企业内外部沟通联络函及请示报告模板

企业内外部沟通联络函及请示报告模板一、沟通联络函模板（一）适用情境说明沟通联络函是企业用于内部部门间、企业与外部单位（如客户、供应商、合作机构、部门等）进行事务沟通、信息传递、工作协调的正式书面文件，适用于以下场景：内部跨部门协作事项告知（如项目进度同步、资源协调请求）；外部单位业务对接（如合作意向确认、资料索取、会议邀请）；事务性通知（如制度宣贯、活动安排、信息变更告知）；问题咨询与回复（如业务流程疑问、事项核实函）。（二）标准化操作流程前期准备明确沟通目的：清晰梳理函件需解决的核心问题（如“协调部门提供项目数据”“邀请单位参加座谈会”）。确定收件方：内部函件明确对接部门及联系人；外部函件核实单位准确名称、对接部门及职务。收集基础信息：包括涉及的事由背景、时间节点、所需材料、联系人及联系方式等。起草函件内容按模板结构填写标题、主送单位、附件等要素，保证内容简洁、逻辑清晰，重点突出需求或告知事项。需包含：事由（简要说明沟通背景）+具体事项（清晰列出需求、时间要求、行动建议）+联系方式（方便对方对接）。审核与校对内部函件：由部门负责人审核内容准确性，确认无歧义、无遗漏后，加盖部门章（如需）。外部函件：经部门负责人及法务/行政部（如涉及重要合作）审核，保证用词规范、符合企业对外形象，加盖企业公章。发送与跟进内部函件：通过企业内部办公系统（如OA、钉钉）发送，或纸质版送达对方部门并签收。外部函件：纸质版通过快递寄送（留存寄件凭证），电子版通过官方邮箱发送（邮件主题注明“[企业名称]关于事项的沟通函”），并电话确认对方是否收到。重要事项：发送后3个工作日内主动跟进，对方未回复时及时沟通，保证事项推进。（三）模板结构与填写指引要素填写说明示例标题居中，字体二号加粗，格式：“[发文单位]关于[事由]的沟通函”“公司市场部关于2024年行业峰会参展协调的沟通函”主送单位顶格书写，字体三号，收件方全称（内部写部门名称，外部写单位全称）“研发中心：”或“YY科技有限公司：”发文字号内部函件可简化为“部门简称+年份+序号”（如“市部〔2024〕05号”）；外部函件按企业公文编号规则“市部〔2024〕05号”段首空两格，字体三号，1.5倍行距，分“事由-具体事项-联系方式”三部分事由：为配合公司2024年新产品上市计划，需研发中心提供技术支持。具体事项：请于2024年X月X日前提供产品测试报告（加盖部门章），并指派1名技术专员参与X月X日的市场培训会议。联系方式：联系人*明，电话8888。附件说明如有附件，注明“附件：1.X材料”，与空一行“附件：1.产品测试报告模板”发文单位右对齐，字体三号，内部函件写部门名称，外部函件写企业全称“公司市场部”或“科技有限公司”日期右对齐，字体三号，格式“YYYY年MM月DD日”“2024年5月20日”公章内部函件盖部门章（如需），外部函件盖企业公章，日期下方居中—（四）关键事项提示内容规范：避免口语化表达，用词准确无歧义（如“请于X月X日前反馈”而非“尽快反馈”）；一事一函，不将多个无关事项合并。格式统一：字体、字号、行距、页边距等符合企业公文格式要求（如用仿宋GB2312，页码居中）。外部函件：单位名称需使用官方全称（如“有限公司”而非“公司”），涉及金额、时间等关键信息需反复核对，避免笔误。存档管理：纸质函件留存原件，电子函件同步备份，重要沟通函件需记录发送时间、接收方及反馈结果，便于追溯。二、请示报告模板（一）适用情境说明请示报告是企业内部下级向上级（部门负责人分管领导/公司管理层）请求指示、批准事项或汇报工作情况的正式文件，适用于以下场景：请示类：需上级审批的事项（如预算申请、项目立项、人员调配、制度修订）；报告类：工作进展汇报（如季度总结、项目阶段性成果）、问题反馈（如突发情况处理结果）、重要事项告知（如重大合同签订）。（二）标准化操作流程事项梳理与材料准备明确请示/报告类型：区分“请示”（需上级批复）与“报告”（仅告知，无需批复），避免混用。收集支撑材料：包括数据报表、方案说明、相关制度依据、风险评估等，保证内容有理有据。梳理核心诉求：请示需明确“请求批准的具体事项”“建议方案”“理由依据”；报告需突出“工作成果”“存在问题”“下一步计划”。起草文件内容按模板结构填写标题、主送单位、附件等，逻辑层次清晰（如按“背景-事项-建议-依据”展开）。需包含：背景与事由（简要说明事项起因）+请示/汇报事项（具体内容，分点列明）+理由与依据（数据、政策、方案优势等）+建议方案（请示类需提出明确建议，供上级决策参考）。逐级审核与签批起草人完成初稿后，交部门负责人审核内容真实性、合理性，确认无异议后签字。涉及跨部门事项需提前征求相关部门意见（如预算申请需财务部会签），再按审批流程报送分管领导/总经理。重要请示（如重大项目立项）需经管理层会议审议，根据会议意见修改完善后定稿。提交与反馈跟进通过企业内部审批系统（如OA）提交，或纸质版报送上级（注明“请示”或“报告”），并记录提交时间。请示类：上级批复后及时记录结果，按批复意见执行；未批复前主动跟进，避免事项延误。报告类：上级审阅后如有修改意见，按要求调整并反馈；无需批复的，留存备查。（三）模板结构与填写指引要素填写说明示例标题居中，字体二号加粗，格式：“[请示/报告]关于[事由]的[请示/报告]”“请示：关于申请2024年市场推广预算的请示”或“报告：关于Q1新产品研发进展的报告”主送单位顶格书写，字体三号，上级领导职务+姓名（如“尊敬的张总：”）或部门（如“总经理办公室：”）“尊敬的李总：”或“分管领导*总：”发文字号按企业公文编号规则，如“企业简称+部门简称〔年份〕+序号”（如“司办〔2024〕12号”）“司办〔2024〕12号”段首空两格，字体三号，1.5倍行距，分“背景-事项-理由/依据-建议”四部分背景：为推动2024年新产品上市，市场部拟开展为期3个月的地推活动。请示事项：申请活动预算50万元，用于场地租赁、物料制作、人员差旅等。理由与依据：参照2023年同类活动数据，预计可提升产品区域市场占有率15%，详见附件《活动方案及预算明细》。建议方案：建议分两阶段执行，预算按70%和30%分期拨付，具体方案见附件。附件说明如有附件，注明“附件：1.X方案2.X预算表”，与空一行“附件：1.2024年市场推广活动方案2.预算明细表”发文单位右对齐，字体三号，部门名称+起草人（如“市场部*经理”）“市场部*经理”日期右对齐，字体三号，格式“YYYY年MM月DD日”“2024年5月20日”公章/签字请示类需部门负责人签字，重要事项加盖部门章；报告类仅需部门负责人签字—（四）关键事项提示类型区分：“请示”需上级明确批复，文末用“妥否，请批示”“以上请示，请审批”；“报告”无需批复，文末用“特此报告”“以上，请审阅”。内容详实：请示类需提供具体方案、预算、风险分析，避免“笼统请示”（如“申请一笔资金”）；报告类需用数据说话，突出成果与问题，避免流水账式描述。审批流程：严格按照企