健康信息管理室制度

健康信息管理室制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规，参照国家相关行业准则及集团母公司关于企业内部风险防控的指导意见，结合企业数字化转型背景下健康信息管理的实际需求，旨在规范健康信息采集、存储、使用、共享等全流程管理，有效防控数据安全、合规性及操作风险，保障员工健康权益与隐私安全，维护企业合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖健康信息管理室（以下简称“管理室”）负责的健康档案建立、数据采集、统计分析、隐私保护等业务场景，以及涉及员工健康信息的任何内部或外部交互活动。第三条本制度中下列术语的定义：（一）“健康信息专项管理”是指企业通过制度约束、技术保障及行为规范，对员工健康数据实施的全流程、闭环化管控，确保数据合规性、安全性及使用效益。（二）“健康信息风险”是指因数据泄露、滥用、丢失或处理流程不合规可能导致的法律责任、声誉损失或员工权益受损的潜在威胁。（三）“健康信息合规”是指健康信息管理活动严格遵循国家法律法规及企业内部制度要求，包括数据主体权利保障、数据安全保护、授权使用等核心要求。第四条健康信息专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：所有健康信息管理活动均纳入制度监管范围，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的专项管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处理重大及高风险业务场景。（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理机制，提升防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司健康信息专项管理工作负总责，对专项管理制度的完整性、执行有效性承担最终领导责任；分管领导作为直接责任人，负责统筹部署、监督考核及资源保障，确保制度落地。第六条设立健康信息专项管理领导小组，由公司主要领导担任组长，分管领导担任副组长，成员包括管理室负责人、人力资源部、信息技术部、法务合规部等相关部门负责人。领导小组统筹协调专项管理工作，审议重大决策，监督评价管理成效，每月召开例会研究解决重点问题。第七条管理室作为健康信息专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）制定和完善专项管理制度，组织业务流程优化；（二）开展健康信息风险识别与评估，建立风险台账；（三）监督制度执行情况，对违规行为提出处理建议；（四）组织全员专项培训，提升合规意识；（五）配合内外部审计及检查，定期编制管理报告。第八条信息技术部作为专责部门，重点负责：（一）健康信息管理系统开发、运维及安全保障；（二）数据加密、脱敏、访问控制等技术措施落地；（三）配合管理室开展风险评估，提供技术解决方案；（四）监控系统异常行为，及时处置安全事件。第九条人力资源部及各业务部门/下属单位作为业务部门，需履行以下职责：（一）人力资源部负责员工健康档案的日常管理，确保数据真实性；（二）各业务部门/下属单位在业务场景中使用健康信息时，必须符合授权范围，并记录使用目的。第十条基层执行岗（如档案管理员、系统操作员等）应严格履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确保密责任；（二）发现健康信息异常或潜在风险时，及时向管理室或上级报告；（三）按流程操作，严禁私自篡改、删除或导出数据。第三章专项管理重点内容与要求第十一条健康信息采集管理：业务操作合规标准：采集健康信息必须以“最少必要”原则为基础，仅收集与业务场景直接相关的项目（如体检数据、医疗救治记录等），并取得员工书面授权。禁止诱导性采集或强制要求。禁止性行为：严禁采集非工作必需的健康信息（如遗传病、心理疾病等敏感数据），严禁以健康信息换取其他利益。重点防控点：防范采集过程中的数据泄露或未经授权使用。第十二条健康信息存储管理：业务操作合规标准：所有健康信息存储于管理室指定系统，采用分级加密（如存储加密、传输加密），建立访问日志。定期备份重要数据，存储周期遵循“按需保留、定期清理”原则。禁止性行为：严禁将健康信息存储在非授权服务器或个人设备，严禁泄露存储密码。重点防控点：强化物理环境安全（如机房门禁、视频监控），防止非法访问。第十三条健康信息使用管理：业务操作合规标准：使用健康信息需经授权，明确使用范围、目的及期限。内部使用时需填写审批单，外部共享需经员工书面同意并记录。禁止性行为：严禁将健康信息用于商业推广、广告投放等非授权场景，严禁违规泄露给第三方。重点防控点：审查使用目的的合规性，禁止“大数据杀熟”式差异化服务。第十四条健康信息共享管理：业务操作合规标准：向第三方共享健康信息必须签订协议，明确数据用途、使用期限及保密义务。共享前需再次确认员工授权，共享后定期复核。禁止性行为：严禁超出协议范围使用信息，严禁向未经授权的第三方提供数据。重点防控点：监控共享过程，确保数据用途未变更。第十五条健康信息销毁管理：业务操作合规标准：存储期满的健康信息必须通过系统或物理方式销毁，并记录销毁时间、方式及责任人。销毁前需完成数据备份，销毁后进行不可逆验证。禁止性行为：严禁擅自保留已销毁数据，严禁销毁记录不完整。重点防控点：审计销毁操作，防止数据恢复或泄露。第十六条员工权利保障管理：业务操作合规标准：建立员工健康信息查询、更正、删除等申请渠道，30日内完成处理。对拒绝授权的员工，不得以健康信息为由影响其正常工作。禁止性行为：严禁强制员工提供健康信息，严禁歧视性使用信息。重点防控点：畅通权利救济渠道，禁止设置不合理门槛。第十七条特殊场景管理：业务操作合规标准：涉及医疗救治、传染病防控等紧急情况时，可临时突破授权限制，但事后需补办授权手续并记录原因。禁止性行为：严禁以紧急情况为由长期违规使用信息。重点防控点：明确临时授权的审批层级及监督机制。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：管理室每年对制度进行复盘，结合国家法规变化、行业案例及内部审计结果，每年六月前完成修订。重大业务调整（如系统升级、业务范围变更）需同步更新制度，修订后向全员发布。第十九条风险识别预警机制：管理室每季度组织专项风险排查，信息技术部同步开展系统漏洞扫描。采用风险矩阵法对识别的风险进行分级（高、中、低），高风险项需制定专项整改方案并跟踪落实。预警信息通过内部平台发布，相关单位3日内响应。第二十条合规审查机制：将健康信息管理审查嵌入业务流程：（一）采购场景：供应商需提供健康信息安全资质，采购合同包含合规条款；（二）系统开发场景：需通过合规性评审，嵌入权限控制、操作日志等模块；（三）项目启动场景：项目计划书需明确健康信息使用方案及审批流程。未通过审查的业务不得实施，审查结果存档备查。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：责任部门在2日内制定整改方案，管理室5日内复核；（二）重大风险：启动应急预案，由领导小组协调处置，事件处置完毕后30日内提交总结报告。责任部门需协同配合，严禁推诿。第二十二条责任追究机制：违规情形及处罚标准：（一）一般违规（如忘记设置权限）：通报批评、取消评优资格；（二）重大违规（如泄露敏感数据）：降级、解聘，并承担相应法律责任；（三）屡次违规：移交纪律处分部门处理。处罚结果与绩效考核挂钩，并纳入个人档案。第二十三条评估改进机制：每年11月组织专项管理有效性评估，通过问卷调查、访谈、数据统计等方式收集反馈。评估结果用于优化制度流程，形成闭环管理，评估报告提交领导小组审议。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导需在季度工作会议中强调专项管理要求，确保责任落实。管理室有权对制度执行情况进行突击检查，检查结果纳入部门绩效考核。第二十五条考核激励机制：（一）部门考核：专项合规情况占部门年度考核20%，优秀部门可获得额外资源倾斜；（二）个人考核：执行岗合规操作作为晋升依据，违规者取消年度评优资格；（三）奖励机制：主动发现重大风险或提出优化建议的员工可获得一次性奖励。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展合规履职培训，重点讲解法律责任及决策风险；（二）执行岗：每年进行操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）全员：通过内网、宣传栏发布典型案例，营造合规氛围。第二十七条信息化支撑：采用健康信息管理平台实现：（一）流程自动化：自动触发审批、生成日志；（二）风险实时监控：异常登录、数据导出等行为触发告警；（三）数据可视化：定期生成合规报告，辅助决策。第二十八条文化建设：（一）发布《健康信息合规手册》，纳入新员工入职培训；（二）组织“合规承诺签名”活动，增强意识；（三）设立“合规建议箱”，鼓励员工参与管理优化。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告：发生风险事件后2小时内上报管理室，24小时内提交初步报告；（二）年度报告：