礼品公司职业道德规范

礼品公司职业道德规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国对外贸易法》《联合国全球契约原则》等国家法律法规，参照《礼物及礼品行业商业行为准则》（ISO26000）、《跨国商业行为准则》（OECDGuidelinesforMultinationalEnterprises）等行业标准及国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向，旨在规范礼品公司业务全流程职业道德行为，防控商业贿赂、知识产权侵权、数据安全等重大风险，提升运营合规性与管理效能，支撑企业全球化战略实施。管理痛点在于跨国业务中文化差异导致的合规认知偏差、供应链管理中的道德风险、以及数字化时代数据隐私保护不足，核心目标是通过制度约束与流程优化实现道德经营与风险管理的平衡。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有正式员工（包括全职、兼职、试用期人员）、外包服务商（如物流、设计、营销代理）、合作单位（如供应商、经销商、媒体伙伴）及所有参与公司业务活动的第三方人员。覆盖业务领域包括采购、生产、销售、市场推广、客户服务、人力资源等全链条。例外适用场景为经总经理办公会批准的特殊项目或政府间合作，此类事项需另行签署合规承诺书并报备合规部。审批权限由各事项对应的风险等级决定，高风险事项需经合规部前置审核。

1.3核心原则

（1）合规性原则：所有行为必须符合所在地法律法规及本规范要求，优先适用更严格的国际标准；

（2）权责对等原则：权力授予需明确相应责任与监督机制，决策权限与道德风险承担成正比；

（3）风险导向原则：重点防控商业贿赂、知识产权滥用、数据泄露等重大风险，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过流程标准化与数字化工具提升审批效率，禁止过度留痕；

（5）持续改进原则：每年至少开展一次制度适用性评估，根据业务发展动态调整；

（6）文化适配原则：在遵守全球标准的同时，尊重各国文化习俗，禁止歧视性行为。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司一级专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《数据安全管理办法》等关联制度构成“制度-流程-表单-责任”四维管控体系。冲突处理规则为：本规范优先适用，若与关联制度存在差异，由合规部牵头协调，经法务部审核后报总经理办公会裁决。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司治理结构分为决策层、执行层、监督层三层：

（1）决策层：股东会负责公司章程修订及重大战略审批，董事会下设审计委员会与合规委员会，分别监督财务与道德风险；

（2）执行层：总经理办公会统筹业务决策，各部门负责人承担领域内合规主体责任；

（3）监督层：内控部负责流程风险识别与内控测试，审计部实施独立审计，合规部统筹全球合规管理。层级间通过“重大事项决策清单”“跨部门协作矩阵”实现权责边界划分。

2.2决策机构与职责

股东会决策范围包括：并购重组、年度预算、股权结构调整等；董事会决策范围含组织架构优化、重大合同审批、高管薪酬等。议事规则要求：事项需提前5个工作日提交议案，决策需三分之二以上董事出席且同意。重大事项审批需附合规风险评估报告，由审计委员会备案。

2.3执行机构与职责

按部门职责划分：采购部负责供应商道德审查，市场部需确保营销活动合规，技术部需落实数据安全标准，人力资源部需执行背景调查。每项职责对应唯一责任主体，如“供应商准入需由采购部与合规部联合审核”，跨部门事项通过“三单匹配”（需求单、审批单、执行单）机制衔接。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入采购审批、销售折扣、费用报销等三个关键控制点，实施“双人复核+系统校验”；

（2）审计部：每年开展至少一次专项审计，如礼品采购审计、经销商返利审计；

（3）合规部：建立“风险预警-调查-处置”闭环，对违规行为启动“红黄牌”预警机制。监督结果需纳入部门绩效考核，重大问题提交董事会审议。

2.5协调与联动机制

建立“合规月度例会”制度，由合规部牵头，各部门负责人参与。涉外业务增设“属地合规联络人”机制，由驻外子公司指定专人对接当地监管机构，每月提交《合规风险月报》。争议解决通过“内部调解-第三方仲裁-司法诉讼”三级路径，优先适用调解。

第三章人力资源管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：员工合规培训覆盖率100%，背景调查完成率98%，离职员工违规举报响应时效≤3个工作日；

（2）核心KPI：新员工入职培训合格率≥95%，供应商道德评分≥80分（ISO26000评估），数据安全事件发生率≤0.1%。统计口径由人力资源部统一维护。

3.2专业标准与规范

（1）招聘标准：禁止录用有商业贿赂记录者，关键岗位需经合规部联签；

（2）薪酬管理：禁止以回扣、超额奖金等形式变相激励贿赂行为；

（3）道德风险点：

-高风险点：采购部（供应商回扣）、销售部（经销商返利）、财务部（费用报销）；

-防控措施：采购实施“阳光招标”，销售建立“折扣分级授权”，费用报销需附三重审批（部门-财务-合规）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，如招聘流程每季度复盘；

（2）工具应用：通过OA系统实现“背景调查电子化”，ERP系统监控供应商交易异常（如价格偏离度超过20%自动预警）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）采购流程：发起（采购部）→审核（合规部）→执行（供应商）→归档（档案室）；关键控制点：供应商准入需经“合规部-技术部-审计部”三部门联签；

（2）销售流程：发起（客户经理）→审核（销售总监）→执行（财务部）→归档（销售部）；高风险点：大额折扣需附客户信用评估报告。

4.2子流程说明

（1）供应商管理：年度道德评估需覆盖“反腐败承诺签署-审计报告审查-现场访谈”；

（2）经销商管理：返利方案需经“市场部-法务部-合规部”会签，禁止现金返利。

4.3流程关键控制点

（1）采购审批：金额超过100万人民币需经总经理审批，超过500万需董事会审议；

（2）风险核查：内控部每半年抽查采购合同，核查是否存在“阴阳合同”。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由业务部门提交优化建议，合规部牵头评估，技术部提供数字化解决方案，优化方案需经审计部验证。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”分权：

（1）采购权限：部门采购（≤5万人民币）由部门负责人审批，跨部门采购（5-50万）由总经理审批；

（2）费用权限：常规费用（≤2千人民币）由部门主管审批，大额费用（2-10万）需附合规部意见。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：采购审批需“部门主管-采购总监-合规部”三级校验；

（2）异常处理：审批超期需在系统中标记“加急”，但金额超过100万的审批不得加急。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，期限不超过1年，临时代理需提供授权书扫描件。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需附《紧急情况说明》，经总经理口头授权后补录系统；

（2）补批管理：每月5日前提交补批申请，需附《风险评估备忘录》。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：所有审批需通过OA系统电子签章，纸质流程需加盖骑缝章；

（2）痕迹留存：系统操作需截图保存，纸质单据需双备份（电子+纸质），数据安全事件需加密存档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：合规部每周抽查10个业务单据，审计部每月实施“飞行检查”；

（2）内控嵌入：在ERP系统中设置“折扣上限校验”功能，禁止超授权交易。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年至少一次，覆盖礼品采购、经销商返利等高风险领域；

（2）整改跟踪：审计报告需在30个工作日内完成整改，逾期由审计部约谈高管。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《合规执行报告》，含“问题数量-整改完成率-风险趋势”三大指标，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：合规考核占年度绩效30%，具体指标包括“培训完成率”“供应商违规数”；

（2）定性评估：高管考核需附“道德风险承诺书”。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核由人力资源部统计，季度考核由合规部牵头；

（2）方法：结合系统数据与现场核查，如采购审批时效纳入考核。

7.3问题整改机制

（1）分级管理：一般问题纳入月度考核，重大问题提交董事会；

（2）责任追究：连续两次整改不到位的，取消次年评优资格。

7.4持续改进流程

基于审计结果建立“问题库”，每季度评估改进效果，未达标项需修订制度或调整考核方案。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：主动举报违规行为、提出重大合规改进建议等；

（2）程序：由部门提名，合规部审核，总经理审批，奖励标准参照《员工手册》。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：如未按要求签署合规承诺书；

（2）较重违规：如提供虚假供应商信息；

（3）严重违规：如直接收受客户贿赂。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：一般违规警告，较重违规取消年度评优，严重违规解除劳动合同；

（2）程序：需出具《违规事实认定书》，受罚员工有权在收到处罚前3个工作日内申请听证。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：对处罚决定不服且证据不足；

（2）复议流程：由合规委员会受理，5个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案制定：针对数据泄露、贿赂丑闻等制定专项预案，明确“三小时响应机制”；

（2）危机处理：由董事会指定“危机公关小组”，统一发布口径，属地业务需配合当地监管机构。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政府强制要求等不可抗力；

（2）审批流程：需附《不可抗力证明》，经合规部审核后报总经理特批。

9.3危机公关与善后

（1）善后措施：对受影响的客户提供补偿方案，需经法务部审核；

（2）差异化方案：在德国、日本等高合规要求国家，需额外提交符合当地法律的合规计划。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由公司合规部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（编号：内控字〔2023〕001号）第5.2条

-《财务报销管理办法》（编号：财管字〔2023〕005号）第3.3条

-《数据安全管理办法》（编号：安全字〔2023〕008号）第4.1条

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、业务模式调整等；

（2）审批权