某量具厂办公用品管理规范

某量具厂办公用品管理规范某量具厂办公用品管理规范

一、总则

为规范公司办公用品的采购、保管、领用和处置，提高资源利用效率，降低运营成本，营造整洁有序的工作环境，特制定本规范。本规范适用于某量具厂全体员工及涉及办公用品管理的相关部门。办公用品是指用于日常办公、生产辅助、设备维护等活动的各类物品，涵盖文具、耗材、工具、劳保用品等。

二、组织架构与职责分工

1.行政部负责办公用品的统一采购、保管、调配及报废处置，制定采购计划和预算。

2.各部门根据实际需求提出办公用品申请，行政部审核后执行采购。

3.财务部负责办公用品采购的预算审核和费用报销监督。

4.全体员工有责任爱护办公用品，按需领用，避免浪费。

三、采购范围与标准

1.采购范围包括但不限于笔、纸、笔记本、打印耗材、办公设备配件、劳保用品等。

2.采购标准遵循实用、经济、安全的原则，优先选择质量可靠、性价比高的产品。

3.行政部每年年底汇总各部门需求，制定下一年度采购计划，报财务部审批。

4.紧急需求可由部门负责人直接申请，行政部临时采购后补办手续。

四、采购流程与审批权限

1.采购流程分为需求申请、预算审批、供应商选择、采购执行、入库验收五个环节。

2.金额低于500元的采购由行政部负责人审批，超过500元的需报总经理批准。

3.供应商选择通过比价或招标方式确定，优先选择合作稳定、价格合理的供应商。

4.采购完成后，供应商提供发票和入库单，行政部核对无误后送财务部报销。

五、保管与盘点制度

1.办公用品存放于行政部指定的仓库，分类摆放并贴标签，做到账物相符。

2.行政部每月盘点一次库存，重点监控高价值或易耗品的使用情况。

3.盘点发现差异需查明原因，责任人未及时报备的按失职处理。

4.库存低于警戒线时，行政部及时补充采购，避免断货影响工作。

六、领用与发放管理

1.员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，经部门主管签字后交行政部发放。

2.行政部根据领用单核对实物，并在台账中记录领用人、日期和物品名称。

3.部门主管每月汇总本部门领用情况，对异常使用及时反馈行政部。

4.特殊岗位（如车间）的专用工具领用需额外登记，定期核查使用状态。

七、废旧处置与回收

1.办公用品报废需填写《报废申请单》，经行政部审核后报财务部备案。

2.可回收的物品（如打印纸、包装箱）由行政部统一收集，交废品回收渠道。

3.损坏或闲置的设备、工具由行政部评估后决定维修、报废或调拨他用。

4.报废物品需拍照存档，长期闲置的物品定期清理，避免占用仓储空间。

八、运行操作说明

1.领用流程：员工填写领用单→部门主管签字→行政部核对库存→发放并登记台账。

2.报销流程：采购完成后提交发票、入库单、领用单→财务部审核→支付货款。

3.库存盘点：行政部每月固定日期盘点，核对实物与台账，填写盘点表。

4.异常处理：发现浪费或滥用，行政部通报批评，屡次发生扣减部门绩效。

九、监督检查

1.行政部每周抽查各部门领用记录，检查是否存在超标准领用现象。

2.财务部每月抽查采购发票，核对价格与预算是否一致。

3.总经理每季度组织专项检查，重点审计高价值办公用品的使用情况。

4.检查内容包括采购合规性、库存管理、领用记录完整性等。

十、奖惩办法

1.对规范使用办公用品、提出合理化建议的部门或个人，给予500-1000元奖励。

2.发现虚报领用、故意损坏或浪费办公用品的，处以200-500元罚款，情节严重的通报批评。

3.行政部未及时采购导致工作延误的，负责人承担相应责任。

4.部门主管对未按规定领用行为监管不力的，取消当月绩效评分。

十一、权利与义务

1.员工享有按需领用办公用品的权利，但需遵守领用标准。

2.行政部有权拒绝不符合规定的领用申请，并说明理由。

3.各部门需配合行政部完成库存盘点和报废处置工作。

4.财务部有权审核办公用品采购的合理性，拒绝超额报销。