某玩具公司供应商合规合作办法

某玩具公司供应商合规合作办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《全球供应链风险管理指南》（ISO28000）、《联合国全球契约》等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向，旨在规范玩具公司供应商选择、评估、合作及退出全生命周期管理，有效防控合规风险与运营风险，提升供应链韧性及管理效能。当前管理痛点主要体现在供应商资质审核不完善、履约过程监控不足、跨国业务合规壁垒高企、协同效率低下等问题，核心目标是构建标准化、流程化、智能化的供应商合规管理体系。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有业务部门及全体员工在供应商合作管理中的行为规范，覆盖玩具原材料采购、成品加工、物流运输等全链条供应商管理活动。具体适用对象包括采购部、质量部、法务部、内控部、各业务单元采购接口人等岗位人员及经授权的外部合作单位。例外场景包括战略级核心供应商的临时特殊合作需求，需经总经理办公会审批授权，但须符合本制度基本合规要求；紧急采购需求可启动加急通道，但事后需补办合规手续。

1.3核心原则

（1）合规性原则：供应商准入、履约、退出全流程需符合国家法律法规及行业规范，禁止利用“灰色地带”开展合作；

（2）权责对等原则：明确各层级审批权限与责任主体，禁止越权干预或推诿扯皮；

（3）风险导向原则：重点监控高风险供应商（如涉及童工、环保不达标等），实施差异化管控措施；

（4）效率优先原则：通过数字化工具优化流程，压缩不必要审批环节，合同审批时效目标≤3个工作日；

（5）持续改进原则：每年基于审计、考核结果及外部政策变化更新制度条款，优化管理标准。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，效力层级等同于公司级规章制度，需与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《采购合同管理办法》等关联制度形成协同。若条款冲突，以本制度为准，但需经法务部审核确认；涉及跨国业务时，以目标市场属地法律优先，同时符合国际劳工组织《关于工作中基本原则宣言》等国际公约。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司供应商合规管理实行董事会-总经理-业务部门三级治理架构。董事会负责重大供应商合作战略审批（如年采购额超5000万元的战略伙伴），总经理办公会负责年度供应商合规管理预算与重大风险决策，业务部门负责执行具体管理活动，内控部与审计部实施独立监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议供应商合规管理年度报告及重大合作项目；

（2）董事会：审批年度合规预算、重大供应商准入标准及危机处置预案；

（3）总经理办公会：决策特殊合规问题处理方案、高风险供应商退出、跨部门重大争议事项。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：主导供应商全生命周期管理，包括信息收集、资质审核、绩效评估；

（2）质量部：负责供应商产品质量抽检与合规性验证，高风险品类（如小零件）实施100%检测；

（3）法务部：提供合同条款合规性审查，处理侵权纠纷；

（4）业务单元接口人：负责本领域供应商日常沟通与需求反馈。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“供应商准入-履约-退出”全流程关键控制点（如资质存证、过程抽查），季度开展符合性评估；

（2）审计部：每年至少开展一次专项审计，重点核查高风险供应商合作合规性；

（3）合规部：建立“问题供应商黑名单”，实行动态管理，定期通报风险预警。

2.5协调与联动机制

（1）建立“采购部-质量部-法务部”月度联席会议，协调处理重大合规争议；

（2）涉外业务增设属地法律顾问参与机制，确保符合《欧盟供应链尽职调查法案》等国际要求；

（3）重大风险事件启动“日报告-周汇总”应急沟通机制，确保信息同步。

第三章供应商准入管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定供应商准入合格率≥95%、重大合规风险事件发生率≤0.5%、合同签订及时率≥98%等核心指标，数据来源于ERP系统自动统计。

3.2专业标准与规范

（1）资质审核标准：需提供营业执照、ISO9001认证、COP证书（环保）、童工零容忍声明等基础材料；高风险供应商（如越南、孟加拉工厂）需额外提交第三方尽职调查报告；

（2）高风险控制点及防控措施：

-**高风险点**（如环保不达标）：要求第三方机构出具年度检测报告，对应措施：不合格立即终止合作；

-**中风险点**（如劳工标准）：要求提供工资单及社保缴纳证明，对应措施：季度抽查核实；

-**低风险点**（如一般供应商）：实施年度资质复审，对应措施：逾期未提供材料自动列入重点关注。

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法，运用ERP系统实现供应商信息电子化存证，嵌入三个关键内控环节：

（1）资质初审控制：采购部录入信息后自动触发质量部验证流程；

（2）实地考察控制：首次合作供应商必须实施现场审核，记录存入CRM系统；

（3）动态评估控制：每年基于交付质量、合规表现进行评分，结果影响次年合作优先级。

第四章供应商履约过程管理

4.1主流程设计

“申请-审批-执行-监控”全流程责任主体如下：

（1）申请环节：采购部接口人填写OA系统申请单，需经质量部预审；

（2）审批环节：按采购金额分级审批（≤50万元：采购部经理；>50万元：分管副总；>200万元：总经理）；

（3）执行环节：采购部通知供应商按合同交付，质量部实施到货抽检；

（4）监控环节：每月ERP系统生成履约报告，异常项自动预警至责任部门。

4.2子流程说明

（1）紧急订单流程：采购部需提供业务部门签字说明及风险评估报告，审批权限提升一级；

（2）不合格品处理流程：质量部出具报告后，采购部必须在3个工作日内通知供应商返工，同时启动索赔程序。

4.3流程关键控制点

（1）付款节点控制：法务部审核合同条款后，财务部方可放款，禁止预付款超过合同总额的20%；

（2）变更控制：重大交付变更需经供应商书面确认及质量部批准；

（3）数据接口控制：要求供应商通过EDI系统传输交付数据，确保信息准确率≥99%。

4.4流程优化机制

每年6月由内控部牵头开展流程复盘，收集采购、质量等部门改进建议，经总经理办公会审议后发布优化方案，实施时同步开展专项培训。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“采购金额+业务类型+供应商等级”三维矩阵分配权限：

（1）金额维度：≤50万元（一般业务）：采购部自行审批；50-200万元（常规业务）：分管副总审批；>200万元（战略业务）：总经理审批；

（2）业务类型：原材料采购权限高于加工外包；

（3）供应商等级：战略级供应商审批权限可适当下放至采购科。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：常规业务按金额对应审批层级，特殊业务需越级审批时必须书面说明；

（2）审批时限：合同审批最长5个工作日，紧急情况需加急说明；

（3）禁止性规定：禁止采购部以个人名义规避审批程序。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购部经理每年制定授权清单，经总经理审批后公示；

（2）代理有效期：最长不超过15个工作日，代理权限不得超出授权范围；

（3）备案要求：临时代理需在OA系统备案，代理结束次日归档。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：启动绿色通道，审批时限压缩至1个工作日，事后需在月度报告中说明原因；

（2）权限外审批：采购部必须提供合规风险评估报告，加急事项需附带业务部门签字说明；

（3）异常审批追溯：内控部每季度抽查异常审批执行情况，不合格项纳入绩效考核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：供应商信息录入必须包含13项基础字段（如注册地、环保认证等）；

（2）表单填报：所有审批节点需在OA系统留痕，禁止纸质流转；

（3）痕迹留存：电子文件与纸质合同同时存档，保存期限不低于供应商合作终止后3年。

6.2监督机制设计

构建“日常+专项+突击”三位一体监督模式：

（1）日常监督：采购部每周抽查系统审批记录，内控部每月核对ERP数据与台账一致性；

（2）专项监督：每年6月由质量部牵头，对出口业务供应商实施全面合规检查；

（3）突击检查：合规部可随时抽查高风险供应商驻场代表履职情况。

6.3检查与审计

（1）检查频次：供应商年度审计覆盖率≥80%，专项审计聚焦出口业务供应商；

（2）检查方法：结合“系统数据比对+现场核查+访谈验证”；

（3）结果应用：审计报告需经审计委员会审议，整改落实情况纳入次年供应商准入标准。

6.4执行情况报告

采购部每月向总经理办公会提交供应商合规管理报告，内容包含：

（1）当期业务量与供应商平均分；

（2）重大合规问题清单及整改进展；

（3）数字化工具应用情况（如系统预警响应率）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部KPI：供应商合规差错率≤0.2%，合同签订及时率≥98%，战略供应商流失率≤5%；

（2）质量部KPI：出口产品抽检合格率≥99%，合规问题发现率同比提升10%；

（3）个人考核：将供应商管理绩效占年度考核权重30%，与奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度过程评估、季度综合评估、年度绩效评估；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统自动生成）、360度评估（业务部门互评）、现场核查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（如信息更新不及时）≤7个工作日整改；重大问题（如童工举报）≤30个工作日整改；

（2）责任追究：连续两次整改不到位的部门负责人需提交书面检讨；

（3）闭环管理：整改完成后需经责任部门复核，合规部抽检验证。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：业务部门、供应商反馈、审计发现；

（2）评估流程：合规部汇总建议，组织专题讨论，法务部出具合规性评估意见；

（3）跟踪机制：制度修订后30日内完成培训，次年审计时验证执行效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：成功规避重大合规风险、提出供应商管理创新方案、连续三年考核优秀；

（2）奖励类型：优秀供应商管理团队精神奖励（年度表彰）；个人奖励标准：1000-5000元不等；

（3）程序规范：采购部提交申报材料，合规部审核，总经理审批，公示3个工作日后发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：供应商资质过期未及时更新，对应措施：通报批评；

（2）较重违规：采购人员接受供应商礼品（价值超过500元），对应措施：取消年度评优资格；

（3）严重违规：与“问题供应商”发生合作，对应措施：解除劳动合同并追究法律责任。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚分级：轻度违规（如记录不完整）：警告；中度违规（如未按流程审批）：罚款500-2000元；

（2）程序规范：需经过调查取证（2个工作日）、书面告知（3个工作日）、审批（分管副总）；

（3）申诉权利：处罚决定后5个工作日内可向人力资源部申诉。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：认为处罚依据不充分或程序违法；

（2）复议流程：人力资源部组织听证会，合规部提供专业意见，最终决定需经总经理审批；

（3）复议时限：收到申诉后10个工作日内完成。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）危机类型：涉及出口的产品质量召回、供应商欠款诉讼、童工丑闻等；

（2）应急组织：成立危机处置小组，采购部牵头，法务部、公关部、质量部参与；

（3）处置措施：启动“业务中断-法律应对-媒体沟通”三阶段预案。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害导致的供应链中断、政府临时禁令等；

（2）审批要求：需附外部因素证明及替代方案，审批权限提升两级；

（3）例外跟踪：每月评估例外情况影响，动态调整合规要求。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部负责危机沟通，法务部审核口径；

（2）属地适配：在德国、日本等市场，需与当地律师合作制定差异化公关方案；

（3）善后措施：危机事件结束后6个月内开展专项合规培训。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司合规管理委员会负责解释，具体条款修订需形成书面文件报备。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2023〕001号）；

（2）《采购合同管理办法》（文号：法务字〔2023〕015号）；

条款对应关系：本制度3.2条款与《合同法》第48条衔接。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：外部法规变更、公司战略调整