某轮胎厂合同管理工作制度

某轮胎厂合同管理工作制度某轮胎厂合同管理工作制度

一、总则

1.制定目的

本制度是为了规范公司合同管理工作，明确合同签订、履行、变更、终止等环节的责任，防范合同风险，提高工作效率，保障公司合法权益而制定的。通过统一管理，确保合同流程清晰、操作规范，减少因合同问题导致的纠纷和损失。

2.适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在签订、履行和管理各类合同的行为。包括但不限于采购合同、销售合同、技术服务合同、租赁合同、保密协议等。所有涉及合同的事项均需按照本制度执行。

3.基本概念说明

-合同：指公司与其他法人、自然人或组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

-合同管理：指从合同起草、审核、签订、履行到归档的全过程管理。

-合同风险：指因合同条款不明确、履行不到位等原因可能导致的法律或经济损失。

二、合同签订管理

1.合同起草

合同由需求部门根据业务需要起草，内容应包括合同双方信息、标的物、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等关键条款。起草时需确保条款清晰、完整，避免歧义。

2.合同审核

合同起草完成后，需提交法务部门或合同管理员审核。审核内容包括：合规性、风险点、条款合理性等。法务部门应在3个工作日内完成审核，并反馈修改意见。

3.合同签订

审核通过后，由法定代表人或授权代表签字盖章。电子合同需符合电子签名法规定，确保签名有效性。签订时需核对合同版本，避免使用旧版合同。

三、合同履行监控

1.履行责任

合同签订后，需求部门为合同履行主体，负责监督合同条款的落实。涉及采购、生产、销售等环节的，相关部门需按约定履行义务。

2.进度跟踪

合同履行期间，需定期跟踪进度，确保按期交付。如遇延期或问题，应及时与对方沟通，并形成书面记录。

3.变更与解除

合同履行中如需变更或解除，需经双方协商一致，并签订补充协议。变更或解除协议同样需按签订流程审核、盖章。

四、合同档案管理

1.归档要求

合同签订后，原件由法务部门统一保管，电子版由合同管理员存档。归档时需注明合同编号、签订日期、对方名称、标的金额等信息。

2.查阅权限

合同档案仅限公司内部相关人员查阅，需经法务部门或合同管理员批准。外部人员需提供合法证明方可查阅。

3.保管期限

合同档案至少保存5年，涉及诉讼或长期合作的，需根据法律或合同约定延长保存期限。

五、合同风险控制

1.风险评估

签订合同前，需对对方信用、履约能力进行评估。可通过征信查询、实地考察等方式了解对方情况。

2.违约处理

如对方违约，需收集证据（如邮件、聊天记录、交付凭证等），并依法提起诉讼或申请仲裁。法务部门需全程参与。

3.争议解决

合同中应明确争议解决方式（如协商、诉讼、仲裁），避免因争议解决途径不明导致纠纷升级。

六、合同操作流程

1.流程步骤

（1）需求部门提交合同需求，并提供相关资料；

（2）法务部门审核合同条款，提出修改意见；

（3）双方协商修改，确认最终版本；

（4）法定代表人或授权代表签字盖章；

（5）合同归档并通知相关部门履行。

2.所需表格

合同需填写《合同审批单》，内容包括合同名称、对方信息、标的金额、审核意见等。

3.办理部门

合同相关事宜需向法务部门或合同管理员办理，具体联系方式见公司内部通讯录。

七、监督检查

1.检查主体

法务部门负责定期检查合同管理制度的执行情况，财务部门配合核对合同款项。

2.检查频率

每季度进行一次全面检查，发现问题的需及时整改，并追究相关责任人。

3.检查内容

包括合同签订流程是否规范、履行情况是否到位、档案管理是否完整等。

八、奖惩办法

1.奖励措施

对在合同管理中表现突出的部门或员工，公司给予通报表扬或奖金奖励。

2.处罚措施

对违反合同管理制度，造成公司损失的，视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同。

3.特殊情况

如遇不可抗力导致合同无法履行，需及时上报，经法务部门确认后可部分或全部免责。

附则

1.解释权

本制度由公司法务部门负责解