某量具厂技术档案管理制度

某量具厂技术档案管理制度某量具厂技术档案管理制度

一、总则

本制度旨在规范某量具厂技术档案的收集、整理、保管、使用和销毁等工作，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，为生产经营、技术改进和质量管理提供可靠依据。本制度适用于厂内所有部门及人员，包括技术研发、生产、质检、设备、人事等相关部门。技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，具有保存价值的图纸、工艺文件、检验报告、设备手册、技术标准、会议纪要等文件资料。

二、组织架构与职责分工

1.档案管理部门负责全厂技术档案的统一管理，包括档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等工作。

2.技术研发部门负责新产品、新工艺技术档案的编制和移交，确保档案内容符合技术规范。

3.生产部门负责生产过程中形成的工艺记录、设备维护记录等技术档案的整理和移交。

4.质检部门负责产品检验报告、质量分析数据等技术档案的收集和归档。

5.设备部门负责设备操作手册、维修记录等技术档案的整理和保管。

6.各使用部门负责日常工作中形成的临时性技术文件的管理，并及时移交档案管理部门。

三、技术档案的种类与范围

1.设计类档案包括产品设计图纸、技术规范、计算书、评审记录等。

2.工艺类档案包括工艺流程图、操作规程、工装夹具设计、工艺改进记录等。

3.生产类档案包括生产计划、生产记录、设备运行日志、能耗数据等。

4.检验类档案包括产品检验报告、质量分析数据、不合格品处理记录等。

5.设备类档案包括设备说明书、维修记录、设备更新改造方案等。

6.标准类档案包括国家标准、行业标准、企业内部技术标准等。

7.会议类档案包括技术评审会议纪要、生产调度会议记录等。

四、技术档案的收集与整理

1.各部门应按月将形成的档案资料汇总，并于次月5日前移交档案管理部门。

2.档案管理部门对移交的档案进行审核，确保内容完整、格式规范。

3.档案整理应按类别编号，并填写《技术档案登记表》，注明档案名称、编号、日期、责任部门等信息。

4.档案编号规则为“类别代码+年份+序号”，例如设计类档案编号为“J-2023-001”。

五、技术档案的保管与安全

1.档案存放应使用专用档案柜，保持通风、防潮、防火、防虫。

2.电子档案应存储在服务器上，并定期备份，防止数据丢失。

3.重要档案应双份保管，一份存放于档案室，另一份存放于保险柜。

4.档案管理部门应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

六、技术档案的借阅与复制

1.借阅档案需填写《技术档案借阅申请表》，经档案管理部门批准后方可借阅。

2.借阅档案应限期归还，一般不得超过15天，特殊情况需经批准延期。

3.借阅档案不得涂改、损毁，如有损坏需承担赔偿责任。

4.复制档案需经档案管理部门同意，并记录复制数量和用途。

七、技术档案的销毁与归档

1.档案保管期满后，由档案管理部门编制《技术档案销毁清单》，经厂领导批准后销毁。

2.销毁档案时应指定专人监督，确保档案彻底销毁，防止泄密。

3.销毁后需填写《技术档案销毁记录》，注明销毁时间、人员、档案数量等信息。

4.已归档的档案应长期保存，不得随意销毁。

八、运行或操作说明

1.档案收集流程：各部门形成档案后，填写《技术档案移交清单》，提交档案管理部门审核，审核通过后归档。

2.档案借阅流程：需借阅档案的人员填写《技术档案借阅申请表》，经部门负责人签字后提交档案管理部门，批准后领取档案。

3.档案销毁流程：档案保管期满后，档案管理部门编制《技术档案销毁清单》，提交厂领导审批，审批通过后销毁。

4.表格填写要求：所有档案相关表格应填写完整、清晰，不得涂改。

九、监督检查

1.档案管理部门每月对各部门档案管理情况进行检查，确保档案收集及时、整理规范。

2.厂领导每季度组织一次档案管理专项检查，重点检查档案保管和安全情况。

3.检查内容包括档案完整性、编号规范性、存放安全性等，发现问题及时整改。

十、奖惩办法

1.奖励：对档案管理工作中表现突出的部门和个人，厂部给予通报表扬和物质奖励。

2.处罚：对未按规定管理档案的部门，扣除部门绩效奖金，并追究相关人员责任。

3.特殊情况：因不可抗力导致档案损坏的，经厂领导批准后可免于处罚。

十一、权利与义务

1.档案管理部门有权对各部门档案管理情况进行监督，要求其按规定整理和移交档案。

2.各使用部门有义务及时提供档案资料，并确保档案内容真实、准确。

3.所有人员有义务保护档案安全，不得泄密或损坏档案