层执行岗职责：1.承诺遵守档案管理操作规程，确保档案形成规范；2.及时发现并上报档案管理风险事件，参与应急处置；3.配合开展档案检查、抽查工作。第三章专项管理重点内容与要求第八条档案收集管理：业务部门在XX业务活动开始前制定档案管理计划，确保各类文件资料应归档尽归档。禁止以任何理由拒绝归档或隐匿档案。第九条档案整理管理：归档文件应按“XX标准”进行分类、排序、编号、装订，确保档案体系清晰、逻辑合理。重要档案需编制目录，电子档案需同步生成元数据。第十条档案保管管理：档案存放环境需符合“XX要求”，采取防火、防盗、防潮、防虫、防尘措施。重要档案需异地备份，定期检查保管状况。第十一条档案利用管理：档案查阅需严格履行审批手续，禁止复制涉密档案或超出授权范围查阅。利用记录需完整存档。第十二条档案鉴定管理：档案专项管理牵头部门每年组织一次档案鉴定，区分保管期限，对到期档案提出销毁或继续保管建议。第十三条档案销毁管理：销毁档案需经公司主要负责人审批，由XX部门监督执行，并形成销毁记录。禁止非法销毁档案。第十四条档案安全防控：建立档案保密制度，明确涉密档案等级，采取加密、隔离等技术手段保障档案安全。第十五条电子档案管理：电子档案需与纸质档案同步归档，建立电子档案管理系统，确保数据不可篡改、可追溯。第十六条档案应急管理：制定档案突发事件应急预案，包括火灾、水灾、系统故障等情况下的应急处置流程。第十七条档案移交管理：公司分立、合并、重组时，需按“XX规定”向档案管理机构或接收单位移交档案，并办理移交手续。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：档案专项管理牵头部门每年评估制度有效性，根据法律法规变化、业务调整、风险变化等因素及时修订制度。第十九条风险识别预警机制：每年开展档案管理风险排查，编制风险清单，对高风险环节发布预警通知，明确防控措施。第二十条合规审查机制：将档案管理合规性审查嵌入业务流程，如项目立项、合同签订、财务报销等环节需确认档案资料完整性。坚持“未经审查不得实施”原则。第二十一条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由档案专项管理领导小组统筹应对，明确应急流程、责任分工及上报要求。第二十二条责任追究机制：对档案管理违规行为，视情节轻重给予通报批评、绩效扣减、纪律处分等处理，涉嫌违法的移交司法机关。第二十三条评估改进机制：每两年开展一次档案管理有效性评估，形成评估报告，提出优化建议并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部在考核评价中承担档案管理领导责任，定期听取档案管理情况汇报。第二十五条考核激励机制：将档案管理纳入部门年度考核，对表现突出的部门和个人给予奖励，对履职不力的进行约谈。第二十六条培训宣传机制：分层级开展档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范。利用宣传栏、内刊等载体强化档案意识。第二十七条信息化支撑：建设档案管理系统，实现档案电子化、流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。第二十八条文化建设：编制《档案合规手册》，组织全员签订《档案承诺书》，通过案例警示、知识竞赛等形式营造全员合规氛围。第二十九条报告制度：各部门每月报送档案管理情况，下属单位每季度报