会议记录考核制度

PAGE会议记录考核制度一、总则（一）目的为了规范公司会议记录工作，提高会议效率和质量，确保会议决策和工作安排得到有效落实，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门组织召开的各类会议，包括但不限于公司例会、专题会议、项目会议等。（三）基本原则1.准确性原则：会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、决议事项等，不得遗漏重要信息。2.客观性原则：记录人员应客观记录会议过程和各方观点，不得加入个人主观意见和评论。3.及时性原则：会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，并提交审核。4.保密性原则：会议记录涉及公司机密信息的，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：明确会议讨论的核心内容。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间。3.会议地点：注明会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职务等信息。（二）会议议程及讨论内容1.议程安排：按照会议实际进行的顺序，记录各项议程的内容和时间安排。2.发言内容：详细记录参会人员的发言要点，包括提出的问题、观点、建议等，尽量使用原话记录。3.讨论过程：记录会议中的讨论情况，如是否达成共识、存在的分歧及解决方案等。（三）会议决议事项1.决议内容：明确会议做出的确切决议，包括工作任务、责任分工、时间节点、目标要求等。2.责任人：确定负责执行决议事项的具体人员或部门。3.跟进措施：记录为确保决议事项顺利执行所采取的跟进措施，如定期汇报、检查等。（四）其他事项1.重要附件：如有相关的文件、资料、图表等作为会议讨论的依据或参考，应注明附件名称及存放位置。2.会议总结：简要概括会议的主要成果、重点问题及下一步工作计划。三、会议记录的格式规范（一）标题采用简洁明了的方式概括会议主题，如“[会议主题]会议记录”。（二）编号为便于管理和查询，对会议记录进行编号，编号规则可根据公司实际情况制定，如“[年份][月份][会议序号]”。（三）正文1.字体和字号：一般采用宋体小四号字，行间距为1.5倍。2.段落格式：每段开头空两格，不同内容之间可适当分段，保持页面整洁。3.内容排版：按照会议基本信息、议程及讨论内容、决议事项等顺序依次排版，各部分之间可使用小标题进行区分，如“一、会议基本信息”“二、会议议程及讨论内容”等。（四）签字和日期在会议记录正文末尾，记录人员应签字确认，并注明记录日期。四、会议记录的记录人员职责（一）会前准备1.提前了解会议主题、议程和参会人员信息，准备好会议记录所需的工具，如笔记本、电脑等。并熟悉会议相关的背景资料和文件，以便更好地理解会议内容。2.确定记录方式，可采用手写记录或电子记录（如使用专门的会议记录软件），确保记录的准确性和及时性。（二）会中记录1.集中精力，认真倾听参会人员的发言，准确记录每个人的观点、意见和建议，尽量避免遗漏重要信息。2.对于一些复杂的内容或重要的决策，可采用速记符号或简要记录关键词，会后及时补充完整。3.注意观察会议现场的气氛和动态，记录会议中的讨论氛围、是否存在争议等情况。（三）会后整理1.会议结束后，及时对记录内容进行整理和完善，补充遗漏的信息，核对记录的准确性。2.将会议记录按照规范的格式进行排版，形成正式的文档。3.对会议记录中的决议事项进行梳理，明确责任人和时间节点，确保决议能够得到有效执行。（四）提交审核整理完成的会议记录应及时提交给会议主持人或相关负责人进行审核，审核通过后按照公司规定进行存档和分发。（五）保密工作记录人员应对会议记录中涉及的公司机密信息严格保密，不得擅自泄露给无关人员。五、会议记录的审核与审批（一）审核流程1.会议记录整理完成后，记录人员应首先进行自我审核，检查记录内容是否准确、完整，格式是否规范。2.自我审核通过后，将会议记录提交给会议主持人进行审核。会议主持人应重点审核会议记录是否准确反映会议讨论的内容和决议事项，如有问题及时反馈给记录人员进行修改。3.会议主持人审核通过后，根据会议的性质和重要程度，将会议记录提交给相关领导或部门负责人进行审批。审批人应从整体上对会议记录进行把关，确保记录符合公司的要求和利益。（二）审核要点1.内容准确性：审核会议记录中的信息是否与会议实际情况一致，是否准确记录了参会人员的发言和决议事项。2.决议完整性：检查决议事项是否明确、具体，责任人和时间节点是否清晰，跟进措施是否可行。3.格式规范性：查看会议记录的格式是否符合公司规定，排版是否整齐、美观。4.语言逻辑性：审核记录内容的语言表达是否清晰、逻辑是否连贯，避免出现歧义或矛盾的表述。（三）审批意见反馈1.审批人在审核会议记录时，如发现问题应及时提出修改意见，并明确要求记录人员在规定时间内完成修改。2.记录人员应根据审批意见对会议记录进行认真修改，修改完成后再次提交审核，直至审核通过。六、会议记录的存档与保管（一）存档方式1.会议记录审核通过后，应按照公司的档案管理制度进行存档。存档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，以确保记录的安全性和可查阅性。2.纸质档案应按照年度、月份、会议类别等进行分类整理，装订成册，并在档案封面注明档案名称、年度、月份、会议序号等信息。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，存储在公司指定的服务器或存储设备上，并建立相应的索引目录，方便查询和管理。（二）保管期限1.一般会议记录的保管期限为[X]年，重要会议记录的保管期限可适当延长至[X]年或更长时间，具体保管期限根据公司实际情况和相关法律法规确定。2.在保管期限内，应确保会议记录的完整性和安全性，防止记录丢失、损坏或被篡改。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录的，应填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅的会议记录名称及查阅目的，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。2.如需借阅会议记录，借阅人应填写《会议记录借阅申请表》，详细说明借阅原因和借阅期限，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还借阅的会议记录，如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.查阅和借阅会议记录时，档案管理人员应做好登记工作，记录查阅或借阅的时间、人员、内容等信息，确保会议记录的使用情况可追溯。（四）保密措施1.档案管理部门应严格遵守公司的保密制度，对会议记录进行妥善保管，防止记录泄露给无关人员。2.在查阅和借阅会议记录时，档案管理人员应提醒查阅或借阅人员注意保密事项，不得擅自复印、传播会议记录中的内容。3.对于涉及公司机密信息的会议记录，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保信息安全。七、会议记录的考核标准（一）准确性考核1.会议记录内容与会议实际情况完全相符得[X]分，存在[X]处（含）以下信息错误或遗漏得[X]分，存在[X]处以上信息错误或遗漏得[X]分。2.信息错误或遗漏包括会议基本信息、议程及讨论内容、决议事项等方面的错误或遗漏。（二）完整性考核1.会议记录完整涵盖会议的所有重要内容，包括议程安排、发言要点、讨论过程、决议事项、跟进措施等得[X]分，存在[X]项（含）以下重要内容遗漏得[X]分，存在[X]项以上重要内容遗漏得[X]分。2.重要内容遗漏由审核人员根据会议的重要性和实际需求进行判断。（三）及时性考核1.会议结束后[X]个工作日内提交审核通过的会议记录得[X]分，每延迟[X]个工作日扣[X]分，延迟超过[X]个工作日得[X]分。2.对于紧急会议或有特殊时间要求的会议，记录人员应按照要求及时提交会议记录。（四）格式规范性考核1.会议记录格式完全符合公司规定得[X]分，存在[X]处（含）以下格式不规范得[X]分，存在[X]处以上格式不规范得[X]分。2.格式不规范包括标题、编号、字体、字号、段落格式、签字和日期等方面的不符合规定情况。（五）语言逻辑性考核1.会议记录语言表达清晰、逻辑连贯，不存在歧义或矛盾表述得[X]分，存在[X]处（含）以下语言逻辑性问题得[X]分，存在[X]处以上语言逻辑性问题得[X]分。2.语言逻辑性问题由审核人员根据记录内容的表达情况进行判断。八、考核结果的应用（一）绩效评估1.会议记录考核结果将作为记录人员绩效评估的重要依据之一。考核成绩优秀的记录人员，在绩效评估中给予加分奖励；考核成绩不达标或存在严重问题的记录人员，将给予相应的扣分处罚。2.具体加分或扣分标准可根据公司的绩效管理制度进行设定，如考核成绩在[X]分以上的，绩效评估中加[X]分；考核成绩在[X]分以下的，绩效评估中扣[X]分。（二）培训与发展1.根据会议记录考核结果，对于存在问题较多的记录人员，公司将有针对性地提供培训和指导，帮助其提高会议记录的能力和水平。2.培训内容可包括会议记录技巧、信息整理方法、格式规范要求等方面的知识和技能培训，培训方式可采用内部培训、在线学习、经验分享等多种形式。（三）岗位调整1.连续多次会议记