境外采购制度

境外采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关国家法律法规，参照行业关于国际采购的风险防控规范，结合集团母公司关于供应链管理的指导意见及企业内部降本增效、防范经营风险的实际需求制定。旨在明确境外采购活动的管理标准，规范业务流程，强化风险防控，确保采购行为的合法合规与资产安全，维护企业利益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在境内外组织的采购活动，涵盖原材料、设备、技术、服务、咨询等各类采购场景，以及通过国际招标、比价、单一来源采购等方式的境外交易行为。第三条本制度下列术语含义：（一）“XX专项管理”指针对境外采购活动全流程的风险识别、控制、监督与改进的管理体系，包括制度制定、流程执行、责任落实、考核评价等环节；（二）“XX风险”指在境外采购过程中可能引发经济损失、法律纠纷、声誉损害或合规问题的潜在威胁，如政治风险、汇率风险、供应商违约风险、知识产权侵权风险等；（三）“XX合规”指境外采购活动严格遵守国家及当地法律法规、行业准则、公司内部制度，确保采购行为的合法性、合理性及公平性。第四条境外采购管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有境外采购活动纳入制度化管理范畴，不留监管空白；（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位的管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向原则：聚焦高风险领域与环节，实施差异化管控措施；（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，提升管理体系的适应性与有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对境外采购管理工作负总责，统筹决策与资源保障；分管领导对专项管理工作负直接责任，主持制度落实、风险处置与考核评价。第六条设立境外采购管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，财务部、法务部、采购部、风控部等相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调境外采购的合规审批、风险监控与重大问题决策，每季度召开会议审议管理方案。第七条各部门职责划分如下：（一）牵头部门（采购部）：统筹境外采购制度的制定与修订，组织风险识别与评估，监督业务部门执行情况，开展培训宣贯，建立管理台账；（二）专责部门（法务部、风控部）：负责境外采购的合规审核，提供法律支持，参与供应商资质核查与合同条款设计，监督反商业贿赂、反垄断等合规要求落地；（三）业务部门/下属单位：落实本领域境外采购需求，执行供应商筛选标准，开展商务谈判，确认合同细节，定期上报采购执行报告；（四）基层执行岗（采购专员、业务员）：履行岗位合规承诺，严格执行审批权限，及时上报异常情况，参与风险事件处置。第八条基层执行岗须签订合规操作责任书，明确禁止性行为与报告义务，如发现供应商异常交易、价格异常波动等情形，须在24小时内向专责部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：境外采购前必须开展全面资质审核，包括企业注册、财务状况、行业口碑、征信记录、合规证明（如反腐败认证）等，重点核查是否存在关联交易、法律诉讼或经营异常。第十条招标流程规范：公开招标项目须通过第三方平台发布采购公告，比价采购需形成至少3家供应商比价记录，单一来源采购需提交充分理由说明。所有流程须由采购部、法务部联合审核，确保程序合法。第十一条合同签订标准：境外采购合同必须包含法律适用条款、争议解决机制、知识产权保护、不可抗力条款，并由法务部审核通过。关键条款如付款方式、汇率风险需由财务部参与设计。第十二条价格风险评估：对涉及大宗采购或高价值标的的境外交易，须进行价格合理性分析，对比历史数据与市场行情，防止价格虚高或低估。第十三条政治与汇率风险防控：对政局不稳或货币波动剧烈的地区的采购项目，需建立风险预警机制，可采取远期结汇、分批支付等方式降低敞口。第十四条供应商反商业贿赂管理：要求供应商签署反商业贿赂承诺书，对提供回扣或不当利益输送的供应商列入黑名单，并通报相关部门。第十五条知识产权保护：采购涉及专利技术或专有技术的标的时，须核实供应商授权资质，并在合同中明确侵权责任。第十六条采购记录管理：所有境外采购资料须完整归档，包括需求申请、供应商评估报告、谈判纪要、合同文本、验收单等，保存期限不低于5年。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：每年由牵头部门联合专责部门评估法规变化与业务需求，修订完善制度，并于每季度末向领导小组汇报更新情况。第十八条风险识别预警机制：每半年由风控部牵头开展风险排查，对政治动荡、供应商资质恶化、市场垄断等风险进行分级评估，发布预警通知至相关部门。第十九条合规审查机制：将境外采购审查嵌入业务流程，未经专责部门审核的采购申请不得提交决策层审批，重大采购项目需经领导小组联签。第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组成立专项工作组，制定应急方案，明确责任部门与上报路径。第二十一条责任追究机制：对违反本制度的行为，根据情节严重程度给予警告、通报、降级或纪律处分，并扣减绩效奖金。构成犯罪的移交司法机关处理。第二十二条评估改进机制：每年由领导小组委托第三方机构开展管理有效性评估，形成改进报告，明确优化方向与时间表。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导干部须定期参加境外采购合规培训，领导干部年度述职须包含专项管理履职情况。第二十四条考核激励机制：将境外采购合规情况纳入部门年度考核指标，合规优秀的部门优先获得资源倾斜，违规严重的部门负责人取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：每年3月、9月开展分层级培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范，培训考核不合格者不得上岗。第二十六条信息化支撑：通过ERP系统实现采购流程线上化，嵌入供应商黑名单筛查、合同自动预警等功能，确保风险实时监控。第二十七条文化建设：定期发布境外采购合规手册，组织签署合规承诺书，设立匿名举报通道，营造“人人讲合规”的氛围。第二十八条报告制度：每月5日前由业务部门向牵头部门提交采购执行报告，重大风险事件须在2小时内启动上报流程，报告内容需包含事件描述、处置措施与责任建议。第六章附则第二十九条本制度由公司采购部负责