企业询价制度

企业询价制度第一章总则第一条为规范公司询价行为，加强采购成本管控，防范采购风险，提升采购效率，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等法律法规，结合公司实际情况及内部管理需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确询价流程、规范询价行为、强化风险管控，确保公司采购活动的合规性、经济性和效率性，有效防控采购领域专项风险，促进公司资源优化配置和可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在公司采购活动中的询价行为，涵盖但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等场景。各部门、下属单位及员工在执行采购任务时，必须严格遵守本制度规定，确保询价活动的合法合规和高效有序。第三条本制度中下列术语的含义：（一）“XX专项管理”指公司针对采购活动全过程实施的风险识别、评估、控制、监督和改进的管理活动，旨在降低采购风险，提升采购效益。（二）“XX风险”指公司在采购活动中可能面临的合规风险、财务风险、操作风险等，包括但不限于供应商选择不当、价格失真、合同履行违约、信息泄露等风险。（三）“XX合规”指公司采购活动必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，确保采购行为的合法性、规范性和合理性。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保所有采购活动均纳入制度管理范围，无遗漏、无空白。（二）“责任到人”原则：明确各级管理人员和业务人员在询价活动中的职责，确保责任主体清晰、可追溯。（三）“风险导向”原则：以风险防控为核心，重点关注高风险环节，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估询价管理效果，及时优化流程，完善制度，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为XX专项管理的第一责任人，对XX专项管理工作的总体成效负全面领导责任；分管领导为直接责任人，对XX专项管理的具体实施和监督负直接领导责任。公司主要负责人和分管领导应定期研究XX专项管理工作，解决重大问题，推动制度落实。第六条公司设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。XX专项管理领导小组负责统筹协调XX专项管理工作，研究决策重大事项，监督评价管理效果，确保制度有效执行。第七条XX专项管理领导小组的主要职责包括：（一）统筹协调公司XX专项管理工作，制定总体规划和实施方案。（二）研究决策XX专项管理中的重大问题，审批重大风险管控措施。（三）监督评价各部门、下属单位XX专项管理工作的落实情况，定期发布管理报告。（四）组织开展XX专项管理培训，提升全员风险意识和合规能力。第八条牵头部门负责XX专项管理制度的建设、完善和执行，主要职责包括：（一）制定和修订XX专项管理制度，明确询价流程、标准和方法。（二）组织开展XX专项风险识别和评估，建立风险清单和预警机制。（三）监督考核各部门、下属单位XX专项管理工作的执行情况，定期通报结果。（四）组织XX专项管理培训，宣贯制度要求，提升全员合规意识。第九条专责部门负责XX专项管理中的业务合规审核和流程优化，主要职责包括：（一）审核采购需求，确保采购行为的合法合规。（二）优化询价流程，提升询价效率和准确性。（三）处置XX专项风险事件，制定应急预案和处置方案。（四）跟踪分析采购数据，提出管理改进建议。第十条业务部门及下属单位负责落实XX专项管理要求，开展本领域日常风险防控，主要职责包括：（一）按照制度要求开展询价活动，确保询价过程规范、透明。（二）识别和评估本领域XX专项风险，制定风险防控措施。（三）落实XX专项管理要求，确保采购行为符合制度规定。（四）及时上报XX专项风险事件，配合处置和调查。第十一条基层执行岗负责按规定操作询价活动，履行岗位合规操作责任，主要职责包括：（一）严格按照制度要求开展询价，确保询价行为合规。（二）签署岗位合规承诺书，明确个人责任和义务。（三）及时上报XX专项风险线索，协助调查和处理。（四）参加XX专项管理培训，提升操作技能和合规意识。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查：采购需求确定后，采购人员应通过公开渠道或专业机构对供应商进行尽职调查，核实供应商资质、经营状况、信用记录等，确保供应商合法合规。严禁与不合格供应商开展业务合作。第十三条询价方式选择：根据采购需求特点，选择合适的询价方式，如公开询价、邀请询价、竞争性谈判等。询价方式应与采购金额、采购性质、市场情况等因素相适应，确保采购过程的公平、公正、公开。第十四条询价流程规范：询价活动应按照以下流程开展：（一）采购需求提交：业务部门提交采购需求申请，明确采购目的、数量、规格、预算等。（二）询价方案制定：采购人员根据采购需求制定询价方案，明确询价方式、询价时间、询价对象等。（三）询价文件发布：按照规定发布询价文件，确保询价信息真实、准确、完整。（四）询价结果评审：采购人员对询价结果进行评审，选择最优供应商。（五）合同签订与履行：与供应商签订采购合同，明确双方权利义务，确保合同履行。第十五条价格评审标准：询价结果评审应以价格为主要标准，同时考虑供应商资质、服务质量、履约能力等因素。采购人员应建立价格评审机制，确保评审结果的客观公正。第十六条关联交易管理：严禁利用关联关系进行利益输送，关联交易应按照非关联交易进行同等条件的询价和评审。关联交易必须经过公司授权人员审批，并定期进行信息披露。第十七条违约风险防控：采购合同签订前，应充分评估供应商履约能力，明确违约责任和处置措施。如发生违约事件，应及时启动应急预案，维护公司合法权益。第十八条信息安全保护：询价过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息应严格保密，严禁泄露给无关人员。采购人员应签署保密承诺书，确保信息安全。第十九条验收与结算：采购货物或服务到货后，应按照合同约定进行验收，确保质量符合要求。验收合格后，应及时办理结算手续，确保资金安全。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：根据国家法律法规、行业准则及公司实际情况，定期对XX专项管理制度进行评估和修订，确保制度的适用性和有效性。制度修订应经过公司XX专项管理领导小组审议，并按程序发布实施。第十三条风险识别预警机制：公司应建立XX专项风险识别和评估机制，定期开展风险排查，对识别出的风险进行分级管理，并发布预警通知。风险预警应明确风险类型、风险程度、防控措施等内容，确保风险得到及时有效处置。第十四条合规审查机制：将XX专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，确保所有采购活动均经过合规审查。未经合规审查的采购活动不得实施，确保采购行为的合法合规。第十五条风险应对机制：根据风险等级，制定分级处置措施，明确应急流程、责任协同及上报要求。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由公司XX专项管理领导小组统筹处置，确保风险得到及时有效控制。第十六条责任追究机制：对违反XX专项管理制度的行为，应根据情节轻重，给予相应处罚，包括但不限于经济处罚、纪律处分、解除劳动合同等。责任追究应按照公司内部管理制度执行，确保处罚的公平公正。第十七条评估改进机制：公司应定期对XX专项管理体系的有效性进行评估，分析管理成效，查找漏洞，优化流程，提升管理水平。评估结果应形成报告，并报公司XX专项管理领导小组审议。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：公司主要负责人和分管领导应定期研究XX专项管理工作，解决重大问题，推动制度落实。各部门、下属单位应明确责任人员，确保XX专项管理工作有人抓、有人管。第十九条考核激励机制：将XX专项合规情况纳入部门及个人的年度考核，与绩效、评优挂钩。对XX专项管理工作表现突出的部门和个人，给予表彰奖励；对违反XX专项管理制度的行为，取消评优资格，并给予相应处罚。第二十条培训宣传机制：分层级开展XX专项管理培训，对管理层重点培训合规履职要求，对一线员工重点培训操作规范和风险防控知识。通过多种形式宣贯制度要求，提升全员合规意识。第二十一条信息化支撑：利用信息化系统实现XX专项管理流程自动化、风险实时监控，提升管理效率和准确性。信息化系统应与公司ERP系统、采购系统等对接，实现数据共享和业务协同。第二十二条文化建设：发布XX专项合规手册，明确合规要求和行为规范；组织签订合规承诺书，营造全员合规氛围。通过多种形式宣传合规理念，提升全员合规意识。第二十三条报告制度：各部门、下属单位应定期上报XX专项管理情况，包括风险事