档案公司制度管理办法

PAGE档案公司制度管理办法一、总则（一）目的为加强本档案公司的规范化管理，确保档案管理工作的高效、准确、安全，维护公司的正常运营秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度管理办法。（二）适用范围本办法适用于本档案公司全体员工，包括档案管理人员、业务人员、行政人员等，涵盖公司在档案收集、整理、存储、利用、销毁等各个环节的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保公司档案管理活动合法合规。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项业务活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案资料的齐全、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率，满足公司内部各部门及外部相关单位的档案使用需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，制定档案管理工作计划和预算。3.负责公司各类档案的集中收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索。5.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理工作评估。6.负责档案的安全保管，确保档案实体和信息的安全，做好档案库房的日常管理和维护。7.按照规定的程序和要求，做好档案的鉴定、销毁工作。8.负责公司档案的对外提供利用服务，按照相关规定办理档案查阅、借阅、复印等手续。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责向本部门员工宣传档案管理知识，提高员工的档案意识，督促员工及时归档各类文件资料。（三）档案管理人员岗位职责1.档案收集员负责主动收集公司各部门形成的各类档案资料，定期与各部门兼职档案员沟通，了解档案形成情况。对收集到的档案资料进行初步审核，确保档案的完整性和真实性，不符合要求的及时反馈给相关部门进行补充或修正。做好档案收集记录，详细记录档案名称、数量、来源、收集时间等信息。2.档案整理员按照档案分类标准，对收集到的档案进行系统整理，包括分类、编号、编目、装订等工作。确保档案整理的规范性和准确性，使档案排列有序，便于查找和利用。对整理过程中发现的问题及时进行处理，如档案缺失、损坏等情况，及时报告并采取相应措施。3.档案保管员负责档案库房的日常管理，包括档案的上架、存放、下架等工作，确保档案存放安全、有序。定期对档案库房进行检查，做好温湿度记录、防火防盗防虫等工作，发现问题及时报告并采取措施解决。负责档案的出入库登记，严格按照档案借阅制度办理档案借阅、归还手续，确保档案数量准确。4.档案利用管理员负责接待公司内部各部门及外部相关单位的档案查阅、借阅申请，按照规定办理审批手续。根据审批结果，为利用者提供档案查阅、借阅服务，做好利用记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案内容等信息。对档案利用过程进行监督，确保利用者遵守档案利用规定，不损坏、不泄露档案信息。5.档案信息化管理员负责档案管理信息系统的日常维护和管理，包括数据录入、更新、备份等工作，确保系统数据的准确性和完整性。优化档案管理信息系统的功能，提高档案检索、查询效率，为公司档案管理工作提供信息化支持。负责档案数字化工作的组织和实施，制定数字化工作计划，确保档案数字化质量符合要求。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件；公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司内部管理制度、规定、办法等；行政公文、会议纪要、工作计划、总结等；人事档案（包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料）；财务档案（包括会计凭证、账簿、报表等）；审计档案（包括审计报告、审计底稿等）。2.业务经营类档案：包括市场调研报告、项目可行性研究报告、业务合同、协议、订单、销售记录、客户资料等；产品研发资料（包括研发计划、技术方案、实验数据、测试报告等）；生产管理档案（包括生产计划、工艺流程、质量控制文件等）；售后服务档案（包括客户投诉记录、维修记录、回访记录等）。3.基本建设类档案：包括工程项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告等；工程设计文件、施工图纸、施工组织设计等；工程招投标文件、合同协议等；工程竣工验收文件、决算报告等。4.设备仪器类档案：包括设备仪器购置合同、发票、验收报告等；设备仪器使用说明书、操作规程、维护保养记录等；设备仪器维修记录、报废处理文件等。5.声像电子类档案：包括公司重大活动照片、视频资料；公司网站建设、信息系统开发等相关电子文档；电子邮件、电子报表、电子合同等具有保存价值的电子文件。（二）档案收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.档案收集应遵循全面、及时、真实的原则，不得遗漏重要文件资料。3.对于纸质档案，应保持文件的原始状态，不得随意涂改、损坏；对于电子档案，应确保数据的真实性和完整性，定期进行备份。4.档案收集过程中，应做好交接记录，明确档案的名称、数量、交接时间、交接人等信息。（三）档案整理标准1.分类标准：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、业务经营类、基本建设类、设备仪器类、声像电子类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目。2.编号规则：档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号一般采用数字编码方式，由档案类别代码、年度代码、流水号等组成。3.编目要求：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限、密级等信息，确保目录清晰、准确，便于查找和利用。4.装订规范：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保护档案内容，不得影响文件的查阅和利用。四、档案存储与保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，配备必要的消防、防盗、温湿度控制等设备。2.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。3.档案库房应设置明显的标识牌，标明档案类别、存放位置等信息，便于档案的查找和管理。4.定期对档案库房进行清洁、消毒，做好温湿度记录，确保档案存储环境符合要求。（二）档案存储方式1.纸质档案存储：按照档案分类顺序，将纸质档案存放在档案架或档案柜中，确保档案排列整齐、有序，便于查找和利用。2.电子档案存储：建立电子档案存储系统，按照电子档案的分类标准进行存储，同时做好电子档案的备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.声像档案存储：对于照片、底片等声像档案，应按照类别、时间顺序进行整理，装入相册或底片袋中，并注明相关信息；对于视频档案，应存储在光盘或硬盘等存储介质上，并做好标识和备份。（三）档案保管期限与鉴定1.保管期限划分：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，根据档案保管期限的划分标准，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定结果处理：对于鉴定后确定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报经公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续妥善保管。五、档案利用与借阅（一）档案利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.优先满足公司内部各部门的档案利用需求，为公司的日常工作、决策支持等提供服务。3.在确保档案安全和保密的前提下，积极为外部相关单位提供档案利用服务，但应严格按照规定办理相关手续。（二）档案查阅与借阅流程1.内部查阅公司内部各部门员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案名称、数量等信息，经本部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表内容，核实申请人身份和查阅权限，安排档案查阅人员在指定的查阅区域进行查阅，并做好查阅记录。2.内部借阅公司内部员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息，经本部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，对于涉及机密、重要档案的借阅申请，需报经公司分管领导批准。审核通过后，办理档案借阅手续，借阅人应在借阅登记簿上签字确认，并领取档案。借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。3.外部查阅与借阅外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前向公司档案管理部门提交书面申请，注明查阅或借阅的档案名称、数量、查阅或借阅目的、查阅或借阅期限等信息，并加盖单位公章。档案管理部门对外部申请进行审核，报经公司分管领导批准后，按照规定办理查阅或借阅手续。外部查阅或借阅人员应在公司档案管理部门指定的地点进行查阅或借阅，并遵守公司档案管理规定。外部查阅或借阅结束后，档案管理部门应及时收回档案，并对查阅或借阅情况进行记录。（三）档案利用限制1.涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案，未经公司授权，不得对外提供利用。2.档案利用过程中，利用者不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容，不得损坏档案实体。3.档案利用结束后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，不得私自留存或转借他人。六、档案安全与保密（一）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任，加强对档案管理人员的安全教育和培训。2.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、防虫防霉药品等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.加强对档案实体和信息的安全保护，防止档案被盗、被抢、被篡改、被销毁等情况发生。档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，确保档案管理工作安全有序。4.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对于发现的安全问题，应及时报告并采取措施进行处理，并做好记录。（二）档案保密管理1.加强档案保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确员工在档案保密方面的责任和义务。2.对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，设置专人负责保管，限制查阅和借阅范围。3.在档案利用过程中，严格遵守保密制度，对利用者进行保密提醒，防止档案信息泄露。4.加强对档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的人员访问档案信息。定期对系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。七、档案信息化建设（一）档案信息化规划1.制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，确保档案信息化建设与公司整体信息化建设相协调。2.根据档案信息化建设规划，合理安排信息化建设资金预算，保障档案信息化建设所需的硬件设备、软件系统、网络设施等投入。（二）档案管理信息系统建设1.选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、信息化检索、在线利用等功能。2.对档案管理信息系统进行定制化开发，满足公司个性化的档案管理需求，如档案分类设置、流程审批、权限管理等。3.建立档案数据录入、审核、更新机制，确保档案管理信息系统数据的准确性和完整性。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）档案数字化工作1.制定档案数字化工作计划，按照档案数字化技术标准和规范，对公司存量档案进行数字化处理。2.选用专业的档案数字化设备和软件