某礼品公司清欠管理细则

某礼品公司清欠管理细则第一章总纲

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及相关行业标准（如SB/T10368-2020《礼品行业采购合同管理办法》）制定，同时参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）等国际公约，契合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向，旨在规范公司清欠管理流程，有效防范坏账风险，提升资金周转效率，保障公司稳健经营。针对当前清欠管理中存在的流程不清晰、责任不明确、催收手段单一等问题，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有涉及应收账款管理的业务部门、岗位及人员，包括但不限于销售部、财务部、法务部、风控部及各区域运营团队。关联人员涵盖正式员工、外包服务单位及合作单位（如经销商、代理商）。例外适用场景包括但不限于：

（1）金额低于公司规定免审标准的零星欠款；

（2）因不可抗力导致的暂时性拖欠，需经总经理办公会审批。涉及例外场景的审批权限由总经理授权财务部负责人行使。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保清欠行为合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门清欠职责，责任与权限相匹配；

（3）风险导向原则：重点关注金额较大、账龄较长、客户信用等级较低的风险敞口；

（4）效率优先原则：优化流程节点，缩短清欠周期，提升资金回笼效率；

（5）持续改进原则：基于数据分析和业务变化动态优化清欠策略；

（6）合同优先原则：以签订的合同条款为基础，依法依规追索债权。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《合同管理办法》等制度形成互补。若存在冲突，以本细则为准；未涉及事项参照关联制度执行。制度修订需经内控部评估，确保与公司整体治理框架协同。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司清欠管理实行“董事会-总经理办公会-业务部门-监督部门”四级分层架构。董事会负责重大清欠政策的审批；总经理办公会统筹全公司清欠资源；业务部门负责具体执行；内控部、审计部、合规部实施监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度清欠预算及重大清欠事项（如金额超过500万元）；

（2）董事会：审批清欠管理制度、重大客户信用政策及跨区域清欠方案；

（3）总经理办公会：决策金额50-500万元的清欠计划，协调跨部门资源。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：主责清欠执行，包括客户沟通、逾期账款催收、资料准备；

（2）财务部：负责账款核对、坏账准备计提、资金支持协调；

（3）法务部：提供法律支持，主导诉讼及仲裁程序；

（4）风控部：建立客户信用评估体系，动态调整信用额度。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入应收账款关键控制点（如合同评审、逾期预警、坏账核销），每季度开展专项测试；

（2）审计部：每年开展清欠专项审计，评估制度有效性；

（3）合规部：监督清欠过程中的反商业贿赂合规性。

2.5协调与联动机制

建立“清欠联席会议”制度，每月由财务部牵头，销售部、法务部、风控部参会，通报风险清单，协商催收策略。涉外业务增设属地法务支持，通过海外分支机构协调。

第三章清欠管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：应收账款周转率提升15%，逾期账款占比低于10%，坏账率控制在1%以内；

（2）核心指标：合同审批时效≤2个工作日、逾期预警响应时间≤3个工作日、诉讼清收成功率≥60%。

3.2专业标准与规范

（1）信用评估标准：采用“5C+行业”模型（品质、能力、资本、抵押、条件+行业特性），每年更新评估因子；

（2）风险分级管控：

-高风险（账龄>180天/金额>100万元）：需法务部前置审核，启动法律程序；

-中风险（账龄60-180天/金额10-100万元）：销售部重点催收，财务部监控；

-低风险（账龄<60天/金额≤10万元）：业务部门常规催收。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：实施全生命周期管理（合同签订-收款-逾期-核销），运用风险矩阵动态评估清欠策略；

（2）管理工具：通过ERP系统实现账款自动预警，CRM模块记录客户交互历史，OA平台流转催收授权。

第四章清欠业务流程管理

4.1主流程设计

“合同签订-信用评估-收款确认-逾期预警-多级催收-法律追索-坏账核销”闭环流程。各环节责任主体：

（1）合同签订：销售部（主责）、法务部（配合）；

（2）逾期预警：财务部（主责）、风控部（配合）；

（3）法律追索：法务部（主责）、销售部（提供资料）。

4.2子流程说明

（1）合同评审子流程：金额≥50万元的合同需经法务部出具法律意见书，审批路径：销售部-财务部-总经理；

（2）催收分级子流程：

-初级催收（逾期<30天）：业务员电话沟通，记录存档；

-中级催收（逾期30-90天）：法务部介入，发送律师函。

4.3流程关键控制点

（1）信用评估控制：合同签订前必须完成客户信用评级，风控部对评级结果负责；

（2）逾期预警控制：财务部每日从ERP提取账款数据，自动触发预警；

（3）坏账核销控制：金额>20万元的坏账需董事会审批，并备案审计部。

4.4流程优化机制

每年6月由内控部牵头，抽调业务、财务、法务人员开展流程复盘。优化建议需经总经理办公会审议，次年1月1日起实施。

第五章清欠权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）催收授权：销售经理负责≤5万元催收；销售总监负责≤50万元；总经理负责≤200万元；重大事项报董事会；

（2）坏账计提授权：金额≤10万元由财务部审批，>10万元需总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额≤5万元，业务员-销售经理；5-50万元，销售经理-销售总监；>50万元，销售总监-总经理；

（2）审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急催收可先斩后奏，事后补办。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年。临时代理需提供授权书扫描件，代理期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）越权处理：审批人发现权限不足需逐级上报，审批记录需经上级签字确认；

（2）补批情形：超过审批时限未办结的，由审批人解释原因，经总经理批准可补办。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：催收记录需包含时间、方式、客户反馈，存档于CRM系统；

（2）表单管理：逾期催收函需使用法务部标准化模板，电子版归档至ERP；

（3）痕迹留存：重要催收需录音，诉讼材料需双人核对签字。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：风控部每月通报催收进度，排名后10%的团队负责人述职；

（2）专项监督：内控部每季度抽查催收案卷，核查“三重一大”事项执行情况。

6.3检查与审计

（1）检查频次：财务部每周核对ERP与银行回款，法务部每月抽查诉讼材料；

（2）审计要求：外部审计每年参与一次清欠盘点，内部审计每半年开展专项测试。

6.4执行情况报告

各业务单元每月5日前提交清欠报告，内容含：逾期客户清单、催收进展、风险预警、建议措施。报告作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核维度：催收时效、回款率、坏账率、合规性；

（2）权重分配：回款率40%、时效20%、坏账率20%、合规20%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核，季度复盘；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统）、现场核查（法务部抽查）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（30日内销号）、重大问题（60日内销号）、紧急问题（7日内启动预案）；

（2）问责机制：连续三个月未达考核指标的，负责人降级或调岗。

7.4持续改进流程

每年12月由内控部汇总各环节优化建议，形成《清欠管理改进报告》，经董事会审议后纳入次年目标。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：重大欠款快速回笼、创新催收方式降低损失等；

（2）奖励程序：部门推荐-财务部审核-总经理审批-财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：催收记录缺失（扣绩效分）；

（2）较重违规：违规催收导致客户投诉（通报批评）；

（3）严重违规：泄露客户商业秘密（解除劳动合同）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：金额损失1万元以内罚款1000元，1-5万元罚款5000元；

（2）处罚流程：调查取证-告知当事人-审批-执行。

8.4申诉与复议

当事人可向人力资源部提交书面申诉，由总经理办公会组织复议，复议结论为最终决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对诉讼败诉或客户破产，启动“法务部-财务部-销售部”三级响应；

（2）危机处理流程：成立应急小组，制定差异化催收方案（如跨国客户需配合当地律所）。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：政府征用、自然灾害等不可抗力；

（2）处理要求：提供证明材料，经总经理批准可暂缓催收，但需制定追索计划。

9.3危机公关与善后

（1）公关责任：法务部制定沟通口径，公关部配合发布声明；

（2）善后措施：分析风险原因，修订相关条款。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司内控部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》（内控字〔2023〕001号）第5.3条；

（2）《财务报销管理办法》（财字〔2023〕005号）第3.2条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律变更、业务调整