某玩具公司玩具用工管理离职细则

某玩具公司玩具用工管理离职细则第一章总纲

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》等国家法律法规，参照《玩具安全国家标准》（GB6675）、《全球生产社会责任标准》（SA8000）等行业标准，以及《联合国儿童权利公约》等国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向，旨在规范玩具公司用工管理离职流程，有效防控劳动用工风险，提升人力资源运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。针对当前管理痛点，如离职流程不规范、风险识别滞后、跨部门协同效率低等问题，本细则通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现离职管理的标准化、合规化、数字化与智能化。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有正式员工、派遣员工、外包员工及合作单位人员（以下简称“关联人员”），覆盖玩具设计、生产、质检、销售、供应链等所有业务领域及部门。适用于离职全过程管理，包括离职申请、审批、手续办理、薪酬结算、档案管理等环节。例外适用场景为公司高管离职、涉及商业机密的特殊岗位离职，需经总经理办公会审批并执行专项流程。审批权限由人力资源部根据离职类型、员工层级及风险等级确定，重大事项需报备董事会。

1.3核心原则

本细则遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保所有流程符合法律法规及国际公约要求；

（2）权责对等原则：明确各部门、岗位职责，责任与权限匹配；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节（如赔偿计算、档案管理），强化防控措施；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少冗余审批，提升办理时效；

（5）持续改进原则：基于数据分析、审计反馈及业务变化动态优化制度；

（6）平等自愿原则：离职双方协商一致，保障员工合法权益。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性管理制度，与《公司内部控制手册》《员工手册》《财务报销制度》等关联制度形成管理合力。制度冲突时，以本细则为准；与上级制度冲突时，需报备集团合规部统筹调整。关联制度条款对应关系：离职经济补偿金计算参照《劳动合同法》第47条，档案管理遵循《档案法》第6条，薪酬结算对接《薪酬管理制度》第3章。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司离职管理遵循“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由董事会负责重大离职事项（如高管离职、群体性离职）审批；执行层由人力资源部牵头，财务部、法务部、IT部协同实施；监督层由内控部、审计部实施全流程风险监控。层级间通过定期会议、信息共享平台实现高效协同。

2.2决策机构与职责

股东会负责制定公司劳动用工战略；董事会审批年度离职管理预算、重大离职补偿方案及制度修订；总经理办公会决策季度离职率管控指标及异常离职事件处置方案。决策机构需建立“三重一大”议事规则，确保决策合法合规。

2.3执行机构与职责

人力资源部主责离职流程管理，包括：

（1）员工离职申请受理（责任岗：招聘专员）；

（2）离职面谈记录及风险评估（责任岗：HRBP）；

（3）离职手续办理统筹（责任岗：离职管理专员）；

财务部负责薪酬结算、社保公积金变更（责任岗：薪酬主管）；法务部提供法律合规支持（责任岗：劳动法务顾问）；IT部保障系统数据迁移（责任岗：系统管理员）。跨部门协作通过“离职管理协同表单”实现信息同步。

2.4监督机构与职责

内控部监督离职流程合规性，重点核查：

（1）离职补偿金计算准确性（核查标准：与《劳动合同法》对比）；

（2）离职面谈记录完整性（核查标准：记录要素符合《员工离职面谈规范》）；

审计部实施年度专项审计，覆盖离职率、赔偿支出等核心指标（审计频次：每年第三季度）。监督结果纳入部门绩效考核，重大问题提交总经理办公会处理。

2.5协调与联动机制

建立“离职管理联席会议”制度，人力资源部每月召集，法务部、财务部、IT部等参与，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地合规协调岗”，由人力资源部派驻海外子公司，对接当地劳动法规。信息共享通过“员工离职管理信息系统”实现实时推送，确保数据一致性。

第三章离职管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）离职率控制目标：年度整体离职率≤12%，核心岗位离职率≤8%；

（2）流程时效目标：离职手续办理周期≤5个工作日；

（3）合规性目标：离职赔偿争议率≤1%；

（4）数据准确性目标：离职数据准确率≥99.5%。核心KPI统计口径由人力资源部每月汇总至总经理办公会。

3.2专业标准与规范

（1）离职类型分类：主动离职（辞职）、被动离职（解聘/协商解除），需提供《离职申请表》（见附件1）；

（2）高风险控制点及防控措施：

-高风险点：经济补偿金计算错误（防控措施：法务部前置审核）；

-中风险点：离职面谈缺失（防控措施：系统强制留痕）；

-低风险点：离职证明开具延迟（防控措施：标准化模板预置系统）。

（3）国际适配标准：针对海外员工，需符合当地《劳动法》及《出口玩具社会责任规范》（CSCC认证）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，每季度复盘流程；

（2）管理工具：

-“员工离职管理信息系统”（ERP模块）：实现申请提报、审批流转、数据统计；

-“风险矩阵评估表”：动态标注离职风险等级（见附件2）；

（3）数字化转型要求：离职全流程电子化，纸质材料需扫描归档，系统对接HRIS、财务系统实现数据自动迁移。

第四章离职业务流程

4.1主流程设计

离职管理主流程分为“发起-审批-结算-归档”四阶段：

（1）发起阶段：员工提交《离职申请表》（责任岗：员工本人）；

（2）审批阶段：按“部门负责人→人力资源部→财务部”逐级审批，特殊岗位需加法务部会签（责任岗：审批人）；

（3）结算阶段：人力资源部、财务部分别完成社保公积金变更、薪酬结算（责任岗：各环节经办人）；

（4）归档阶段：纸质材料扫描入系统，电子文档归档至“离职档案库”（责任岗：档案管理员）。

4.2子流程说明

（1）主动离职子流程：员工提交申请后，人力资源部需开展离职面谈，记录《离职面谈记录表》（见附件3）；

（2）被动离职子流程：需附《解除劳动合同通知书》（责任岗：法务部起草）；

（3）赔偿计算子流程：法务部根据《劳动合同法》第47条计算补偿金，财务部复核（责任岗：法务专员、薪酬专员）。

4.3流程关键控制点

（1）离职面谈环节：需覆盖离职原因、满意度等7项核心要素，系统自动生成风险预警（风险等级：中）；

（2）赔偿结算环节：需经双方签字确认《离职补偿协议》（风险等级：高）；

（3）档案归档环节：纸质材料需双人核对、扫描上传，系统生成归档二维码（风险等级：中）。

4.4流程优化机制

每年第四季度由人力资源部牵头，通过“流程挖掘工具”分析离职数据，识别瓶颈节点。优化方案需经内控部评估、总经理办公会审批，优化后开展全员线上培训。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

离职审批权限按“离职类型+金额”划分：

（1）金额≤10万元补偿金：部门负责人审批；

（2）10万元＜金额≤50万元：分管人力副总审批；

（3）金额＞50万元：董事会审批。

系统自动校验权限，越权操作触发预警（责任岗：系统管理员）。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：员工提交申请→部门负责人（1个工作日）→人力资源部（2个工作日）→财务部（1个工作日）；

（2）异常审批：紧急离职需加急通道，经总经理特批；

（3）越权处理：审批人需在系统中说明理由，法务部备案。

5.3授权与代理机制

授权需通过“授权书”备案，最长有效期6个月；临时代理需员工书面授权，最长15个工作日。代理权限不得交叉重叠，结束后由人力资源部核查。

5.4异常审批流程

（1）紧急离职：员工提交《紧急离职申请表》，经人力资源部评估风险等级后加急处理；

（2）权限外审批：需提交《越权审批申请表》，附风险评估报告，报备内控部。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：员工需在离职前30日提交申请，否则按旷工处理；

（2）表单填报：所有表单需经员工、部门负责人双签，电子版上传系统；

（3）痕迹留存：离职面谈录音需加密存储，归档期限3年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：人力资源部每周抽查离职记录，内控部每月抽取5%案例复核；

（2）专项监督：针对离职率异常部门，由人力资源部牵头开展专项调查；

（3）内控嵌入环节：

-关键控制点1：离职补偿金计算准确性（核查标准：与合同条款一致）；

-关键控制点2：离职面谈真实性（核查标准：系统自动比对录音与记录）；

-关键控制点3：档案完整性（核查标准：纸质材料与电子档一一对应）。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥10例，专项审计每年≥2次；

（2）审计标准：审计报告需包含“问题-风险-建议”三部分，重大问题提交法务部法律评估。

6.4执行情况报告

每月5日前由人力资源部提交《离职管理执行报告》，内容含：

（1）当期离职数据汇总；

（2）风险事件清单；

（3）改进措施落地情况。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）部门考核指标：离职率、流程时效、合规差错率；

（2）个人考核指标：离职面谈完成率、问题发现数；

（3）权重分配：离职率40%，时效20%，合规40%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度复盘、年度审计；

（2）评估方法：数据统计（系统自动生成）、现场核查（抽样部门访谈）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）；

（2）责任追究：连续2次出现重大问题，部门负责人需提交书面检讨。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：员工匿名反馈、离职数据分析、审计报告；

（2）优化路径：建议收集→人力资源部评估（1周）→法务部合规性审核（2天）→总经理办公会审批（1天）。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：主动提出合理流程优化建议、成功化解离职争议；

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（1000-5000元）；

（3）程序：员工提交《奖励申请表》，人力资源部审核，总经理审批，公示3天。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按规定填写表单（处罚：通报批评）；

（2）较重违规：离职补偿金计算错误（处罚：扣除绩效奖金）；

（3）严重违规：未履行监督职责导致重大损失（处罚：降级或解除劳动合同）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚层级：与违规金额挂钩，最高不超过员工当月工资；

（2）程序：调查取证→书面告知（3天）→员工申辩（2天）→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定3天内；

（2）复议流程：人力资源部受理→内控部复核（5天）→总经理决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案范围：群体性离职、高管突发离职；

（2）处置措施：启动“离职危机应急小组”，由人力资源部牵头，法务部、公关部协同。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：不可抗力导致离职（如疫情）；

（2）审批要求：需提交《例外离职申请表》，附证明材料，经总经理审批。

9.3危机公关与善后

（1）危机口径：由公关部制定《离职危机沟通手册》，明确对外声明模板；

（2）善后措施：对离职员工开展满意度调查，反馈用于制度优化。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由人力资源部负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《员工手册》第5章；

（2）《财务报销制度