礼品公司资质维护规范

礼品公司资质维护规范第一章总则

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国广告法》《联合国跨国公司行为守则》《OECD国际商务行为准则》等国内及国际法律法规、行业标准和国际公约制定，结合礼品公司业务特性及跨国经营需求，旨在规范礼品采购、销售、售后等全流程资质管理，防控商业贿赂、知识产权侵权、产品安全等合规风险，提升运营效率与品牌价值，实现合规经营与可持续发展。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司总部及所有下属子公司、分公司，覆盖采购部、销售部、市场部、法务部、内控部、仓储物流部、财务部等相关部门及全体员工（含正式员工、外包服务商、合作单位等），涉及礼品采购资质审核、供应商管理、产品认证维护、客户资质验证、售后责任认定等业务场景。例外场景包括紧急救灾物资采购、内部福利礼品等经总经理办公会审批豁免的个案，审批权限由董事会行使。

1.3核心原则

本规范遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守法律法规及行业规范，确保业务活动合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、部门、岗位职责权限，实现责任全覆盖；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施；

（4）效率优先原则：优化流程设计，减少不必要审批，提升响应速度；

（5）持续改进原则：动态评估制度有效性，定期优化完善；

（6）国际适配原则：跨境业务遵循属地法律法规，统一执行公司核心管控标准。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《合同管理办法》《供应商准入与退出管理规范》等专项制度形成互补，冲突时以本规范为准，具体衔接规则由内控部解释。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司资质管理体系由董事会主导，下设总经理负责全面执行，董事会下设风险管理委员会统筹监督，总经理分管内控部、法务部统筹合规管理，各部门按职责分工落实具体执行，形成“决策-监督-执行”三层级架构。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：行使最终决策权，审议年度资质管理报告及重大风险处置方案；

（2）董事会：审批资质管理战略、重大制度修订、年度预算，设立风险管理委员会专职监督资质合规；

（3）总经理办公会：决策日常资质争议处置、紧急合规调整，授权内控部开展专项核查。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：主责供应商资质审核（高风险点），包括营业执照、生产许可、认证证书等，每月提交资质复审报告；

（2）销售部：负责客户资质验证（中风险点），对大额订单实施身份核实，配合法务部处理客户投诉；

（3）内控部：建立资质管理全生命周期台账，每季度开展穿行测试，嵌入“供应商准入-使用-退出”内控环节；

（4）仓储物流部：核查入库礼品认证证书有效性（低风险点），留存电子扫描件归档。

2.4监督机构与职责

（1）审计部：每年开展专项审计，重点核查资质审核记录完整性与合规性，嵌入“合同签订-执行-验收”审计环节；

（2）合规部：建立资质风险库，对国际业务实施属地合规适配，每月出具风险预警报告；

（3）法务部：处理资质纠纷诉讼，定期更新国际公约适用条款。

2.5协调与联动机制

建立“月度资质管理联席会”，采购部、销售部、内控部主责，法务部、合规部参与，解决跨部门争议。跨境业务增设“属地合规联络员”机制，由驻外机构负责人兼任，对接当地监管机构。

第三章供应商资质管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：供应商资质合规率100%，重大资质风险事件零发生。核心指标：

（1）资质审核时效≤3个工作日；

（2）认证证书更新响应周期≤30天；

（3）年度资质复审覆盖率≥95%。

3.2专业标准与规范

（1）资质目录管理：建立《供应商资质清单》，含营业执照、生产许可（高风险点）、出口认证（中风险点）、社会责任认证（低风险点）等，动态更新；

（2）认证证书管理：要求供应商提供有效期扫描件，内控部定期抽查原件（高风险点）；

（3）境外供应商：参照《联合国跨国公司行为守则》要求，实施尽职调查，高风险国家强制要求第三方审计。

3.3管理方法与工具

（1）全生命周期管理：按“准入-监控-预警-处置”流程管控，ERP系统嵌入资质到期预警模块（关键内控环节）；

（2）数字化工具：利用CRM系统记录供应商资质信息，与供应商平台对接自动更新证书信息；

（3）PDCA循环：每月开展资质管理失效案例复盘，优化审核标准。

第四章产品资质与合规管理

4.1主流程设计

（1）产品资质入库：仓储部核对产品认证证书（中风险点），扫描上传ERP系统，由内控部抽查实物；

（2）销售资质验证：销售部对大额订单客户实施身份验证（中风险点），留存验证记录；

（3）售后责任界定：法务部依据产品认证信息处理侵权纠纷（高风险点），嵌入“产品溯源-责任认定”内控环节。

4.2子流程说明

（1）出口产品资质：海关申报需补充《出口认证备案书》，由法务部提前审核（高风险点）；

（2）特殊品类管理：化妆品需提供《化妆品生产许可证》，销售部配合质检部抽检（中风险点）。

4.3流程关键控制点

（1）高风险点：

-供应商营业执照年检（内控部双重校验）；

-医疗器械注册证到期（法务部提前30天预警）；

（2）中风险点：

-产品检测报告扫描归档（仓储部每日核对）；

（3）低风险点：

-小额订单客户资质抽查（销售部随机抽取5%）。

4.4流程优化机制

每年6月由内控部牵头复盘，评估流程冗余度，优化时需经风险管理委员会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”分配权限：

（1）采购部：采购金额≤10万元权限内审批，超限需总经理办公会决策；

（2）销售部：客户资质验证金额≤5万元权限内审批，超限需法务部复核；

（3）内控部：资质复审需直属上级授权，重大争议提交风险管理委员会。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：按金额分档，金额≤1万元审批时效1个工作日；

（2）特殊审批：紧急订单需加急通道，审批路径经分管副总核准；

（3）越权审批：禁止越级，发现后追责审批人及经办人。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，明确授权范围、期限（最长6个月），临时授权最长3个工作日，代理权限需报内控部备案。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：经总经理特批，加急通道审批时效≤2小时；

（2）权限外申请：需附风险评估报告（合规部出具），审批路径经董事会审议。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：供应商资质变更需3日内更新系统，纸质文件归档至档案室；

（2）痕迹留存：电子数据需双备份，纸质文件扫描存档，审计时提供可追溯链路；

（3）执行不到位判定：连续2次抽查不合格，责任部门主管降级。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查20%供应商资质，审计部每月检查销售合同合规性；

（2）专项监督：每年5月由合规部牵头，覆盖全品类资质复审；

（3）嵌入式监督：采购合同签订嵌入资质审核节点（关键内控环节），法务部复核认证有效性。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少2次，日常检查每月不少于1次；

（2）审计方法：数据比对、现场核查、供应商访谈，审计报告需经风险管理委员会确认。

6.4执行情况报告

按月向总经理办公会汇报，含：

（1）资质变更数量及风险等级；

（2）检查发现问题及整改率；

（3）国际业务合规指标。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部：资质审核准确率100%，重大差错率≤0.1%；

（2）销售部：客户资质验证覆盖率≥90%，投诉率≤3%；

（3）内控部：复审及时率100%，审计发现重大风险≤1项/年。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：月度考核与年度考核结合；

（2）评估方法：数据统计、第三方测评，权重分配需经人力资源部备案。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题≤7个工作日整改，重大问题≤30个工作日整改；

（2）问责机制：整改不力者降级，连续两次追责免职。

7.4持续改进流程

（1）优化建议：各部门每月提交改进提案，合规部评估可行性；

（2）制度修订：经风险管理委员会审议通过后发布，实施前开展全员培训。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：首次通过国际认证、重大风险预警成功等；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金5000-10000元）、晋升；

（3）程序：部门提名→合规部审核→总经理审批→公示3个工作日→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：资质信息更新延迟3天；

（2）较重违规：未执行资质验证；

（3）严重违规：因资质问题导致诉讼。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚层级：警告（记过）、降级、免职；

（2）程序：调查取证→告知→限期整改→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

（2）复议流程：人力资源部受理→合规部评估→总经理审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立由总经理牵头、法务部主责的危机处置小组；

（2）响应流程：接到资质风险通报后2小时内启动预案，每日汇报进展。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政策突变导致资质无法及时获取；

（2）审批权限：总经理特批，附风险评估报告，最长延期30天。

9.3危机公关与善后

（1）沟通口径：由法务部制定统一口径，对外需经合规部确认；

（2）善后措施：重大事件后3个月复盘，修订应急预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2023〕1号）；

（2）《供应商准入与退出管理规范》（文号：供管字〔2023〕2号）。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，废止需公示30日，修订版自发布之日起生效。

10.4生效与实施日期

本规范自2024年1月1日起施行，过渡期30天，实施前完成全员