企业工程档案制度

企业工程档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家法律法规，结合《企业档案管理规定》等行业准则，以及集团母公司关于档案规范化管理的相关要求制定。为加强企业工程档案的科学管理，规范工程档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节，防控档案管理风险，提升档案资源利用价值，特制定本制度。企业内部各部门、下属单位及全体员工均须严格遵守本制度，确保工程档案管理工作的制度化、标准化、规范化。第二条本制度适用于公司所有涉及工程建设项目的档案管理工作，包括但不限于工程项目决策、设计、施工、验收、运维等全生命周期的各类档案，涵盖纸质档案、电子档案及其他载体形式的档案资料。具体适用范围包括但不限于工程建设部门、项目管理部、技术研发中心、质量安全部、财务部等相关单位及全体员工。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”是指企业针对工程建设领域档案管理工作，通过建立制度体系、明确管理职责、实施过程控制、强化风险防控等一系列管理措施，实现档案全生命周期管理的规范化、系统化、信息化管理活动。（二）“XX风险”是指企业在工程档案管理过程中可能出现的档案缺失、损毁、失密、失泄密、利用不当等风险，以及因档案管理不规范导致的法律责任、经济损失或声誉损害等潜在风险。（三）“XX合规”是指企业工程档案管理工作符合国家法律法规、行业准则、集团母公司制度要求及本制度规定的行为标准，确保档案管理工作的合法性、合规性。第四条工程档案管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：工程档案管理范围覆盖所有工程建设项目的全生命周期，确保档案资料完整、系统、准确。（二）责任到人：明确各级管理机构和人员的档案管理职责，确保责任落实到岗、落实到人。（三）风险导向：以风险防控为核心，加强档案管理过程中的风险识别、评估、应对和处置。（四）持续改进：定期评估档案管理工作，优化管理流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对工程档案管理工作负总责，统筹领导档案管理工作，确保档案管理工作纳入公司年度重点工作计划。分管领导作为工程档案管理工作的直接责任人，负责组织协调各部门、下属单位落实档案管理要求，监督档案管理制度的执行情况。第六条设立公司工程档案管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调工程档案管理工作，研究解决重大问题，审批重大档案管理事项，定期听取工作汇报，评估管理成效。第七条工程档案管理领导小组主要职责包括：（一）制定和修订工程档案管理制度，明确管理目标、原则、流程和责任。（二）统筹协调各部门、下属单位的工程档案管理工作，解决跨部门、跨单位的重大问题。（三）审核重大工程项目的档案管理方案，监督重大档案管理事项的实施。（四）定期组织工程档案管理工作的评估，提出改进要求。第八条牵头部门（工程建设部）作为工程档案管理的归口管理部门，负责工程档案管理制度的制定和修订，统筹工程档案的形成、收集、整理、保管、利用等工作。牵头部门主要职责包括：（一）组织制定工程档案管理细则，明确各类档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体要求。（二）指导各部门、下属单位开展工程档案管理工作，监督档案管理制度的执行情况。（三）组织工程档案的鉴定、销毁等工作，确保档案管理符合法律法规和公司制度要求。（四）定期开展工程档案管理培训，提升全员档案管理意识和能力。第九条专责部门（技术研发中心、质量安全部、财务部等）作为工程档案管理的业务主管部门，负责本领域工程档案的业务合规审核、流程优化、风险处置等工作。专责部门主要职责包括：（一）技术研发中心负责工程项目的勘察、设计、施工等技术档案的合规审核，确保技术档案的完整性和准确性。（二）质量安全部负责工程项目质量安全档案的合规审核，确保质量安全档案的完整性和有效性。（三）财务部负责工程项目资金审批、税务缴纳等财务档案的合规审核，确保财务档案的真实性和合规性。第十条业务部门/下属单位作为工程档案管理的实施主体，负责落实本领域工程档案管理要求，开展日常风险防控。业务部门/下属单位主要职责包括：（一）按照档案管理要求，及时收集、整理、归档工程档案，确保档案资料的完整性、系统性和准确性。（二）开展日常档案管理自查，及时发现并整改档案管理问题。（三）配合牵头部门开展档案管理培训和监督检查，提升全员档案管理意识和能力。第十一条基层执行岗作为工程档案管理的直接责任人，负责按照档案管理要求，规范操作、落实责任，履行以下义务：（一）严格遵守档案管理流程，确保档案资料的形成、收集、整理、归档等环节符合制度要求。（二）履行岗位合规承诺，确保档案管理操作的真实性、合规性。（三）发现档案管理风险或问题，及时上报并协助处理。第三章专项管理重点内容与要求第十二条工程项目决策环节的档案管理。业务操作合规标准：工程项目决策前，必须收集并审核相关项目立项、可行性研究报告、评审意见等档案资料，确保决策依据的合法性和合规性。禁止性行为：严禁在项目决策过程中隐瞒、篡改档案资料，严禁利用档案资料谋取不正当利益。专项风险重点防控：项目决策档案的完整性、准确性风险，以及因决策档案缺失导致的决策失误风险。第十三条工程项目勘察设计环节的档案管理。业务操作合规标准：勘察设计单位必须按照合同约定，及时提交勘察报告、设计图纸、计算书等档案资料，确保档案资料的真实性、完整性。禁止性行为：严禁勘察设计单位出具虚假档案资料，严禁擅自修改、伪造档案资料。专项风险重点防控：勘察设计档案的失泄密风险，以及因勘察设计档案不准确导致的工程质量风险。第十四条工程项目施工环节的档案管理。业务操作合规标准：施工单位必须按照合同约定，及时提交施工日志、进度报告、质量检验记录、安全检查记录等档案资料，确保档案资料的完整性、准确性。禁止性行为：严禁施工单位隐瞒、篡改施工档案资料，严禁利用施工档案谋取不正当利益。专项风险重点防控：施工档案的损毁、丢失风险，以及因施工档案不完整导致的工程质量、安全风险。第十五条工程项目验收环节的档案管理。业务操作合规标准：工程项目验收前，必须收集并审核相关验收报告、质量检测报告、安全评估报告等档案资料，确保验收结论的合法性和合规性。禁止性行为：严禁在验收过程中隐瞒、篡改档案资料，严禁利用档案资料谋取不正当利益。专项风险重点防控：验收档案的完整性、准确性风险，以及因验收档案缺失导致的验收不合格风险。第十六条工程项目运维环节的档案管理。业务操作合规标准：运维单位必须按照合同约定，及时提交运维记录、维修记录、设备检定报告等档案资料，确保档案资料的真实性、完整性。禁止性行为：严禁运维单位隐瞒、篡改运维档案资料，严禁利用运维档案谋取不正当利益。专项风险重点防控：运维档案的失泄密风险，以及因运维档案不完整导致的设备故障风险。第十七条工程项目档案的保管与利用。业务操作合规标准：工程档案必须按照档案管理要求，进行分类、编号、归档、保管，确保档案资料的安全性和可利用性。禁止性行为：严禁擅自借阅、复制、销毁工程档案，严禁利用工程档案谋取不正当利益。专项风险重点防控：工程档案的损毁、丢失风险，以及因档案利用不当导致的法律风险。第十八条工程项目档案的数字化管理。业务操作合规标准：工程档案必须按照档案管理要求，进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案资料的电子化存储、检索和利用。禁止性行为：严禁篡改电子档案数据，严禁泄露电子档案信息。专项风险重点防控：电子档案的失泄密风险，以及因电子档案系统故障导致的档案丢失风险。第十九条工程项目档案的鉴定与销毁。业务操作合规标准：工程档案必须按照档案管理要求，定期进行鉴定，对失去保存价值的档案资料进行销毁。禁止性行为：严禁擅自销毁工程档案，严禁销毁不符合销毁条件的档案资料。专项风险重点防控：档案鉴定不准确导致的销毁错误风险，以及因档案销毁不规范导致的法律风险。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。根据国家法律法规、行业准则、集团母公司制度要求及公司业务发展变化，及时修订工程档案管理制度，确保制度的适用性和有效性。制度修订必须经过公司工程档案管理领导小组审核，报公司主要负责人批准后实施。第二十一条风险识别预警机制。定期开展工程档案管理风险排查，对档案管理过程中的风险进行分级评估，发布风险预警通知，并采取有效措施进行防控。风险排查必须覆盖所有工程建设项目的全生命周期，重点关注档案资料的完整性、准确性、安全性等关键环节。第二十二条合规审查机制。将工程档案管理审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，确保所有工程项目均符合档案管理要求。未经审查的工程项目不得实施，审查不合格的工程项目必须整改后才能实施。合规审查必须由牵头部门组织，专责部门参与，业务部门/下属单位配合。第二十三条风险应对机制。对一般风险事件，由业务部门/下属单位负责处置，并报牵头部门备案；对重大风险事件，由公司工程档案管理领导小组负责处置，并报公司主要负责人批准。风险应对必须遵循“及时报告、分级处置、责任协同、闭环管理”的原则，确保风险得到有效控制。第二十四条责任追究机制。对违反工程档案管理制度的行为，根据情节轻重，给予警告、通报批评、经济处罚、纪律处分等处理。责任追究必须依据事实依据、制度依据，做到公平公正、有据可依。责任追究必须与绩效考核、纪律处分挂钩，确保责任追究的严肃性。第二十五条评估改进机制。定期对工程档案管理体系的有效性进行评估，对管理漏洞进行优化，对管理流程进行改进，不断提升档案管理工作的质量和效率。评估改进必须由牵头部门组织，专责部门参与，业务部门/下属单位配合。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。公司各级领导必须高度重视工程档案管理工作，将档案管理工作纳入年度重点工作计划，并提供必要的资源保障。各级领导必须履行档案管理推进责任，定期听取档案管理工作汇报，解决重大问题，确保档案管理工作顺利开展。第二十七条考核激励机制。将工程档案管理情况纳入各部门、个人的年度考核，与绩效、评优挂钩。对档案管理工作突出的部门和个人，给予表彰奖励；对档案管理工作不力的部门和个人，给予批评教育或经济处罚。考核激励必须公平公正、有据可依，确保考核激励的有效性。第二十八条培训宣传机制。分层级开展工程档案管理培训，对管理层开展合规履职培训，对基层执行岗开展操作规范培训。通过培训，提升全员档案管理意识和能力，确保档案管理工作符合制度要求。培训宣传必须覆盖所有相关单位和人员，确保培训宣传的全面性。第二十九条信息化支撑。通过信息化系统工具，实现工程档案管理流程的自动化、风险实时监控、档案资料的电子化存储和检索，提升档案管理工作的效率和质量。信息化建设必须与档案管理制度相匹配，确保信息化系统的实用性和有效性。第三十条文化建设。通过发布工程档案管理手册、签订合规承诺书等方式，营造全员合规的档案管理氛围。通过文化建设，提升全员档案管理意识，确保档案管理工作符合制度要求。文化建设必须结合企业实际，确保文化建设的针对性和实效