采购需求及供应商管理标准化表格

采购需求及供应商管理标准化工具应用指南一、适用工作场景本标准化工具适用于各类企业采购管理全流程，覆盖从内部需求提报到供应商合作终止的全生命周期场景，具体包括：日常采购需求提报：如生产部门的原材料采购、行政部门的办公用品补充、项目部门的设备采购等常规性需求。新供应商引入评估：针对首次合作的供应商，从资质审核、样品测试到综合评估的筛选流程。现有供应商绩效管理：定期对供应商的交付准时率、质量合格率、服务响应度等维度进行量化考核。采购项目专项管理：如年度框架协议采购、大型设备招标等复杂项目的需求整合与供应商协同。跨部门采购协同：需求部门、采购部、财务部、法务部等多部门对采购需求与供应商信息的同步管理。二、标准化操作流程本工具遵循“需求驱动、合规优先、动态管理”原则，分为六个核心步骤，保证采购流程规范高效：步骤一：采购需求发起与提报操作内容：需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预计交付日期、预算金额、用途说明等关键信息，并附技术参数表（如适用）。需求部门负责人（如*主管）对需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部。输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人签字版）步骤二：采购需求审核与整合操作内容：采购部收到需求后，重点审核预算是否符合公司财务制度、规格描述是否清晰、是否存在替代方案等。对同类或同期需求进行整合，形成《采购需求汇总表》，明确采购方式（如招标、询比价、单一来源等），提交采购经理（如*经理）复核。财务部同步对预算进行合规性审查，保证资金计划与采购需求匹配。输出成果：《采购需求汇总表》（含采购部、财务部审核意见）步骤三：供应商信息收集与筛选操作内容：采购部通过公司合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提供《供应商基本信息表》，包括企业资质、经营范围、生产能力、质量认证、过往合作案例等。根据采购需求特点（如技术复杂度、交付时效要求），初步筛选3-5家候选供应商，排除资质不全、信誉不良的供应商（如列入公司“负面供应商清单”的单位）。输出成果：《候选供应商名单》《供应商资质文件清单》步骤四：供应商评估与选定操作内容：采购部组织成立评估小组（含需求部门、技术专家、质量部人员），从价格竞争力、质量保障能力、交付及时率、服务水平、合作稳定性等维度制定《供应商评估评分表》，采用百分制量化打分。对候选供应商进行现场考察（如涉及关键物料或大型设备），核实其生产条件、技术实力及质量管控体系；或要求供应商提供样品进行测试（如适用）。评估小组综合评分结果，选定1-2家推荐供应商，形成《供应商评估报告》，提交采购总监（如*总监）审批。输出成果：《供应商评估评分表》《供应商评估报告》（含评估小组签字、审批意见）步骤五：采购执行与合同签订操作内容：采购部与选定供应商就价格、交付条款、付款方式、质量标准、违约责任等进行谈判，达成一致后拟定《采购合同》。法务部对合同条款的合规性、完整性进行审核，需求部门确认技术参数无误后，由双方授权代表签字盖章。采购部将合同复印件分发至需求部门、财务部、仓储部等相关部门，同步更新《供应商信息库》状态为“合作中”。输出成果：《采购合同》（含法务部审核意见）、《供应商信息库更新记录》步骤六：供应商绩效管理与反馈操作内容：供应商交付货物/服务后，需求部门根据《采购验收标准》进行验收，填写《到货验收单》，反馈至采购部。采购部每季度/半年组织对合作供应商进行绩效评估，参考验收合格率、交付准时率、问题响应速度、成本控制等指标，更新《供应商绩效评分表》。对评估优秀的供应商优先续约或提升合作等级；对评估不合格的供应商，要求限期整改，连续两次不合格的启动淘汰程序，同步更新《供应商信息库》状态为“终止合作”。输出成果：《到货验收单》《供应商绩效评分表》《供应商信息库状态更新记录》三、核心表格模板表1：采购需求申请表申请部门申请日期需求编号采购物品/服务信息名称（规格型号）单位数量预计交付日期预算金额（元）用途说明技术参数要求（可附页）附件清单□技术参数表□图纸□其他：审批意见需求部门负责人签字：日期：采购部审核意见：签字：日期：财务部审核意见：签字：日期：表2：供应商评估评分表（示例）供应商名称评估日期评估周期评估维度评分标准权重得分（0-100分）备注价格竞争力低于市场平均价5%以上得100分，持平得80分，高于5%以内得60分，高于5%以上得0分20%质量保障能力通过ISO9000认证且近一年无质量问题得100分，有认证但存在轻微问题得70分，无认证得0分25%交付及时率100%准时交付得100分，每延迟1%扣5分，延迟10%以上得0分20%服务响应度24小时内响应问题得100分，48小时内响应得70分，超过48小时得0分15%合作稳定性合作3年以上无违约得100分，1-3年得70分，1年以内得40分20%总分100%评估小组意见（需求部门、技术专家、采购部签字）表3：供应商绩效评分表（季度/半年度）供应商名称评估周期评估人评估指标目标值实际值得分（0-100分）数据来源到货验收合格率≥98%《到货验收单》交付准时率≥95%《物流跟踪记录》问题响应及时率≥90%《供应商服务反馈记录》成本控制达标率100%（不超合同价）《付款审批记录》综合得分改进建议后续措施□续约□提升合作等级□限期整改□淘汰四、使用关键提示信息准确性要求：所有表格中的采购需求描述、供应商资质信息、技术参数等必须真实、完整，模糊表述（如“优质”“尽快”）需替换为具体标准（如“符合GB/T19001-2016标准”“交付时间不超过5个工作日”）。流程合规性：涉及金额较大或高风险采购（如大型设备、关键原材料），需严格执行“三重一大”决策流程，必要时邀请外部专家参与评估，保证过程留痕、责任可追溯。动态更新机制：供应商信息库需每季度更新一次，及时补充新合作供应商、调整不合格供应商状态；采购需求汇总表需按月滚动维护，避免需求积压或滞后。跨部门协同：需求部门需提前3个工作日提交采购需求，为采购部留出充足的供应商筛选与评估时间；财务部需在收到需求后2个工作日内完成预算审核，保证采购流程顺畅