2026年工业水处理公司行政事务外包管理制度

2026年工业水处理公司行政事务外包管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司行政事务外包全流程管理，优化行政服务质量，降低行政运营成本，提高行政工作效率，明确外包双方的权利与义务，防范外包服务风险，保障公司行政工作有序开展和核心利益不受损害，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，结合公司工业水处理业务运营实际和行政工作需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有行政事务外包活动，包括但不限于办公后勤、车辆管理、保洁安保、会务服务、档案整理、绿植养护、行政采购辅助、文印服务等各类行政外包业务的规划、审批、外包商选择、合同签订、服务实施、监督考核、终止交接等全流程管理工作。本制度覆盖公司所有涉及行政事务外包的部门（包括行政部、人力资源部、财务部、生产运营部等）及全体员工，同时涵盖为公司提供行政事务外包服务的所有外包商、合作机构及相关从业人员，所有相关单位和人员均须严格遵守本制度规定。第三条管理原则1.合法合规原则：行政事务外包活动须严格遵循国家相关法律法规、行业规范及公司内部规章制度，确保外包流程、合同签订、服务实施、费用结算等各环节合法合规，杜绝违法违规操作。2.权责明确原则：明确公司各相关部门、外包商及相关人员在行政外包工作中的职责与权限，做到责任到人、分工协作、追责有据，确保外包工作有序推进、落地见效。3.性价比优先原则：结合公司行政工作实际需求，在保证服务质量、服务效率和服务安全的前提下，优先选择资质齐全、信誉良好、报价合理的外包商，实现行政成本优化与服务质量提升的双重目标。4.安全保密原则：外包商须严格遵守公司安全保密相关规定，妥善保管在服务过程中接触到的公司商业秘密、内部管理信息、员工个人信息等敏感内容，严禁泄露、篡改或滥用相关信息，防范信息泄露风险。5.动态管控原则：对行政外包服务实施全流程动态监督管理，定期开展外包商考核评估，及时发现并解决外包服务过程中出现的问题，根据考核结果和业务需求调整外包策略，确保外包服务持续符合公司要求。第四条管理职责1.公司管理层：负责审批行政事务外包总体规划、重大外包项目立项、外包合同及大额费用结算，统筹协调跨部门外包相关重大问题，监督外包管理制度的执行情况，保障外包工作所需资源投入。2.行政部：作为本制度的归口管理部门，负责行政事务外包的统筹规划、需求梳理、外包商筛选、合同拟定与管理、服务实施监督、外包商考核评估、费用初审等工作；牵头处理外包服务过程中的投诉、纠纷及突发情况，建立外包管理台账，确保外包工作规范有序开展。3.财务部：负责外包费用的审核、结算与支付，严格按照合同约定和公司财务管理制度办理费用相关手续，监督外包费用使用合规性，做好外包费用核算与归档工作。4.人力资源部：负责协助行政部审核外包商从业人员的资质、背景，监督外包商人员管理合规性，协助处理外包人员与公司之间的相关纠纷，配合开展外包服务相关培训工作。5.各业务部门：根据本部门行政服务需求，及时向行政部提出外包需求建议，配合行政部开展外包商筛选、服务质量验收等工作；规范使用外包服务，及时反馈外包服务过程中出现的问题，配合行政部做好外包服务监督工作。6.外包商：严格遵守本制度及外包合同约定，按照服务标准和要求提供行政外包服务，配备合格的从业人员，加强服务人员管理和培训，确保服务质量、效率和安全；严格履行保密义务，不得泄露公司相关敏感信息，接受公司各相关部门的监督、检查和考核，及时整改服务过程中出现的问题。7.全体员工：严格遵守本制度规定，规范对接外包服务，不得刁难、索取外包商不正当利益，不得向外包商泄露公司敏感信息；及时向行政部反馈外包服务过程中出现的违规、违约或服务质量问题，配合行政部做好外包管理相关工作。第二章行政事务外包范围与审批管理第五条外包范围界定结合公司行政工作实际，明确以下行政事务可纳入外包范围，优先选择非核心、重复性、操作性强、外包性价比高的行政事务实施外包，核心行政管理职能不得外包：1.办公后勤服务：包括办公区域保洁、办公用品分发辅助、办公设备日常维护辅助、会议室日常整理、饮用水供应、办公垃圾清运等。2.车辆管理服务：包括公司公务车辆租赁、车辆日常保养、维修、清洗、违章处理、车辆调度辅助等（不包含车辆驾驶服务，驾驶服务需单独审核）。3.安保服务：包括办公区域、生产辅助区域24小时安保值守、人员及车辆进出登记、安全巡逻、消防设施日常检查辅助等。4.会务与接待服务：包括各类会议筹备、会场布置、会议服务、接待协助、会议资料打印装订等。5.档案管理服务：包括公司非核心档案的整理、分类、装订、归档、查阅辅助、档案数字化扫描辅助等（核心档案由公司自行管理）。6.绿植养护服务：包括办公区域、公共区域绿植租赁、日常养护、修剪、更换等。7.行政采购辅助服务：包括非核心、非涉密办公用品、劳保用品采购的市场调研、供应商对接、采购执行辅助等（采购决策由公司自行负责）。8.文印服务：包括大批量文件打印、复印、装订、扫描、彩印等超出公司内部文印能力的文印业务。9.其他可外包行政事务：经公司管理层审批，符合外包原则、不涉及核心管理职能、能够提升效率、降低成本的其他行政辅助事务。以下行政事务严禁外包：公司核心管理制度制定、人事决策、财务审批、核心档案管理、商业秘密管控、重大行政决策执行等核心行政职能；涉及国家秘密、公司核心商业秘密的相关行政事务。第六条外包审批流程所有行政事务外包活动须严格履行审批手续，未经审批不得擅自开展外包工作，审批流程分为常规审批和重大审批，具体流程如下：1.需求提出：各业务部门根据本部门行政服务需求，填写《行政事务外包需求申请表》，明确外包服务内容、服务标准、服务期限、预算预估、需求时间等相关信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部。2.需求审核：行政部收到外包需求申请后，对需求的合理性、必要性、合规性进行审核，结合公司行政外包总体规划和现有外包服务情况，核实预算预估的合理性，提出审核意见；审核不合格的，退回申请部门修改完善后重新提交。3.分级审批：（1）常规外包审批：单次外包费用5万元以下（含5万元）、服务期限1年以内（含1年）的常规外包项目，经行政部负责人审核、分管行政领导审批后，方可开展后续外包工作。（2）重大外包审批：单次外包费用5万元以上、服务期限1年以上的重大外包项目，经行政部负责人审核、分管行政领导复核、公司管理层集体审批通过后，方可开展后续外包工作。4.立项备案：外包申请审批通过后，行政部负责建立外包项目立项台账，明确立项编号、外包项目名称、需求部门、服务内容、服务期限、预算、审批意见等信息，归档留存审批资料，同时抄送财务部、人力资源部备案。第七条外包需求变更审批外包项目实施过程中，因业务需求变化、服务标准调整等原因需要变更外包服务内容、服务期限、预算等核心条款的，须由需求部门填写《行政事务外包需求变更申请表》，说明变更原因、变更内容及影响，经部门负责人签字确认后，提交行政部审核。行政部对变更申请进行审核，核实变更的合理性、必要性，提出审核意见后，按照原外包审批流程分级审批；变更后涉及外包合同条款调整的，须同步签订合同补充协议，补充协议须履行相应审批手续，未审批通过的，不得擅自变更外包需求及合同条款。第三章外包商选择与合作管理第八条外包商资质要求选择行政事务外包商时，须严格审核其资质，确保外包商具备提供相应服务的能力和条件，具体资质要求如下：1.合法经营资质：持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证件），经营范围涵盖所承接的外包服务项目，无违法违规经营记录，未被列入国家企业信用信息公示系统严重违法失信名单。2.专业服务能力：具备提供相应外包服务的专业团队、设备设施和技术能力，有同类行业（优先选择工业企业）行政外包服务经验，服务口碑良好，能够满足公司外包服务标准和需求。3.人员资质要求：外包商从业人员须具备相应的从业资质和技能，无违法犯罪记录、无不良从业记录；涉及安保、档案管理等敏感外包服务的，从业人员须提供无犯罪记录证明，经公司人力资源部审核通过后方可上岗。4.安全保密能力：具备完善的安全保密管理制度和措施，能够严格履行保密义务，承诺不泄露公司相关敏感信息，愿意接受公司的保密监督和检查。5.财务状况良好：具备稳定的财务状况，无拖欠款项、破产清算等不良财务记录，能够承担外包服务过程中可能产生的相关责任和损失。6.其他要求：具备相应的应急处置能力，能够妥善处理外包服务过程中出现的突发情况；愿意接受公司的监督、检查和考核，承诺按照合同约定和服务标准提供服务，及时整改服务过程中出现的问题。第九条外包商筛选流程外包商筛选须遵循“公开、公平、公正、择优”的原则，常规外包项目可采用比价方式筛选，重大外包项目须采用招标（或竞争性谈判）方式筛选，具体流程如下：1.筛选准备：行政部根据审批通过的外包需求，制定外包商筛选方案，明确筛选标准、筛选方式、参与人员、时间节点等相关信息，筛选标准须结合外包服务内容、服务标准、资质要求、报价、服务经验等因素制定。2.信息发布：行政部通过合法合规的渠道发布外包商招募信息（重大外包项目须发布招标公告），明确外包项目名称、服务内容、服务标准、资质要求、报名条件、报价要求、提交资料清单等信息，报名期限不少于3个工作日。3.报名审核：行政部对报名的外包商提交的资料（营业执照、资质证书、服务案例、从业人员信息、报价方案、保密承诺等）进行初步审核，核实资料的真实性、完整性、合规性，筛选出符合资质要求的候选外包商。4.实地考察（可选）：对于重大外包项目、敏感外包服务（如安保、档案管理），行政部牵头，联合需求部门、人力资源部等相关部门，对候选外包商进行实地考察，核实其实际服务能力、人员配备、设备设施、管理制度等情况，形成实地考察报告。5.比价/招标评审：常规外包项目，行政部组织对候选外包商的报价方案、服务方案进行比价评审，优先选择报价合理、服务方案完善、口碑良好的外包商；重大外包项目，成立评审小组（由行政部、需求部门、财务部、管理层代表等组成），按照招标评审流程，对候选外包商的报价、服务能力、服务案例、保密措施等进行综合评审，形成评审报告，确定中选外包商。6.结果公示：重大外包项目的评审结果须进行公示，公示期限不少于2个工作日，公示期间无异议的，确定为最终外包商；公示期间有异议的，行政部核实情况后，依法依规处理。7.结果通知：行政部及时将外包商筛选结果通知所有报名外包商，明确中选外包商及未中选原因，同时与中选外包商沟通后续合同签订相关事宜。第十条外包合同管理1.合同拟定：外包商确定后，行政部牵头，根据外包需求、筛选结果及相关法律法规，拟定外包服务合同，合同内容须明确、具体、严谨，重点包含以下条款：外包服务内容、服务标准、服务期限、服务费用及结算方式、双方权利与义务、保密条款、安全责任条款、服务考核条款、违约责任、合同终止条款、争议解决方式等。2.合同审核：行政部将拟定的外包合同提交至财务部、人力资源部及法务人员（或外部法律顾问）审核，审核合同条款的合规性、合理性、严谨性，提出修改意见，行政部根据审核意见修改完善合同。3.合同签订：合同修改完善后，经行政部负责人、分管行政领导审核，公司法定代表人（或授权代理人）签字并加盖公司公章；外包商签字并加盖公章后，合同正式生效。重大外包项目合同须经公司管理层审批通过后，方可签订。4.合同备案：合同签订后，行政部负责将合同原件归档留存，同时复印多份，抄送财务部、人力资源部、需求部门等相关部门备案，确保各相关部门能够查阅合同条款，履行相关管理职责。5.合同履行监督：行政部负责监督外包合同的履行情况，跟踪外包商的服务质量、服务效率，确保外包商按照合同约定提供服务，及时处理合同履行过程中出现的问题，做好相关记录。6.合同变更与补充：因外包需求变更、服务标准调整等原因需要变更合同条款的，须签订合同补充协议，补充协议须履行相应的审核、审批手续，与原合同具有同等法律效力；补充协议签订后，及时归档备案，并抄送相关部门。7.合同归档：外包合同履行完毕后，行政部负责将合同原件、补充协议、履行记录、考核报告、费用结算凭证等相关资料整理归档，归档期限不少于5年，确保资料完整可追溯。第四章外包服务实施与管控第十一条服务实施准备1.服务交底：合同签订后，行政部牵头，组织需求部门、外包商开展服务交底工作，明确外包服务内容、服务标准、服务流程、对接人员、沟通机制、投诉处理方式、安全注意事项、保密要求等相关信息，确保外包商及其从业人员全面了解公司需求和相关规定。2.人员到位：外包商须按照合同约定和服务需求，配备合格的从业人员，从业人员名单及资质证明须提交行政部、人力资源部审核，审核通过后方可上岗；涉及敏感服务的从业人员，须经背景审查合格后上岗。3.培训教育：行政部组织外包商从业人员开展岗前培训，培训内容包括公司规章制度、安全保密要求、服务礼仪、服务标准、应急处置流程等，培训合格后方可开展服务工作；定期组织外包商从业人员开展后续培训，及时更新相关要求，提升服务质量。4.设备设施准备：外包商须按照合同约定，配备必要的设备设施、工具材料等，确保能够正常开展外包服务；设备设施的质量、安全性须符合相关标准，行政部负责核实设备设施的到位情况和合规性。第十二条服务过程管控1.日常监督：行政部指定专人作为外包服务对接人，负责日常对接外包商，监督外包服务实施情况，检查服务质量、服务效率是否符合合同约定和服务标准，做好日常监督记录；需求部门配合行政部开展日常监督，及时反馈服务过程中出现的问题。2.定期检查：行政部每周至少开展1次外包服务专项检查，每月开展1次全面检查，重点检查服务质量、人员在岗情况、设备设施运行情况、安全保密情况、规章制度执行情况等，形成检查报告，对检查中发现的问题，及时通知外包商限期整改，跟踪整改落实情况。3.沟通协调：建立常态化沟通机制，行政部每月至少组织1次与外包商、需求部门的沟通会议，通报服务情况、检查结果，听取外包商的服务反馈和需求部门的意见建议，协调解决服务过程中出现的矛盾和问题；日常出现紧急问题的，及时沟通处理，确保问题得到快速解决。4.安全管控：外包商须严格遵守公司安全管理相关规定，加强服务过程中的安全管理，防范安全事故发生；涉及安保、设备操作等服务的，须制定完善的安全防护措施和应急处置预案，定期开展安全检查和应急演练；发生安全事故时，外包商须立即启动应急处置预案，及时向行政部和公司管理层报告，配合公司做好事故处置和调查工作。5.保密管控：外包商须严格履行保密义务，妥善保管在服务过程中接触到的公司商业秘密、内部管理信息、员工个人信息等敏感内容，不得泄露、篡改、出售或非法使用相关信息；行政部定期检查外包商的保密执行情况，对违反保密规定的，按照合同约定和本制度规定追究其责任。6.投诉处理：建立外包服务投诉处理机制，员工或部门对於外包服务质量、服务态度等不满意的，可向行政部投诉，行政部收到投诉后，须在2个工作日内核实情况，通知外包商限期整改，整改完成后，及时向投诉人反馈整改结果；重大投诉事件，须上报公司分管领导，协调解决，做好投诉处理记录。第十三条服务质量验收1.验收标准：外包服务质量验收须以外包合同约定的服务标准、服务内容为依据，结合日常监督记录、定期检查报告、需求部门反馈意见等，明确验收指标和验收标准，确保验收工作公平、公正、合规。2.分级验收：外包服务验收分为日常验收、月度验收和年度验收（长期外包项目）：（1）日常验收：由行政部对接人和需求部门对接人共同负责，对每日、每周的外包服务质量进行验收，验收合格后签字确认，作为费用结算的依据之一。（2）月度验收：每月月底，行政部牵头，组织需求部门、外包商开展月度验收，对照服务标准和月度服务计划，对当月外包服务质量、服务效率、合规性等进行全面验收，形成月度验收报告，验收合格的，方可办理当月费用结算相关手续；验收不合格的，责令外包商限期整改，整改完成后重新验收，直至验收合格。（3）年度验收：长期外包项目（服务期限1年以上），每年年底开展年度验收，由行政部牵头，组织需求部门、财务部、人力资源部等相关部门，对全年外包服务质量、合同履行情况、考核结果等进行全面验收，形成年度验收报告，验收结果作为外包商续约、奖惩的重要依据。3.验收异议处理：验收过程中，外包商对验收结果有异议的，可向行政部提出书面异议，说明异议理由和相关证据，行政部收到异议后，须在3个工作日内组织相关部门核实情况，做出异议处理决定，及时通知外包商；异议处理期间，暂停相关费用结算，待异议解决后，再办理相关手续。第十四条外包费用结算1.结算依据：外包费用结算须以外包合同约定的费用标准、服务期限、验收报告、日常监督记录等为依据，确保结算金额准确、合规，无违规结算、超额结算等情况。2.结算流程：外包商按照合同约定和验收情况，每月（或每季度）向行政部提交费用结算申请，附上结算凭证、月度验收报告、服务记录等相关资料；行政部对结算申请及相关资料进行初审，核实结算金额、验收情况的合规性、准确性，提出初审意见；初审合格后，提交财务部审核，财务部审核结算凭证的合规性、预算执行情况，提出审核意见；审核通过后，按照公司财务管理制度办理费用支付手续。3.结算时限：行政部收到外包商结算申请及相关资料后，须在5个工作日内完成初审；财务部收到初审合格的结算资料后，须在5个工作日内完成审核；审核通过后，按照公司财务支付流程，在约定时限内支付外包费用，不得无故拖延支付。4.结算异议处理：结算过程中，公司对结算金额、结算资料有异议的，及时通知外包商补充完善相关资料、核实相关情况，外包商须积极配合；外包商对结算结果有异议的，按照本制度验收异议处理相关规定执行。5.费用管控：财务部、行政部加强外包费用管控，定期核对外包费用预算执行情况，分析费用支出合理性，及时发现并解决费用结算过程中出现的问题，确保外包费用使用合规、合理，杜绝浪费。第五章外包商考核与奖惩管理第十五条考核机制建立行政部牵头，建立完善的外包商考核机制，考核对象为所有为公司提供行政事务外包服务的外包商，考核坚持“客观公正、公平公开、注重实绩、奖惩结合”的原则，考核结果作为外包商续约、奖惩、淘汰的重要依据。考核内容主要包括：服务质量、服务效率、合同履行情况、安全保密情况、规章制度执行情况、投诉处理情况、整改落实情况、性价比等，根据不同外包服务项目的特点，制定差异化的考核指标和考核标准，确保考核工作贴合实际、具有可操作性。第十六条考核实施流程1.考核周期：外包商考核分为月度考核、季度考核和年度考核，月度考核与月度验收同步开展，季度考核结合3个月的月度考核结果开展，年度考核与年度验收同步开展；短期外包项目（服务期限不足6个月），仅开展月度考核和项目结束后验收考核。2.考核实施：每月月底，行政部牵头，组织需求部门、人力资源部等相关部门，对照考核指标和考核标准，结合日常监督记录、月度验收报告、投诉处理记录等，对外包商进行月度考核，打分评级，形成月度考核报告；季度考核、年度考核按照相应周期，结合前期考核结果，开展综合考核，形成季度、年度考核报告。3.考核结果公示：月度考核结果及时通知外包商，季度、年度考核结果进行公示，公示期限不少于2个工作日，公示期间无异议的，确定为最终考核结果；公示期间有异议的，行政部核实情况后，依法依规处理。4.考核结果反馈：行政部及时将考核结果反馈给外包商，肯定外包商的工作亮点，指出考核中发现的问题，提出整改意见和改进建议，督促外包商限期整改，跟踪整改落实情况，提升外包服务质量。5.考核档案管理：行政部建立外包商考核档案，记录外包商的基本信息、考核结果、整改情况、奖惩情况等相关信息，归档留存，作为外包商后续合作、续约、淘汰的重要依据，考核档案留存期限不少于外包合同终止后3年。第十七条奖惩措施1.奖励措施：外包商考核结果优秀（年度考核优秀或连续3个月度考核优秀），且无违规、违约行为，无安全事故、无信息泄露事件的，给予以下奖励：（1）月度考核优秀的，给予当月服务费用5%-10%的奖金（具体比例根据外包项目确定）；（2）季度考核优秀的，给予当季服务费用8%-15%的奖金，优先考虑后续同类外包项目合作；（3）年度考核优秀的，给予当年服务费用10%-20%的奖金，授予“优秀外包商”称号，优先续约，在公司后续外包项目招募中，可简化筛选流程。2.处罚措施：外包商违反本制度规定、外包合同约定，出现服务质量不达标、服务效率低下、违规操作、安全事故、信息泄露等情况的，视情节轻重给予以下处罚：（1）轻微违规：月度考核不合格、服务质量存在轻微问题，未造成公司损失的，给予口头警告，责令限期整改，整改不合格的，扣除当月服务费用的5%-10%；（2）一般违规：连续2个月度考核不合格、服务质量存在严重问题，或出现轻微安全隐患、轻微信息泄露，未造成公司重大损失的，给予书面警告，扣除当月服务费用的10%-20%，暂停合作1-2周，限期整改，整改合格后方可恢复合作；（3）严重违规：出现重大安全事故、重大信息泄露事件，或严重违反外包合同约定，擅自变更服务内容、降低服务标准，或弄虚作假、骗取服务费用，造成公司经济损失、声誉损害的，立即终止外包合同，扣除全部未支付服务费用，要求外包商承担相应的经济赔偿责任，列入公司外包商黑名单，永不合作；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；（4）其他违规：违反公司规章制度、保密规定、安全管理规定等，视情节轻重给予相应处罚，情节严重的，参照严重违规处罚。第六章外包终止与后续管理第十八条外包终止情形出现下列情形之一的，公司可依法依规终止外包合同，终止外包合作关系：1.外包合同到期，双方未达成续约协议的；2.外包商严重违反本制度规定或外包合同约定，经催告后仍未整改，或整改后仍不合格的；3.外包商出现重大安全事故、重大信息泄露事件，造成公司重大经济损失、声誉损害的；4.外包商破产、清算、注销，无法继续履行外包合同的；5.因公司业务调整、战略变更，不再需要该外包服务的；6.法律法规规定或合同约定的其他可终止外包合同的情形。外包商因自身原因需要提前终止外包合同的，须提前30个工作日向行政部提交书面申请，说明终止原因和相关计划，经公司审核同意后，方可终止外包合作；未经审核同意，外包商擅自终止合同的，须承担相应的违约责任，赔偿公司因此造成的损失。第十九条外包终止流程1.终止通知：公司决定终止外包合同的，行政部须提前30个工作日向外包商发出书面终止通知，明确终止原因、终止日期、后续交接要求、费用结算、违约责任等相关信息；外包商提出终止申请的，行政部审核同意后，发出书面确认通知，明确相关要求。2.服务交接：外包合同终止前，行政部牵头，组织需求部门、外包商开展服务交接工作，明确交接内容、交接流程、交接时限、责任人员等，重点交接以下内容：服务相关资料、设备设施、工具材料、未完成的服务事项、客户（或对接人）信息、保密资料等。3.交接验收：交接工作完成后，行政部组织需求部门、外包商开展交接验收，检查交接内容的完整性、准确性，核实设备设施的完好情况、资料的齐全情况，形成交接验收报告，交接双方签字确认；交接验收不合格的，责令外包商限期补充完善，直至交接验收合格。4.费用结算：交接验收合格后，行政部、财务部与外包商办理最终费用结算手续，核实未结算费用、违约金、赔偿金等相关金额，按照合同约定和公司财务管理制度办理费用支付或扣除手续，确保费用结算合规、准确。5.人员清退：外包商须按照交接要求，及时清退其在公司的从业人员，收回相关工作证件、门禁权限等，行政部、人力资源部负责核实人员清退情况，确保所有外包从业人员全部清退，相关权限全部注销。6.保密确认：外包合同终止后，行政部须与外包商签订保密确认书，明确外包商在合同终止后仍需履行的保密义务，严禁泄露公司相关敏感信息，直至该信息成为公开信息；外包商违反保密义务的，公司有权追究其法律责任，要求其赔偿损失。7.档案归档：外包合同终止后，行政部负责将外包合同、终止通知、交接验收报告、费用结算凭证、考核报告、保密确认书等相关资料整理归档，留存期限不少于5年，确保资料完整可追溯。第二十条后续管理1.外包终止后，行政部须及时梳理外包服务过程中的经验教训，分析外包商存在的问题，优化外包管理流程和筛选标准，为后续外包工作提供参考。2.外包终止后，若公司仍需要该类行政服务，行政部须按照本制度规定，重新开展外包商筛选、合同签订等工作，确保行政服务连续，不影响公司正常运营。3.建立外包商黑名单制度，对存在严重违规、违约行为，造成公司重大损失的外包商，列入黑名单，永不合作，并将其相关信息归档留存，同时在后续外包商招募中，重点排查，避免再次合作。4.外包终止后，行政部须跟踪外包商保密义务的履行情况，发现外包商违反保密义务的，及时采取相应措施，追究其责任。第七章监督检查与责任追究第二十一条监督检查机制1.公司成立行政事务外包监督检查小组，由管理层、行政部、财务部、人力资源部、审计部等部门人员组成，负责对本制度的执行情况、行政外包全流程管理情况开展监督检查工作。2.监督检查分为定期检查和专项检查，定期检查每季度开展一次，全面检查本制度执行情况、外包项目审批、外包商筛选、合同管理、服务实施、监督考核、费用结算、外包终止等全流程工作；专项检查根据工作需要，针对特定外包项目、特定环节（如保密工作、费用结算）开展重点检查，及时发现和解决外包管理过程中出现的问题。3.检查内容包括但不限于：制度执行情况、外包审批流程合规性、外包商资质审核情况、合同条款合规性、服务质量管控情况、外包商考核情况、费用结算合规性、安全保密情况、外包终止交接情况等。4.检查过程中，须做好检查记录，对发现的问题，形成检查报告，明确整改责任人、整改措施和整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；对检查中发现的亮点工作和先进经验，予以通报表扬和推广。5.鼓励员工对违反本制度的行为、外包管理过程中出现的违规、违约情况进行举报，公司对举报人员予以严格保密，对查实的举报，给予适当奖励；对打击报复举报人员的，依法追究其责任。第二十二条责任追究1.员工违反本制度规定，有下列行为之一，未造成公司损失的，视情节轻重给予口头警告、书面警告、通报批评等处罚，并责令限期整