企业服务类采购制度

企业服务类采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险防控与合规管理的相关要求制定，结合企业内部采购业务特点，旨在规范企业服务类采购行为，防范采购风险，提升采购效率与质量，确保采购活动符合国家法律法规及企业内部管理规范。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在企业服务类采购活动中的管理行为，覆盖服务类采购的全流程，包括需求提出、供应商选择、合同签订、履约验收、资金支付及绩效评价等环节。第三条本制度下列术语定义如下：（一）XX专项管理：指企业围绕服务类采购活动，通过制度建设、流程优化、风险防控、监督考核等手段，实现采购管理的规范化、系统化、精细化，确保采购活动合法合规、高效透明的过程管理机制。（二）XX风险：指企业在服务类采购活动中可能面临的法律法规合规风险、财务资金风险、操作流程风险、供应商管理风险、合同履约风险及信息安全风险等。（三）XX合规：指企业服务类采购活动严格遵守国家法律法规、行业准则、企业内部管理制度及政策要求，确保采购行为的合法性、合理性、公平性及透明度。第四条企业服务类采购管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保采购管理覆盖所有服务类采购活动，无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的采购管理职责，实现责任可追溯。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点管控高风险领域，强化风险预警与应对能力。（四）持续改进：根据法规变化、业务调整及管理实践，动态优化采购管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为企业服务类采购管理的第一责任人，对采购管理的合规性、安全性负总责；分管领导为直接责任人，负责采购管理的日常组织、协调与监督，确保制度有效执行。第六条设立企业服务类采购管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、采购部及各主要业务部门负责人。领导小组负责统筹协调采购管理工作，审批重大采购事项，监督评价采购绩效，确保采购活动符合企业战略目标及合规要求。第七条领导小组主要职责包括：（一）统筹制定、修订企业服务类采购管理制度，确保制度与国家法律法规及企业实际相符。（二）协调解决采购管理中的重大问题，审批重大采购项目的决策方案。（三）定期听取采购管理情况汇报，监督采购流程的合规性及风险防控效果。（四）组织对采购管理工作的绩效评价，提出改进建议。第八条牵头部门为采购部，负责企业服务类采购管理制度的制定与修订、风险识别与评估、流程优化与监督、培训宣贯与考核等工作。牵头部门需建立采购管理台账，定期汇总分析采购数据，提出管理优化建议。第九条专责部门为法务部及财务部，分别负责采购活动的合规审核与风险处置、资金审批与支付管理等。法务部需对采购合同进行合法性审查，出具法律意见；财务部需严格执行采购预算，规范资金支付流程。第十条业务部门及下属单位为采购业务实施主体，负责本领域服务类采购的需求提出、供应商推荐、合同执行及履约验收等工作。业务部门需确保采购需求真实合理，符合业务实际，并配合牵头部门完成采购活动的全过程管理。第十一条基层执行岗为参与采购活动的全体员工，需严格遵守采购管理制度，履行岗位合规承诺，及时上报采购过程中的异常情况，配合开展风险排查与调查工作。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查：采购方需对服务类采购供应商进行全面的尽职调查，包括企业资质、经营状况、财务实力、行业口碑、法律合规性及履约能力等，建立合格供应商名录，定期更新。禁止向未通过尽职调查的供应商采购服务。第十三条招标流程规范：服务类采购金额达到XX万元以上的，必须采用公开招标或邀请招标方式，严格按照招标程序执行，包括招标公告发布、投标文件评审、中标结果公示等环节。禁止私下交易、围标串标等违规行为。第十四条合同签订管理：服务类采购合同必须由法务部审核，明确服务内容、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，签订前需经领导小组审批。禁止签订权责不清、条款苛刻的合同。第十五条履约验收控制：采购方需建立科学的验收标准，对服务成果进行全面检查，确保服务内容符合合同约定。验收不合格的，应及时与供应商协商整改或解除合同。禁止未经验收即支付款项。第十六条资金支付管理：财务部需严格执行采购预算，按合同约定分阶段支付款项，加强支付审核，防止资金挪用、超额支付等风险。禁止无合同、无验收支付款项。第十七条关联交易管理：涉及关联交易的，需进行回避审查，确保采购决策不受利益输送影响。关联交易价格不得高于市场公允水平，相关交易需单独披露。禁止利用关联关系谋取不正当利益。第十八条信息安全保护：服务类采购涉及敏感信息的，供应商需承诺采取技术手段确保信息安全，采购方需签订保密协议，禁止泄露商业秘密或客户数据。第十九条风险防控重点：重点关注供应商资质造假、服务质量不达标、合同违约、资金支付风险等，建立风险防控清单，明确预防措施与处置方案。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门需每年对制度进行评估，根据国家法律法规变化、行业准则调整及企业业务需求，及时修订完善制度，确保制度适用性。第十三条风险识别预警机制：每年至少开展一次专项风险排查，对高风险领域进行分级评估，发布风险预警通知，明确风险等级及应对措施。第十四条合规审查机制：将专项审查嵌入采购决策、合同签订、履约验收等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则，确保采购活动全程合规。第十五条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调处置，明确应急流程、责任协同及上报要求，确保风险及时化解。第十六条责任追究机制：界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分，对违规行为严肃处理，形成震慑效应。第十七条评估改进机制：每年对专项管理体系有效性开展评估，分析管理漏洞，优化流程设计，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：明确各层级领导对专项管理的推进责任，建立责任清单，定期考核，确保制度落地执行。第十九条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，对合规表现突出的予以奖励，对违规行为严肃处理。第二十条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，提升全员合规意识。第二十一条信息化支撑：通过系统工具实现采购流程自动化、风险实时监控，提升管理效率与透明度。第二十二条文化建设：发布专项合规手册，签订合规承诺书，营造全员合规氛围，将合规理念融入企业文化。第二十三条