企事业单位档案管理规范手册

企事业单位档案管理规范手册第1章总则1.1档案管理的指导原则档案管理应遵循“统一领导、分级负责、集中管理、便于利用”的基本原则，这是国家档案管理工作的基本准则，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定。档案管理需坚持“安全第一、服务优先”的方针，确保档案的实体安全与信息安全，保障档案的完整、准确、系统和有效利用。档案管理应贯彻“以人为本、服务大局”的理念，注重档案的开发利用，提升档案服务的效率与质量，满足单位管理、科研、决策等多方面需求。档案管理应遵循“科学管理、规范操作”的原则，采用现代化技术手段提升管理效率，确保档案的规范化、标准化和信息化建设。档案管理应结合单位实际，制定符合自身特点的管理规范，确保档案工作与单位发展目标相一致，实现档案管理的可持续发展。1.2档案管理的职责分工单位负责人是档案管理的第一责任人，需对档案工作的整体规划、制度建设、人员配置及经费保障负全责。档案管理部门负责制定档案管理制度、规范档案收集、整理、归档、保管和利用等全过程管理，确保档案工作有序开展。档案管理员需按照职责分工，具体负责档案的日常管理、分类、编目、借阅、销毁等事务，确保档案信息的完整与安全。各部门应根据档案管理要求，配合档案管理部门做好本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整性与准确性。档案管理人员应定期接受专业培训，提升档案管理能力，确保档案管理工作符合国家和行业标准。1.3档案管理的适用范围本规范适用于企事业单位及政府机关、社会团体等各类组织的档案管理工作。档案管理范围涵盖文书档案、科技档案、业务档案、声像档案、电子档案等各类档案类型。适用范围包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程，确保档案在全生命周期内的有效管理。本规范适用于各类档案的归档、分类、编目、检索、调阅及销毁等操作，确保档案管理的规范性和系统性。适用范围还包括档案管理的信息化建设、档案数字化、档案安全防护及档案安全保密等环节。1.4档案管理的保密要求的具体内容档案管理必须严格执行保密制度，任何单位和个人不得擅自对外泄密或泄露档案内容。档案保密应遵循“谁主管、谁负责”的原则，档案管理人员需严格履行保密职责，确保档案信息不被非法获取或泄露。档案保密应采用技术手段，如加密存储、权限控制、访问日志等，确保档案信息在存储、传输和使用过程中的安全性。档案保密应结合单位实际，制定相应的保密措施，确保档案在不同环节中的安全防护。档案保密应纳入单位整体安全管理体系，与信息安全、网络安全等制度相衔接，形成完整的保密保障机制。第2章档案分类与编码1.1档案分类的原则与方法档案分类应遵循“统一标准、科学分类、便于检索、便于管理”的原则，确保档案的系统性和可查性。常用的分类方法包括按档案内容、按档案形成时间、按档案载体形式、按档案使用范围等，其中“按内容分类”是档案管理中最基本的分类方式。档案分类需结合档案的性质、使用频率、保存价值等因素，采用“主类—亚类—具体类”的三级分类体系。国家档案局《档案分类与编码规则》（GB/T13259-2016）明确指出，档案分类应以“内容为依据，载体为手段”，实现档案的系统化管理。档案分类过程中，应采用“目次法”和“主题法”相结合的方式，确保分类的科学性和实用性。1.2档案分类的实施步骤首先需对档案进行全宗调查，明确档案的归属单位和类别，为分类提供基础依据。然后根据档案内容和用途，确定档案的主类和亚类，形成初步分类目录。接着对档案进行编码和归档，确保每份档案都有唯一的标识，便于检索与管理。在分类过程中，应定期进行分类调整，根据档案的更新和变化，及时修正分类结构。最后需对分类结果进行审核，确保分类的准确性与一致性，避免分类错误或遗漏。1.3档案编码的规则与标准档案编码应遵循“唯一性、规范性、可扩展性”原则，确保每份档案有唯一的编码标识。档案编码通常采用“档案号”或“档案代码”形式，由机构代码、年度、序号等组成。国家档案局《档案分类与编码规则》（GB/T13259-2016）规定，档案编码应包含“机构代码”、“年度”、“序号”等要素。编码规则应结合档案的性质、形成单位、使用范围等，确保编码的科学性和可操作性。档案编码应保持统一，避免因不同单位或部门编码规则不一致而造成管理混乱。1.4档案分类与编码的维护管理的具体内容档案分类与编码需定期进行维护，包括分类目录的更新、编码的调整和档案的重新归档。档案管理人员应定期检查分类和编码的准确性，确保分类结果与实际档案内容一致。对于新增或变动的档案，应及时进行分类和编码，避免因分类滞后导致管理困难。档案分类与编码的维护管理应纳入档案管理的日常工作中，形成制度化、规范化管理流程。档案分类与编码的维护管理需与档案的保管、利用、销毁等环节相衔接，确保档案管理的完整性与有效性。第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与方式档案收集的范围应依据单位性质、业务类型及管理需求确定，通常涵盖文书、科技、财务、人事、声像等各类资料，遵循“全面收集、分类管理”原则，确保档案的完整性与系统性。档案收集方式主要包括定期归档、专项征集、动态补充及外部调取，其中定期归档是基础，需结合单位业务流程制定收集计划，确保档案及时、准确地形成与归档。档案收集应遵循“先归档后管理”原则，确保档案在形成过程中即被纳入管理范围，避免遗漏或重复。根据《档案法》及相关规范，档案的形成与归档需同步进行，确保档案的时效性与真实性。档案收集需明确责任主体，通常由档案管理部门或指定人员负责，确保收集过程的规范性与可追溯性，同时结合档案分类标准，实现档案的系统化管理。档案收集应结合单位实际需求，如企业需收集员工个人档案，机关单位需收集会议记录与文件资料，确保收集内容与管理目标一致，提升档案管理的针对性与实效性。3.2档案收集的流程与规范档案收集流程包括档案形成、归档、审核、入库等环节，需制定标准化操作流程，确保各环节衔接顺畅。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案收集应建立电子化管理机制，实现档案信息的数字化处理。档案收集需遵循“先分类后归档”原则，确保档案在形成时即被分类，便于后续整理与管理。根据《档案分类方案》（GB/T15014-1994），档案应按类别、载体、时间等维度进行分类，确保分类体系的科学性与实用性。档案收集过程中应建立收集台账，记录档案来源、形成时间、内容、责任人等信息，确保档案来源可追溯、内容可核实。根据《档案管理基础工作规范》（GB/T18894-2016），台账应定期检查与更新，确保档案信息的准确性。档案收集需严格审核，确保档案内容真实、完整、有效，避免因收集不规范导致档案质量下降。根据《档案管理基础工作规范》（GB/T18894-2016），档案审核应由专人负责，确保档案的合法性与规范性。档案收集应结合单位档案管理制度，定期开展档案收集评估，根据评估结果优化收集流程，提升档案管理的科学性与效率。3.3档案整理的步骤与方法档案整理应按照“分类—装订—编目—保管”顺序进行，确保档案结构清晰、便于查阅。根据《档案分类方案》（GB/T15014-1994），档案应按类别、载体、时间等维度进行分类，确保分类体系的科学性与实用性。档案整理需使用标准化装订方式，如使用档案专用纸张、胶装或平装，确保档案的完整性与防潮防虫性能。根据《档案装订规范》（GB/T11675-2008），装订应符合国家相关标准，确保档案的耐用性与可读性。档案整理应建立档案目录，包括档案编号、标题、作者、时间、内容等信息，确保档案信息的可检索性。根据《档案目录编制规范》（GB/T15015-1994），目录应包含档案的基本信息与分类信息，便于档案的查找与利用。档案整理需进行档案编目，包括档案分类、著录、索引等，确保档案信息的系统性与规范性。根据《档案编目规范》（GB/T15016-1994），编目应遵循统一标准，确保档案信息的准确性与一致性。档案整理应注重档案的保管条件，如温度、湿度、防尘、防虫等，确保档案的长期保存。根据《档案保管规范》（GB/T18894-2016），档案应存放在干燥、通风、避光的环境中，确保档案的保存质量与寿命。3.4档案整理的验收与归档的具体内容档案整理完成后，需进行验收，确保档案内容完整、装订规范、目录准确，符合档案管理要求。根据《档案验收规范》（GB/T18894-2016），验收应由专人负责，确保档案的完整性与规范性。档案验收应包括档案数量、质量、分类、目录、装订等，确保档案的规范性与可追溯性。根据《档案管理基础工作规范》（GB/T18894-2016），验收应建立档案验收台账，记录验收结果与问题。档案归档应按照档案分类标准，将整理好的档案按类别、载体、时间等归档，确保档案的系统性与可检索性。根据《档案归档规范》（GB/T18894-2016），归档应遵循统一标准，确保档案的规范性与可查性。档案归档后，应建立档案管理台账，记录档案编号、存放位置、责任人、保管期限等信息，确保档案的可追溯性与管理有效性。根据《档案管理基础工作规范》（GB/T18894-2016），台账应定期更新与检查。档案归档后，应定期进行档案检查与维护，确保档案的完整性和安全性，防止档案损坏或丢失。根据《档案保管规范》（GB/T18894-2016），档案应定期检查，确保档案的长期保存与利用价值。第4章档案保管与安全4.1档案保管的环境要求档案室应保持恒温恒湿，温湿度应控制在14℃～24℃、40%～60%之间，避免受潮或干燥影响档案的物理状态。档案库房应具备防尘、防虫、防鼠、防光、防紫外线等防护措施，防止档案因环境因素受损。档案存储区域应远离热源、电源及易燃易爆物品，确保防火防爆安全。档案库房应配备通风系统，保持空气流通，避免因空气污染导致档案霉变或老化。档案室应定期进行环境检测，确保温湿度、空气质量及防虫防鼠措施符合档案保存标准。4.2档案保管的存储方式档案应按类别、保管期限、载体类型进行分类存放，便于查找与管理。档案应采用干燥、防潮的纸张或电子载体，避免因湿度过高导致纸张脆化或电子设备损坏。档案应按保管期限分柜存放，长期保存的档案应采用防紫外线、防虫的档案柜，短期保存的档案可使用普通档案柜。档案应按档案类型（如文书、科技、会计等）分区存放，便于分类检索与调阅。档案应定期进行整理、归档和检查，确保档案存储结构清晰、便于查阅。4.3档案安全的防范措施档案室应配备防火、防爆、防窃等安全设施，如火灾报警器、监控摄像头、防盗门等。档案应实行“双人双锁”管理制度，确保档案存取过程有记录、可追溯。档案应采用加密存储技术，防止未经授权的访问或篡改。档案室应设置安全出口和紧急疏散通道，定期组织消防演练，提高应急处理能力。档案管理人员应接受安全培训，掌握档案安全操作规范和应急处理流程。4.4档案销毁的审批与处理的具体内容档案销毁前应进行鉴定评估，确认档案是否已破损、无法修复或已过保管期限。档案销毁需经单位负责人批准，并由档案管理人员和业务部门共同审核。档案销毁应采用安全、环保的方式，如粉碎机、焚烧炉等，确保销毁过程无残留。档案销毁后应做好记录，包括销毁时间、责任人、销毁方式及销毁结果。档案销毁应按规定程序办理，严禁私自销毁或擅自处理档案。第5章档案利用与检索5.1档案利用的原则与目的档案利用原则应遵循“依法依规、安全保密、方便利用、服务大局”的基本原则，确保档案信息的完整性、真实性和可用性。档案利用的目的在于为组织决策、业务管理、科研教学及社会服务提供信息支持，提升管理效能与社会效益。档案利用需遵守国家档案法及相关法律法规，明确责任主体与使用权限，防止信息滥用或泄露。档案利用应注重服务导向，根据实际需求提供分类、分类、分类的档案检索与调阅服务。档案利用需结合单位实际业务特点，制定科学的利用计划与使用规范，确保档案资源高效利用。5.2档案检索的方法与工具档案检索可采用目录法、分类法、主题法及全文检索等方法，结合档案分类体系与索引工具实现精准查找。常用的档案检索工具包括档案馆的目录数据库、档案管理系统（如档案管理信息系统）及电子目录系统。档案检索应注重信息的准确性与时效性，确保检索结果符合实际需求，减少信息误差与重复检索。档案检索可借助计算机技术，通过关键词匹配、布尔逻辑检索、字段筛选等手段提高效率。档案检索需结合档案的保管条件与存储环境，避免因检索不当导致档案损毁或信息丢失。5.3档案利用的权限与流程档案利用权限应根据档案的保密等级与使用范围进行分级管理，明确不同层级的使用权限与使用范围。档案利用流程通常包括申请、审核、审批、借阅、归还等环节，需建立规范的流程制度与操作规范。档案借阅需遵循“先申请、后借阅、后使用”的原则，借阅人应填写借阅登记表并按规定归还。档案利用需建立使用登记制度，记录借阅人、时间、使用目的及归还情况，便于后续监督与管理。档案利用应建立使用反馈机制，定期评估利用效果，优化利用流程与资源分配。5.4档案利用的反馈与改进的具体内容档案利用反馈应通过使用登记表、使用报告、用户意见等形式收集信息，分析利用情况与存在问题。档案利用反馈应结合档案管理信息系统进行数据统计与分析，识别高频使用档案与低效使用档案。档案利用反馈应建立问题反馈机制，针对常见问题提出改进措施，如优化检索方法、加强培训等。档案利用反馈应纳入档案管理绩效考核体系，作为档案管理人员绩效评估的重要依据。档案利用反馈应定期开展利用效果评估，形成利用报告，为档案管理政策调整与资源优化提供依据。第6章档案信息化管理6.1档案信息化的建设要求档案信息化建设应遵循“统一标准、分级管理、安全可靠”的原则，符合国家档案管理规范和信息安全标准，确保档案数据的完整性、准确性和可追溯性。建设过程中需结合单位实际业务需求，明确档案信息化建设的目标、范围和层次，确保系统与业务流程相匹配。档案信息化建设应采用标准化的数据格式和接口规范，如GB/T18824《电子文件管理规范》和GB/T32811《电子档案管理规范》，确保数据交换的兼容性与一致性。建设过程中应注重系统与硬件、网络的协同，确保系统具备良好的扩展性与稳定性，满足长期运行和业务扩展的需求。档案信息化建设应纳入单位整体信息化发展规划，定期进行评估与优化，确保系统持续符合业务发展和管理要求。6.2档案信息系统的功能规范档案信息系统的功能应涵盖档案的采集、分类、存储、检索、调阅、借阅、归档、销毁等全过程管理，确保档案信息的全生命周期管理。系统应支持多用户权限管理，实现档案的分级访问与权限控制，符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273）的相关要求。系统应具备档案信息的数字化管理能力，支持OCR识别、图像处理、元数据提取等关键技术，确保档案信息的准确性和可读性。系统应提供高效的检索与调阅功能，支持关键词检索、全文检索、分类检索等多种方式，满足不同用户对档案信息的多样化需求。系统应具备数据备份与恢复机制，确保档案信息在系统故障或意外情况下的安全性和可恢复性，符合《信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）的相关规定。6.3档案信息的存储与管理档案信息应存储于安全、稳定的服务器或存储设备中，采用分级存储策略，确保数据的可访问性与安全性。档案存储应遵循《电子档案管理规范》（GB/T32811）的要求，采用结构化存储方式，确保档案数据的组织性与可检索性。档案信息应定期进行备份与归档，确保数据在发生丢失或损坏时能够及时恢复，符合《电子档案管理规范》中关于备份周期和恢复机制的规定。档案信息的存储应采用加密技术，确保数据在传输和存储过程中的安全性，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）中的安全防护标准。档案信息应建立完善的管理制度，包括存储介质管理、访问权限管理、数据使用记录等，确保档案信息的规范管理与合规使用。6.4档案信息的共享与安全档案信息的共享应遵循“统一标准、分级授权、安全可控”的原则，确保信息在共享过程中的安全性与合规性。档案信息共享应通过统一的档案信息平台实现，平台应具备权限控制、日志审计、访问记录等功能，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）的相关规定。档案信息的共享应通过加密传输和访问控制技术实现，确保信息在传输过程中的机密性与完整性，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）中关于数据传输安全的要求。档案信息的共享应建立完善的访问日志与审计机制，确保信息使用过程可追溯，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）中关于日志记录与审计的要求。档案信息的共享应定期进行安全评估与风险排查，确保系统和数据在共享过程中始终处于安全可控的状态，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）中关于安全防护的要求。第7章档案管理制度与监督7.1档案管理制度的制定与执行档案管理制度应依据《档案法》及相关法律法规制定，确保管理活动合法合规，涵盖档案分类、保管、调阅、销毁等全过程。管理制度需结合单位实际业务特点，明确档案形成、归档、保管、利用、移交等各环节的职责与流程，以实现档案管理的标准化与规范化。建立档案管理制度应遵循“统一标准、分级管理、责任到人”的原则，确保档案管理工作的有序开展。档案管理制度应定期修订，根据档案工作发展动态和实际需求进行调整，以适应管理环境的变化。档案管理制度需通过内部培训、考核等方式落实，确保相关人员熟悉制度内容并能有效执行。7.2档案管理的监督检查机制档案监督检查应由档案管理部门牵头，联合审计、纪检等部门开展定期检查，确保档案管理工作的规范性与完整性。检查内容包括档案的完整性、真实性、保密性、可用性等，确保档案资料不丢失、不损毁、不泄露。检查结果应形成书面报告，反馈至相关部门，并提出整改意见，限期落实。检查可采用抽查、专项审计、信息化监管等多种方式，提升监督检查的针对性与实效性。建立档案监督检查台账，记录检查时间、内容、结果及整改情况，作为考核与问责依据。7.3档案管理的考核与奖惩档案管理考核应纳入单位绩效管理体系，与员工岗位职责挂钩，考核内容包括档案归档及时性、保密性、利用效率等。考核结果应作为评优评先、职务晋升、奖金发放的重要依据，激励员工积极履行档案管理职责。奖惩机制应明确奖惩标准，对表现优异者给予表彰和奖励，对违规行为进行通报批评或处罚。建立档案管理绩效评估体系，定期开展满意度调查，收集员工对档案管理工作的意见与建议。考核结果应公开透明，接受员工监督，确保考核机制公平、公正、客观。7.4档案管理的持续改进机制的具体内容持续改进机制应结合档案管理实际运行情况，定期开展档案管理能力评估与分析，识别存在的问题与改进空间。通过档案管理信息系统，实现档案信息的实时监控与动态调整，提升管理效率与准确性。建立档案管理改进计划