某玩具公司仓库合规值守准则

某玩具公司仓库合规值守准则第一章总则

1.1制定依据与目的

本准则依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国产品质量法》《全球供应链风险管理国际标准（ISO22316）》《玩具安全》（GB6675）等法律法规、行业标准及国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，旨在规范仓库值守行为，降低操作风险，提升管理效能，保障玩具产品安全合规，支撑公司国际化经营需求。管理痛点在于值守制度执行不均、风险识别不足、跨部门协同不畅、数字化工具应用滞后等问题，核心目标是实现制度标准化、流程自动化、责任明确化、监督体系化。

1.2适用范围与对象

本准则适用于公司所有仓库区域的值守管理，覆盖仓储部、内控部、合规部、采购部、销售部等相关部门，包括正式员工、外包服务单位及合作单位人员。适用场景涵盖日常收发货、库存盘点、设备维护、异常处置等全流程值守活动。例外场景包括紧急调拨、跨境转运特殊操作等，需经总经理办公会审批。

1.3核心原则

遵循合规性原则，确保所有值守活动符合法律法规及行业标准；坚持权责对等原则，明确各层级职责边界；采用风险导向原则，优先管控高风险值守环节；贯彻效率优先原则，优化流程减少不必要环节；实施持续改进原则，动态调整制度以适应业务变化。

1.4制度地位与衔接

本准则为基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《信息安全管理制度》等关联制度构成协同体系。冲突时以本准则为准，重大事项需提交董事会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立董事会层面的风险管理委员会统筹值守合规工作，总经理办公会负责重大事项决策，仓储部作为执行主体，内控部与合规部实施监督，IT部提供数字化支持。

2.2决策机构与职责

股东会负责值守制度顶层设计，董事会审议重大风险防控策略，总经理办公会审批年度值守预算与应急预案。

2.3执行机构与职责

仓储部主管全面负责值守流程执行，具体职责包括：收货值守由收货组承担（主责），发货值守由发货组承担（主责），库存盘点由盘点组承担（主责），设备值守由设备组承担（主责）。跨部门协同中，采购部配合收货风险验证，销售部配合发货需求确认。

2.4监督机构与职责

内控部每月开展例行检查，合规部每季度抽取仓库进行专项审计，IT部每年测试值守系统数据完整性。监督结果纳入部门绩效考核，重大问题提交总经理办公会处理。

2.5协调与联动机制

建立“仓储部-内控部-合规部”月度联席会议，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地法务-仓储部”沟通机制，确保符合当地仓储法规。

第三章仓库值守管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定值守差错率≤0.5%（高风险）、盘点准确率≥99.8%、异常事件响应时效≤2小时（高风险）等KPI，数据来源ERP系统自动统计。

3.2专业标准与规范

制定《仓库值守操作手册》（附件一），明确以下标准：

-高风险点1（跨境玩具）：需核对COC认证（高风险）、HS编码（中风险），对应措施包括系统自动校验（技术防控）、海关协查（合规防控）；

-中风险点2（库存异动）：需双人复核（操作防控）、ERP留痕（技术防控）；

-低风险点3（温湿度记录）：需每日填报纸质表单（操作防控）。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，工具包括：

-ERP系统（SAP）：实现收发货电子化、库存实时同步；

-OA平台：固化审批流程；

-智能巡检机器人（试点仓库）：自动采集温湿度、视频监控异常行为。

第四章仓库值守流程管理

4.1主流程设计

“收货-验货-入库-存储-拣货-复核-发货”流程中，各环节值守要点包括：

-收货值守：核对采购订单（责任：收货组）、检查外箱破损（责任：收货组）、系统签收（责任：收货组）；

-发货值守：核对销售订单（责任：发货组）、核对物流单据（责任：发货组）、系统出库（责任：发货组）。

4.2子流程说明

《异常货物处理子流程》（附件二）：需3小时内上报内控部（主责）、合规部评估风险（配合）、IT部锁定数据（配合），48小时内完成处置。

4.3流程关键控制点

-高风险点1（高风险）：跨境玩具收货时需内控部现场核验文件（责任：内控部）；

-中风险点2（中风险）：温湿度超标时需仓储部立即处置（责任：仓储部）、合规部记录（配合）；

-低风险点3（低风险）：普通玩具入库时需ERP自动校验库存（技术防控）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由仓储部牵头，内控部、IT部配合复盘，新增场景需15个工作日内完成流程修订。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”分配权限：

-收货：金额≤10万元由仓储部主管审批（操作权限）、金额>10万需总经理审批（审批权限）；

-发货：金额≤5万元由发货组长审批（操作权限）、金额>5万需销售总监审批（审批权限）。

5.2审批权限标准

常规审批需2个工作日内完成，特殊审批需1个工作日内完成。禁止越权审批，系统自动拦截超权限请求。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，有效期≤1年，临时代理需直属上级签字。

5.4异常审批流程

紧急调拨需仓储部提交《紧急值守申请表》（附件三），内控部评估风险（责任：内控部）、总经理审批（责任：总经理）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

所有值守活动需在ERP系统留痕，高风险操作需双人在场录像。纸质表单需双人签字、扫描归档至OA系统。

6.2监督机制设计

实施“红黄蓝”三色预警机制：

-红色（高风险）：内控部每日抽查，如3次发现异常暂停操作；

-黄色（中风险）：合规部每月抽查；

-蓝色（低风险）：IT部每季度抽检系统数据。

6.3检查与审计

专项审计需覆盖至少3个关键内控环节：

1）收货文件核验（责任：内控部）；

2）库存盘点抽盘（责任：合规部）；

3）异常事件处置（责任：内控部）。

6.4执行情况报告

每月5日前由仓储部提交《值守执行报告》（附件四），含差错率、响应时效等数据，内控部审核后报总经理办公会。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

仓储部考核指标包括：值守差错率（权重30%）、响应时效（权重20%）、流程优化建议（权重10%）。

7.2评估周期与方法

月度评估由内控部组织，季度评估由总经理办公会审议，评估方法包括数据分析、现场核查。

7.3问题整改机制

建立“三阶整改制”：

-一般问题：仓储部7个工作日内整改；

-重大问题：成立专项小组，30个工作日内整改；

-紧急问题：24小时内完成临时处置。

7.4持续改进流程

每年1月31日前由仓储部提交《改进建议表》（附件五），经内控部评估（责任：内控部）、总经理审批（责任：总经理）后实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：连续6个月无差错（物质奖励）、流程优化成效显著（晋升优先）。申报需仓储部提交《奖励申请表》（附件六），合规部复核（责任：合规部）、总经理审批（责任：总经理）。

8.2违规行为界定

按“一般/较重/严重”分类：

-一般违规：违反温湿度记录（较重）；

-较重违规：未使用ERP系统（严重）。

8.3处罚标准与程序

对应处罚标准：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：扣罚绩效工资20%；

-严重违规：解除劳动合同。

8.4申诉与复议

员工可在收到处罚通知后3个工作日内向人力资源部申诉，人力资源部15个工作日内完成复核。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

制定《仓库火灾应急预案》（附件七），明确：

-应急组织：仓储部主管为总指挥，各部门抽调成立灭火组（责任：仓储部）、疏散组（责任：安全部）；

-响应流程：发现火情立即按下手动报警器（责任：第一发现人）、3分钟内完成初期灭火（责任：灭火组）、10分钟内疏散（责任：疏散组）。

9.2例外情况处理

例外场景包括自然灾害、系统故障等，需提交《例外值守申请表》（附件八），内控部评估风险（责任：内控部）、总经理审批（责任：总经理）。

9.3危机公关与善后

涉外事件需按《跨境事件处置手册》（附件九）执行，由法务部提供法律支持（责任：法务部）、公关部统一口径（责任：公关部）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本准则由内控部负责解释，解释意见经总经理办公会审议后公布。

10.2相关制度索引

关联制度包括：

-《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）第5.3条；

-《财务报销管理办法》（财字〔2023〕2号）第3.1条。

10.3修订与废止程序

修订需仓储部发起，内控部评估（责任：内控部）、董事会审议（责任：风险管理委员会），修订后10个工作日内公示。

10.4生效与实施日期

本准则自2024年1月1日起