合同审批与归档管理制度表单

合同审批与归档管理制度表单适用范围与业务场景本制度表单适用于公司各类业务合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等对外签署的具有法律约束力的文件。适用于业务部门发起合同申请、法务部门审核条款、财务部门核查资金、管理层审批决策及行政/档案部门统一归档的全流程场景，旨在保证合同签订的合规性、审批流程的严谨性及归档资料的完整性，防范合同风险，保障公司合法权益。全流程操作指引第一步：合同发起与资料准备责任主体：业务部门经办人（经办人）操作说明：业务部门根据业务需求，拟定合同草案，明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款；准备附件材料，包括但不限于：对方主体资格证明（如营业执照复印件）、业务需求说明、价格评估报告、previous合作记录（如有）等；填写《合同审批表》（见模板表格1），注明合同名称、编号、对方单位、金额、预计签署日期、业务背景及部门负责人意见。第二步：部门初步审核责任主体：业务部门负责人（部门负责人）操作说明：审核合同的业务必要性、条款合理性及与公司战略的匹配度，重点核查标的数量、价格是否符合市场行情，履行期限是否满足项目需求；检查附件材料的完整性与真实性，保证对方主体资格合法有效；审核通过后，在《合同审批表》“部门负责人意见”栏签字确认，并流转至法务部门；若审核不通过，需注明修改意见并退回业务部门重新调整。第三步：法务合规审核责任主体：法务部门专员（法务专员）操作说明：审核合同条款的合法性、合规性，重点排查法律风险点，如：合同主体是否具备完全民事行为能力；权利义务是否对等，违约责任是否明确；是否存在与法律法规相冲突的条款（如格式条款、管辖约定等）；核查合同内容与公司内部管理制度的一致性，保证符合行业监管要求；审核通过后，在《合同审批表》“法务部门意见”栏签字确认；若存在法律风险，需出具书面修改意见，业务部门调整后重新提交。第四步：财务资金审核责任主体：财务部门专员（财务专员）操作说明：审核合同金额的准确性、资金支付的合理性及预算匹配度，重点核查：合同总金额是否超出部门年度预算；支付方式、节点是否符合公司财务制度；对方收款账户信息是否与合同主体一致；涉及大额资金支付或长期履约的合同，需评估对方信用状况及资金风险；审核通过后，在《合同审批表》“财务部门意见”栏签字确认；若涉及资金问题，需提出调整建议并说明理由。第五步：管理层最终审批责任主体：分管领导/总经理（审批领导）操作说明：根据合同金额及重要性确定审批权限（如：金额≤10万元由分管领导审批，＞10万元由总经理审批）；综合业务、法务、财务部门的审核意见，从公司整体利益出发，审批合同的可行性；审批通过后，在《合同审批表》“管理层审批意见”栏签字确认，并授权签署；若审批不通过，注明原因并终止流程。第六步：合同签署与用印管理责任主体：行政部（行政专员）、授权签署人（授权代表）操作说明：行政部收到审批通过的《合同审批表》及合同草案后，核对审批手续是否完备，确认无误后安排用印；授权签署人（如总经理或其指定人员）与对方共同签署合同，保证双方签字（盖章）清晰、完整；签署完成后，行政部留存合同原件2份（1份归档，1份财务部），对方留存复印件或扫描件，同步在《合同归档登记表》（见模板表格2）中记录签署信息。第七步：合同归档与保管责任主体：行政部/档案室（档案管理员）操作说明：合同签署后10个工作日内，行政部将合同正本、审批表、附件材料等整理成套，分类归档；归档分类标准：按合同类型（采购/销售/服务等）+年度+编号（如“采购-2024-001”）编号存放；建立电子档案库，同步扫描合同关键页（含签字盖章页），通过加密系统存储，保证电子档案与纸质档案一致；设定保管期限（如：一般合同保管10年，重要合同永久保管），到期前由档案管理员提出续存或销毁申请，经法务部门确认后执行。标准化表单模板模板1：合同审批表合同基本信息合同名称合同编号（由行政部按规则统一编制，如“HT-部门代码-年份-序号”）对方单位名称合同主体（我方）合同金额（大写）合同金额（小写）合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他_________履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务背景简述附件清单1.对方营业执照复印件□2.价格评估报告□3.其他_________审批流程记录部门负责人意见签字：_________日期：____年__月__日法务部门意见签字：_________日期：____年__月__日财务部门意见签字：_________日期：____年__月__日管理层审批意见□同意□修改后同意□不同意（请注明理由：_________________________）签字：_________日期：____年__月__日用印记录用印日期：____年_月日用印人：______模板2：合同归档登记表归档编号合同名称合同类型对方单位签署日期归档部门保管期限存放位置归档人备注关键管理要点审批权限刚性执行：严禁越权审批，金额或类型超出权限的合同须逐级上报至对应审批人，保证决策层级与风险等级匹配。条款审核闭环管理：法务部门提出的修改意见需由业务部门书面反馈落实情况，未通过法务审核的合同不得进入后续流程。签署信息一致性：合同签署前需核对双方名称、金额、日期等关键信息与审批表完全一致，避免“签批不符”风险。归档及时性与完整性：合同签署后10个工作日内完成归档，禁止留存个人手中；归档材料需包含审批表、合同正本、附件等全套