企业行政管理制度

企业行政管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国网络安全法》等国家相关法律法规，参照行业最佳实践标准及集团母公司关于企业治理的总体要求，结合公司实际运营管理需求，旨在全面规范行政管理工作，强化风险防控能力，提升管理效能，确保企业健康可持续发展。同时，针对当前行政管理工作中的重点风险领域，通过明确管理职责、优化业务流程、完善运行机制，构建系统性、规范化的专项管理体系，防范化解各类管理风险，保障企业资产安全、信息安全及合规运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖行政工作中的日常管理、专项管控、资源调配、后勤保障等业务场景，包括但不限于采购管理、资产管理、会议管理、印章管理、文件流转、车辆管理、接待管理、信息安全管理等领域。各部门及下属单位须严格遵照本制度执行，确保行政管理工作有序开展。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司为防范特定领域风险而建立的一整套管理制度、流程及操作规范，包括但不限于采购专项管理、资产管理专项管理、合同履约专项管理等，旨在通过系统性措施实现风险源头控制。（二）“XX风险”是指公司在行政管理过程中可能面临的各类潜在损失或不确定性事件，如采购环节的供应商欺诈风险、资产管理中的闲置浪费风险、印章管理中的越权使用风险等。（三）“XX合规”是指公司行政管理工作必须符合国家法律法规、行业准则及内部制度要求，确保业务操作合法合规，避免因违规行为引发的法律责任或声誉损失。第四条专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保专项管理覆盖所有行政业务场景及关键环节，不留管理空白；（二）责任到人：明确各级管理主体的职责边界，实现风险责任闭环；（三）风险导向：聚焦高风险领域，优先配置资源，强化重点防控；（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司行政管理工作负总责，承担第一责任人的领导责任，负责审定专项管理制度、重大风险防控方案及年度管理目标。分管行政工作的领导为直接责任人，负责专项管理工作的日常监督、协调及决策支持，确保制度有效落地。第六条公司设立行政管理工作领导小组（以下简称“领导小组”），作为专项管理的决策与统筹机构。领导小组由公司主要负责人、分管领导及各部门主要负责人组成，下设办公室于行政部，负责领导小组日常工作。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调：负责跨部门专项管理工作的协调推进，解决重大问题；（二）决策审批：审定专项管理制度、重大风险处置方案及资源分配；（三）监督评价：定期评估专项管理效果，提出改进建议。第七条公司各部门及下属单位应明确专项管理牵头部门及专责人员，落实管理主体责任。其中：（一）行政部为专项管理的牵头部门，负责统筹制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，定期向领导小组汇报管理进展；（二）财务部、法务部、信息中心等专责部门负责协助行政部开展业务合规审核、流程优化、风险处置等工作，提供专业支持；（三）业务部门及下属单位为专项管理落实主体，负责本领域风险防控的日常执行，开展自查自纠，及时上报异常情况。第八条各级管理主体的职责划分如下：（一）行政部：1.制定和完善专项管理制度，组织培训宣贯；2.定期开展专项风险排查，评估风险等级；3.监督检查各部门落实情况，考核管理成效；4.编制专项管理报告，报领导小组审议。（二）财务部：1.审核资产管理、采购付款等环节的合规性；2.监控预算执行情况，防范资金风险；3.参与重大风险事件的处置决策。（三）法务部：1.提供专项管理中的法律合规支持；2.审核合同条款，防范法律纠纷；3.参与违规行为的调查处理。（四）业务部门及下属单位：1.落实专项管理要求，开展日常风险防控；2.组织员工培训，提升合规意识；3.及时上报风险事件，配合处置工作。第九条基层执行岗位人员应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守专项管理制度，执行岗位操作规范；（二）主动学习合规知识，增强风险识别能力；（三）发现违规行为或潜在风险时，及时上报至专责部门；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十条采购管理采购业务必须遵循“公开透明、公平竞争、公正诚信”原则，严格执行供应商尽职调查、招标评审、合同签订等流程。禁止以下行为：（一）严禁未经尽职调查擅自选择供应商，防范利益输送风险；（二）严禁规避招标程序，私自进行非公开采购；（三）严禁在招标评审中设置不合理条件，影响公平竞争。重点防控采购环节的信息不对称风险、供应商资质造假风险及价格操纵风险。第十一条资产管理公司所有资产必须纳入统一管理，做到账实相符、动态更新。禁止以下行为：（一）严禁未经审批擅自处置资产，导致国有资产流失；（二）严禁闲置资产长期不使用，造成资源浪费；（三）严禁以个人名义借用公司资产，违反财务规定。重点防控资产闲置风险、处置不当风险及账实不符风险。第十二条会议管理会议组织必须遵循“精简高效、规范有序”原则，严格控制会议数量及规模。禁止以下行为：（一）严禁重复召开无实质内容的会议，浪费行政资源；（二）严禁未经审批擅自安排会议，增加后勤负担；（三）严禁在会议中传播非官方信息，影响正常工作秩序。重点防控会议资源浪费风险、决策效率低下风险及信息安全风险。第十三条印章管理印章使用必须严格履行审批程序，严禁越权使用或私自刻制印章。禁止以下行为：（一）严禁未经授权擅自用印，导致合同效力争议；（二）严禁将印章交由非指定人员保管，增加管理风险；（三）严禁印章长期不使用，形成安全隐患。重点防控印章被盗用风险、用印不合规风险及保管不当风险。第十四条文件流转文件流转必须遵循“统一归档、限时处理、全程可溯”原则，确保信息传递准确、高效。禁止以下行为：（一）严禁文件积压不办，导致工作延误；（二）严禁文件保管不当，造成信息泄露；（三）严禁未经审批擅自复制涉密文件，违反保密规定。重点防控文件丢失风险、信息泄露风险及流转效率低下风险。第十五条车辆管理车辆使用必须遵循“统一调度、规范使用、安全驾驶”原则，严禁公车私用或超范围使用。禁止以下行为：（一）严禁未经审批擅自使用公车，增加运行成本；（二）严禁公车私用，违反廉洁纪律；（三）严禁车辆维护保养不及时，影响行车安全。重点防控车辆滥用风险、成本控制风险及交通安全风险。第十六条接待管理接待工作必须遵循“热情周到、节俭高效”原则，严禁铺张浪费或违规招待。禁止以下行为：（一）严禁超标准安排接待，增加企业负担；（二）严禁以业务招待为名进行利益输送，违反廉洁规定；（三）严禁未经审批擅自安排接待，造成资源浪费。重点防控接待成本风险、廉洁风险及服务效率风险。第十七条信息安全管理信息安全管理必须遵循“内外有别、全程防护”原则，严禁非授权访问或泄露敏感信息。禁止以下行为：（一）严禁违规存储或传输涉密信息，导致数据泄露；（二）严禁使用非加密工具传输敏感数据，增加安全风险；（三）严禁擅自删除或篡改系统数据，破坏信息完整性。重点防控数据泄露风险、系统漏洞风险及网络安全风险。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制行政部应每年对专项管理制度进行评估，结合国家政策变化、行业监管要求及企业业务调整，及时修订完善制度内容。重大制度修订须报领导小组审议，确保制度与时俱进。第十九条风险识别预警机制行政部应每季度组织开展专项风险排查，采用问卷调查、现场检查等方式，识别关键风险点，进行分级评估。高风险问题须及时发布预警通知，明确整改要求及时限。第二十条合规审查机制所有行政业务决策、合同签订、项目启动等关键环节必须嵌入合规审查程序，未经合规审查不得实施。审查内容包括但不限于流程合规性、资质合规性、价格合规性等，确保业务操作合法合规。第二十一条风险应对机制根据风险等级采取分级处置措施：（一）一般风险：由业务部门及下属单位自行处置，行政部监督跟进；（二）重大风险：由领导小组组织专项工作组处置，明确责任分工，确保风险得到有效控制。第二十二条责任追究机制对违反专项管理制度的行为，根据情节严重程度采取以下处罚措施：（一）轻微违规：通报批评，责令整改；（二）一般违规：扣除绩效工资，取消评优资格；（三）重大违规：解除劳动合同，移交司法机关处理。第二十三条评估改进机制行政部应每年对专项管理效果进行评估，通过数据分析、员工访谈等方式，识别管理漏洞，优化制度流程，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障公司主要负责人应定期听取专项管理工作汇报，协调解决重大问题。各部门负责人应明确分管领域的管理责任，确保制度有效落地。第二十五条考核激励机制将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效工资、评优评先挂钩。对专项管理成效突出的部门和个人给予奖励，对违规行为实行一票否决。第二十六条培训宣传机制行政部应分层级开展专项培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训等，确保全员掌握合规要求。通过内部刊物、宣传栏等方式，营造全员合规氛围。第二十七条信息化支撑依托信息化系统实现流程自动化、风险实时监控，提高管理效率。例如，采购管理平台实现供应商自动审核、合同电子签章等功能，降低人工操作风险。第二十八条文化建设发布专项合规手册，明确员工行为规范。组织签署合规承诺书，强化责任意识。通过典型案例警示教育，提升全员合规文化认同。